「Googleスプレッドシートの内容が、いつの間にか変わっている……」
「Googleドキュメントの文章が、誰かに修正されている……」
「でも、誰が編集したのか分からない……」
そんな場面はありませんか。
Googleドライブで共有しているファイルは、複数人で同時に編集できるのでとても便利です。
ただ、使っている人が増えてくると、
誰が変更したのか
いつ変更されたのか
どのアカウントで編集されたのか
リンク共有で誰かが開いたのか
が分かりにくくなることがあります。
特に、小さい会社、PTA、自治会、サークル、イベントの実行委員会などでGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを共有していると、「誰が直したのか分からない」ということが起こりやすくなります。
この記事では、Googleドライブで共有しているファイルについて、誰が編集したか分からないときに確認したいことを、初心者向けのチェックリストとして紹介します。
Googleスプレッドシートの共有トラブルについては、こちらの記事でも紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートが共有できない原因と対処法｜初心者向けチェックリスト付き
まず確認したいこと
誰が編集したか分からないときは、いきなり原因を決めつけず、順番に確認していくのがおすすめです。
まず見たいのは、次の7つです。
- 編集履歴を確認する
- 正しいGoogleアカウントで開いているか確認する
- リンク共有になっていないか確認する
- メールアドレスで個別に共有しているか確認する
- 誰が「編集者」になっているか確認する
- 匿名表示になっていないか確認する
- 不要な共有相手が残っていないか確認する
「誰かが勝手に編集した」と感じても、実際には自分や相手が別のGoogleアカウントで開いていたり、リンク共有のままになっていたりすることもあります。
まずは落ち着いて、共有設定と編集履歴を確認していきましょう。
確認1：編集履歴を見てみる
最初に確認したいのは、編集履歴です。
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートでは、過去にどのような変更があったのかを確認できる場合があります。
編集履歴を見る基本の流れは、次のとおりです。
- Googleドキュメント、またはGoogleスプレッドシートを開く
- 画面上部の「ファイル」をクリックする
- 「変更履歴」を選ぶ
- 「変更履歴を表示」をクリックする
ここで、いつ変更されたのか、どのような内容が変わったのか、誰が変更したのかを確認できる場合があります。
ただし、編集履歴を見れば必ずすべてが分かるわけではありません。
共有方法やログイン状態によっては、名前が分かりにくい場合もあります。
Googleスプレッドシートの編集履歴を見る方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートの編集履歴を見る方法｜誰が変更したか確認する手順
Googleドキュメントの編集履歴を見る方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドキュメントの編集履歴を見る方法｜誰が変更したか確認する手順
確認2：正しいGoogleアカウントで開いているか確認する
次に確認したいのは、どのGoogleアカウントで開いているかです。
Googleアカウントを複数使っていると、思っていたアカウントとは違うアカウントでファイルを開いていることがあります。
たとえば、
- 仕事用アカウントではなく個人用アカウントで開いている
- Gmailではなく、別のメールアドレスで作ったGoogleアカウントで開いている
- 共有されたアカウントとは別のアカウントで開いている
- ブラウザに複数のGoogleアカウントでログインしている
といったケースです。
この場合、編集履歴に表示される名前が想定と違ったり、アクセス権がないように見えたりすることがあります。
まずは画面右上のプロフィールアイコンを確認し、どのGoogleアカウントで開いているかを見てみましょう。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
確認3：リンク共有になっていないか確認する
誰が編集したか分からないときは、リンク共有になっていないかも確認します。
Googleドライブでは、「リンクを知っている人」がファイルを開ける設定にできる場合があります。
リンク共有は便利ですが、URLを知っている人が開ける状態になるため、誰が開いているのか分かりにくくなることがあります。
確認したいポイントは、次のとおりです。
- 「リンクを知っている人」になっていないか
- 編集権限つきのリンクになっていないか
- 共有リンクをチャットやLINEに貼っていないか
- 共有リンクが別の人に転送されていないか
- 古いリンク共有が残っていないか
仕事の管理表、社内マニュアル、名簿、申込者一覧、議事録などは、リンク共有のままだと後から確認しにくくなることがあります。
誰が編集したかを分かりやすくしたい場合は、「リンクを知っている人」ではなく「制限付き」にして、必要な人をメールアドレスで招待する方法も検討してみましょう。
確認4：メールアドレスで共有しているか確認する
共有相手をはっきりさせたい場合は、メールアドレスで個別に共有しているかを確認します。
リンクだけで共有している場合、相手の名前が分かりにくくなることがあります。
一方、相手のGoogleアカウントに紐づいたメールアドレスで共有していると、誰が開いているのか、誰が編集したのかを確認しやすくなる場合があります。
共有設定では、次の点を見てみましょう。
- 共有したい相手のメールアドレスが入っているか
- 古いメールアドレスに共有していないか
- 仕事用ではなく個人用アドレスに共有していないか
- グループ全体に共有していないか
- 共有したつもりの相手が一覧に入っているか
