「Googleスプレッドシートのセルを間違えて消してしまった……」
「行や列を削除してしまった……」
「誰かが入力内容を消してしまったけれど、元に戻せるの？」
Googleスプレッドシートを使っていると、うっかり入力内容を消してしまうことがあります。
自分で消してすぐ気づいた場合もあれば、複数人で使っている表で、いつの間にか内容が変わっていたり、必要なデータが消えていたりすることもあります。
そんなときは、まず「元に戻す」を試します。
それでも戻らない場合は、Googleスプレッドシートの変更履歴から、以前の状態を確認できる場合があります。
この記事では、Googleスプレッドシートで間違えて消したデータを元に戻す方法を、初心者向けに紹介します。
編集履歴の見方については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートの編集履歴を見る方法｜誰が変更したか確認する手順
まずは「元に戻す」を試す
Googleスプレッドシートで入力内容を消してしまった場合、まず試したいのが「元に戻す」です。
直前の操作であれば、画面上部の「元に戻す」ボタンで戻せることがあります。
たとえば、
- セルの文字を消してしまった
- 数字を書き換えてしまった
- 行や列を削除してしまった
- 間違えて貼り付けてしまった
- 入力内容を上書きしてしまった
といった場合です。
消してすぐに気づいた場合は、あわてずに「元に戻す」を試してみましょう。
キーボード操作で戻せる場合もある
パソコンで操作している場合は、キーボードショートカットでも元に戻せます。
Windowsの場合は、
Ctrl + Z
Macの場合は、
Command + Z
です。
直前の操作であれば、このショートカットで戻せることがあります。
ただし、時間がたっていたり、別の人がその後に編集していたりする場合は、思ったように戻らないこともあります。
その場合は、次に紹介する変更履歴を確認します。
「元に戻す」で戻らない場合は変更履歴を確認する
「元に戻す」で戻らない場合は、Googleスプレッドシートの変更履歴を確認します。
Googleスプレッドシートの画面上では「変更履歴」と表示されますが、この記事では分かりやすく「編集履歴」として説明します。
変更履歴では、過去の状態を確認できます。
たとえば、
- いつ内容が変わったのか
- 誰が変更したのか
- 変更前はどんな内容だったのか
- 以前の版に戻せるか
を確認できる場合があります。
複数人で使っている表では、自分では消していない内容が変わっていることもあります。
そのようなときも、まず変更履歴を確認してみましょう。
変更履歴を開く手順
Googleスプレッドシートの変更履歴は、次の手順で開けます。
- Googleスプレッドシートを開く
- 画面上部の「ファイル」をクリックする
- 「変更履歴」を選ぶ
- 「変更履歴を表示」をクリックする
すると、画面右側に過去の履歴が表示されます。
日時ごとに履歴が並び、どの時点でどのような変更があったのかを確認できます。
戻したい内容がある場合は、右側の日時を順番にクリックして、消える前の状態を探していきます。
消える前の状態を確認する
変更履歴を開いたら、まずは消える前の状態を探します。
たとえば、あるセルの内容が消えていた場合は、右側の履歴をさかのぼりながら、そのセルに以前の内容が残っているか確認します。
このとき、いきなり復元するのではなく、まずは内容を確認するだけにしておくとよいでしょう。
確認したいポイントは、次のようなものです。
- 消えた内容が残っているか
- いつごろ消えたのか
- 誰が変更したのか
- 他のセルや行も変わっていないか
- 復元すると現在の内容に影響が出ないか
特に、複数人で使っている表では、自分が戻したい部分以外にも変更が加わっていることがあります。
そのため、復元する前に、戻したい内容と現在の内容をよく確認しておきましょう。
以前の版を復元する方法
消える前の状態が見つかった場合は、以前の版を復元できる場合があります。
変更履歴で戻したい時点を選び、画面上部に表示される「この版を復元」をクリックします。
その版を復元すると、スプレッドシート全体がその時点の状態に戻ります。
ここで注意したいのは、復元は「消えたセルだけを戻す」というより、基本的には「その時点の版に戻す」操作だということです。
そのため、復元すると、消したデータだけでなく、その後に追加された内容や変更された内容にも影響が出る場合があります。
復元する前には、次の点を確認しておくとよいでしょう。
- その後に追加されたデータがないか
- 他の人が入力した内容が消えないか
- 現在の状態を残しておく必要がないか
- 本当にその版に戻してよいか
不安な場合は、すぐに復元せず、消えた内容だけを確認して、必要な部分を手入力で戻す方法もあります。
消えた部分だけ戻したい場合
スプレッドシート全体を以前の版に戻すと、現在の内容まで変わってしまう可能性があります。
そのため、消えた部分だけを戻したい場合は、以前の版を見ながら、必要な内容だけをコピーして戻す方法もあります。
たとえば、
- 消えたセルの文字だけをコピーする
- 消えた数値だけを確認して入力し直す
- 必要な行だけを現在の表に戻す
- 以前の担当者名だけを確認する
といった使い方です。
大事な管理表や会計表では、スプレッドシート全体を復元するより、必要な部分だけを確認して戻した方が、あとから確認しやすい場合もあります。
特に、他の人がすでに新しい内容を入力している場合は、全体を復元する前に注意しましょう。
セル単位の編集履歴を確認できる場合もある
Googleスプレッドシートでは、ファイル全体の変更履歴だけでなく、セル単位で編集履歴を確認できる場合もあります。
