備忘録

Adobe Acrobat Readerで複数のPDFファイルをまとめて文字検索できる!なんて知らなかったよ。

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Adobe Acrobat Readerで複数のPDFファイルをまとめて簡単に検索できる!

複数のPDFファイルをまとめてテキスト検索できる!しかも簡単にできる!それも、Adobe Acrobat Reader DC!
(お恥ずかしい話ですが)最近になって知ったことです。

PDFファイルを開くときに使っているAdobe Acrobat Reader DC

PDFファイルを開いてテキスト(文字)検索ができることは知っていたけれど、簡単に複数のPDFファイルにまたがって検索できるなんて、知らなかったよ。

「ソフトに依存したファイルは簡単に複数ファイルの検索ができない問題」もPDFで解決!?

書類の保存は、それぞれワードで作ればワードファイル、エクセルで作ればエクセルファイルといったように、ソフトに依存したファイルとして保存しています(もちろんこれは正解)。

違う形式で保存していると、まとめて検索することが簡単にできないのが私の今まででした。
(別の検索ソフトならば、検索が可能になるものもありますがちょっと面倒)

しかし、簡単に複数PDFの文字検索ができるとなれば。。。

全部PDFファイルも出力しておけば、どのソフトで作ったものであろうが全部まとめて検索できてしまうってことですね。
例えば作成したソフトが、一太郎であろうが、ワードであろうが、PDFに出力すればまとめて検索できちゃう!

文書作成ソフト以外にも、エクセルやパワーポイントなんかから出力されたPDF内でテキストが文字として認識されていれさえすれば、検索対象になるということ。もちろん、画像文字は検索対象外になると思いますが、それでも複数の書類からテキスト検索が簡単にできてしまう!

なんて、もっと早く知っておけば良かったと思っています。

PDFファイルのテキスト検索方法(Adobe Acrobat Reader DC)

そのやり方も忘れないように記しておきます。

開いているPDFファイル内の文字検索ができる「簡易検索」

まずは、基本。開いているファイルの文字検索方法
使用しているソフトは Adobe Acrobat Reader DC( ver. 2020.012.20048)

  1. PDFファイルを Adobe Acrobat Reader DCで開きます。
  2. メニューバーから「編集」→「簡易検索」を選択します
  3. 検索ダイアログが表示されるので、検索文字を入力して、Enterキーを押して実行!
  4. 検索キーワードにヒットすると、入力したキーワードの上の検索文字の横のかっこの中に分数が出てきます。ちなみに、検索文字と一致するものがない場合は、「一致するものはありませんでした」とメッセージダイアログが表示されます。
  5. 複数ヒットした場合、検索ダイアログの下部にある[前へ][次へ]ボタンでヒットしたところに移動していきます。文章中のヒットしたところは、わかりやすく表示されます。

というような感じで、「簡易検索」は行います。

複数のPDFファイルから文字検索できる「高度な検索」

そして、複数ファイルの一括検索の方法です

  1. アプリケーションを立ち上げます。ファイルを開いても開かなくてもOKです
  2. メニューバーの「編集」→「高度な検索」を選択し、検索ダイアログを表示させます。
  3. 検索ダイアログのなかで、まず検索する場所を指定します。「以下の場所にあるすべてのPDF文章」を選択し、PDFファイルが入っているフォルダーを指定します(「現在の文章」を選択すると、開いている文章内の検索になります)。はじめに「マイドキュメント」が選択されていますが、プルダウンメニューを開いて、下に出てくる「参照…」を選ぶと、フォルダーの参照ダイアログが表示されるので、PDFファイルがはいっている場所を選びます。
  4. 場所の指定が終わったら、検索する語句を入力します。その際に、「完全に一致する語のみ」や「大文字と小文字を区別」などチェックを入れることで選択することができます。
  5. [検索]ボタンで検索が開始されます。ファイルの数が大量の場合、検索に時間がかかる場合もあります。
  6. キーワードにヒットすると、検索結果に表示され、表示されたものをクリックすると、文章が表示され、検索文字もわかりやすく表示されます。

という感じで、2つの検索方法、「簡易検索」「高度な検索」の方法をつらつらと書き記してみましたが、「高度な検索」だけ知っていれば、事足りる感じですね。

「簡易検索」「高度な検索」それぞれのショートカット

より分かりやすくメニューバーからの方法を記しましたが、それぞれショートカットもあります。慣れてきたらそちらを活用するのが効率的かもしれませんね。

「簡易検索」 Cntl + F
「高度な検索」Cntl + Shifr + F

便利につかってみてはいかがでしょうか。

PDFファイルは、便利だけど

PDFは便利!といっても、あくまでも印刷や検索に便利というもの。編集などは簡単にできないものもあるので、作成したソフトのファイルは別に保存しておかないと後で編集するのに困ってしまいますので、やっぱり作成したソフトのファイルはしっかり保存しておいた方がよさそうですね。

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