Googleドキュメントの共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドキュメントの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
確認5：権限が「編集者」になっている人を確認する
誰が編集したか分からないときは、誰が「編集者」になっているかを確認します。
Googleドライブの共有では、主に次のような権限があります。
- 閲覧者：見るだけ
- コメント可：コメントはできるが、本文や表は直接編集しない
- 編集者：内容を変更できる
見るだけでよい人まで編集者になっていると、うっかり変更や削除が起こりやすくなります。
共有設定を開いて、編集者になっている人が多すぎないか確認してみましょう。
特に、次のようなファイルでは注意が必要です。
- 仕事の管理表
- 会計表
- 名簿
- 申込者一覧
- 議事録
- 社内マニュアル
- 案内文
必要な人だけを編集者にし、見るだけの人は閲覧者にするだけでも、トラブルを減らしやすくなります。
確認6：匿名表示になっていないか確認する
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートでは、匿名の動物アイコンのような表示が出ることがあります。
これは、Googleアカウントにログインしていないユーザーや、個別に招待されていないユーザーがファイルを開いている場合などに表示されることがあります。
匿名表示が出ると、
- 誰か知らない人が見ているのではないか
- 誰が編集したのか分からない
- 外部の人に見られているのではないか
と不安になるかもしれません。
ただし、匿名表示が出たからといって、必ずしも不正アクセスとは限りません。
リンク共有やログイン状態が関係している場合もあります。
匿名表示については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートで編集者が匿名になる理由｜誰が編集したか分からないときの確認ポイント
関連記事：Googleドキュメントで編集者が匿名になる理由｜誰が修正したか分からないときの確認ポイント
確認7：共有相手を見直す
最後に、共有相手を見直します。
ファイルやフォルダを長く使っていると、以前の担当者や、すでに作業が終わった相手に共有されたままになっていることがあります。
確認したいのは、次のような相手です。
- 退職した人
- 担当を外れた人
- 終了したイベントの関係者
- 作業が終わった外部の人
- 以前の取引先
- もう編集する必要がない人
共有相手を確認し、必要に応じて権限を変更したり、共有を解除したりすると管理しやすくなります。
Googleドライブの共有解除については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有を解除する方法｜共有相手を確認・削除する手順
それでも分からない場合に考えられること
ここまで確認しても、誰が編集したか分からないことがあります。
たとえば、次のようなケースです。
- リンク共有で開かれていた
- 編集者が匿名表示になっている
- 相手が別のGoogleアカウントで開いていた
- 共有相手が多すぎて絞り込めない
- コピーされた別ファイルで作業していた
- 編集履歴を見ても変更内容が細かすぎて分かりにくい
- そもそも記録される前に保存されていなかった
編集履歴は便利ですが、すべてを完全に特定できるものではありません。
そのため、過去の原因を追い続けるより、今後同じことが起きにくい共有方法に変えることも大切です。
変更履歴を見ても分からないときの考え方については、別の記事で紹介します。
小さい会社やグループで決めておきたいこと
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでは、細かいITルールを最初から作るのは大変です。
ただ、Googleドライブで共有ファイルを使うなら、最低限のルールだけでも決めておくと、あとから迷いにくくなります。
たとえば、次のようなルールです。
- 重要なファイルは「制限付き」で共有する
- 編集する人はメールアドレスで招待する
- 見るだけの人は閲覧者にする
- 担当者が変わったら共有相手を見直す
- 大きく変更する前に一言共有する
- 議事録やマニュアルは編集履歴を確認できる状態で使う
- 不要になった共有リンクは見直す
すべてを厳しく管理する必要はありません。
ただ、会計表、名簿、申込者一覧、社内マニュアル、議事録など、あとから確認したくなるファイルでは、共有方法を最初に整えておくと管理しやすくなります。
まとめ
Googleドライブで共有しているファイルについて、誰が編集したか分からないときは、まず次の点を見てみましょう。
- 編集履歴
- 開いているGoogleアカウント
- リンク共有の設定
- メールアドレスでの共有状況
- 編集者になっている人
- 匿名表示の有無
- 不要な共有相手が残っていないか
誰が編集したか分からない原因は、ひとつとは限りません。
リンク共有、Googleアカウントの違い、権限設定、匿名表示など、いくつかの要素が重なっていることもあります。
大切なのは、誰かを責めることではなく、次から分かりやすく管理できる状態にしておくことです。
Googleドライブは便利な共有ツールですが、使う人が増えるほど、共有設定の確認が大切になります。
小さい会社やグループで使う場合も、必要な人だけが見られる、必要な人だけが編集できる状態を意識しておくと、あとから迷いにくくなります。
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- ファイルの変更内容を確認する
https://support.google.com/docs/answer/190843?hl=ja - ファイルに表示される匿名ユーザーや自分の知らないユーザー
https://support.google.com/docs/answer/2494888?hl=ja - Googleドライブの共有を停止、制限、変更する
https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=ja