特定のセルだけ内容が消えている場合は、そのセルの履歴を確認すると、以前の内容を探しやすいことがあります。
確認したいセルを右クリックし、編集履歴を確認できる項目が表示されるか見てみましょう。
セル単位の編集履歴では、
- 以前は何が入力されていたか
- いつ変更されたか
- 誰が変更したか
を確認できる場合があります。
ただし、すべての変更が細かく確認できるとは限りません。
セル単位の履歴だけで分からない場合は、ファイル全体の変更履歴も合わせて確認しましょう。
他の人が消した場合に確認したいこと
複数人でスプレッドシートを使っている場合、他の人が間違えて内容を消してしまうこともあります。
その場合は、まず変更履歴で、いつ変更されたのかを確認します。
メールアドレスで招待されたGoogleアカウントで編集している場合は、変更したユーザー名が表示される場合があります。
ただし、リンク共有で開いている場合や、相手を個別にメールアドレスで招待していない場合は、編集者が匿名のように表示されることがあります。
そのため、あとから「誰が消したのか」を確認したい表では、最初からメールアドレスで招待して共有しておくと管理しやすくなります。
編集者が匿名になる理由については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートで編集者が匿名になる理由｜誰が編集したか分からないときの確認ポイント
復元できない・見つからない場合に考えられること
変更履歴を見ても、消えたデータが見つからない場合もあります。
たとえば、次のようなケースです。
- 消える前の状態を見つけられない
- 変更履歴を見ても目的の内容が分からない
- 別のファイルを見ている
- コピーした別ファイルを編集していた
- そもそもその内容が保存されていなかった
- 閲覧権限しかなく、変更履歴を確認できない
特に、同じような名前のスプレッドシートが複数ある場合は、別のファイルを見ていることもあります。
また、誰かがコピーを作って別ファイルで作業していた場合、今見ているファイルの変更履歴には残らないことがあります。
消えたデータが見つからないときは、ファイル名や保存場所、共有されているファイルが正しいかも確認してみましょう。
復元する前にコピーを作っておく方法もある
大事な表を復元する場合は、作業前にコピーを作っておく方法もあります。
現在の状態を残しておきたい場合は、復元する前にファイルをコピーしておくと、あとから見比べやすくなります。
コピーを作るには、スプレッドシートを開いて、
ファイル → コピーを作成
を選びます。
これで、現在の状態のコピーを残してから、変更履歴を確認したり、以前の版を復元したりできます。
不安な場合は、いきなり元のファイルで復元作業を進めず、コピーを残してから作業すると落ち着いて確認できます。
小さい会社やグループで再発を防ぐコツ
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleスプレッドシートを使う場合、誰かが間違えてデータを消してしまうことがあります。
特に、全員を編集者にしている表では、うっかり削除や上書きが起こりやすくなります。
再発を防ぐには、共有設定や運用ルールを見直すことも大切です。
たとえば、次のような工夫があります。
- 編集する人を必要な人だけにする
- 見るだけの人は閲覧者にする
- 重要な列やシートを保護する
- 作業前にコピーを作る
- 大きな変更をする前に一言共有する
- 担当者が変わったら共有権限を見直す
すべてを厳しく管理する必要はありません。
ただ、会計表、名簿、申込者一覧、仕事の管理表など、消えると困るデータが入っている場合は、誰が編集できるかを最初に確認しておくと、あとから迷いにくくなります。
Googleスプレッドシートの共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
まとめ
Googleスプレッドシートでデータを間違えて消してしまった場合、まずは「元に戻す」を試しましょう。
直前の操作であれば、元に戻せることがあります。
元に戻せない場合は、変更履歴を確認します。
基本の流れは、次のとおりです。
- まず「元に戻す」を試す
- Ctrl + Z、または Command + Z を試す
- 「ファイル」から「変更履歴」を開く
- 消える前の状態を探す
- 必要に応じて以前の版を復元する
- 不安な場合は、消えた部分だけ確認して戻す
以前の版を復元すると、スプレッドシート全体がその時点の状態に戻る場合があります。
そのため、復元する前には、現在の内容に影響がないか確認しておきましょう。
複数人で使う表では、誰が編集できるか、どこを変更してよいかを決めておくことも大切です。
Googleスプレッドシートは便利な共有ツールですが、消えると困るデータを扱う場合は、編集履歴や共有設定もあわせて確認しておくと、トラブルを減らしやすくなります。
元に戻す前に、誰が変更したのか、なぜ変更されたのかを確認したい場合もあります。
関連記事：誰が編集したか分からないときに確認すること｜Googleドライブ共有のチェックリスト
変更履歴を見ても原因が分からない場合は、次から分かりやすくするための共有ルールも見直しておくと安心です。
関連記事：変更履歴を見ても分からないときの考え方｜共有ルールを見直すポイント
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- ドライブ内のファイルの変更内容を確認する
https://support.google.com/docs/answer/9331169?hl=ja - ファイルに表示される匿名ユーザーや自分の知らないユーザー
https://support.google.com/docs/answer/2494888?hl=ja
