「Googleスプレッドシートの内容が、いつの間にか変わっている……」
「誰が変更したのか確認したい……」
「間違えて消された内容を元に戻せるの？」
そんなときに確認したいのが、Googleスプレッドシートの編集履歴です。
Googleスプレッドシートでは、過去にどのような変更があったのか、いつ変更されたのか、誰が変更したのかを確認できる場合があります。
Googleスプレッドシートの画面上では「変更履歴」と表示されますが、この記事では分かりやすく「編集履歴」として説明します。
仕事の管理表、申込者リスト、会計表、社内の確認表などを複数人で使っていると、あとから「誰が直したのか」「いつ変更されたのか」を確認したくなる場面があります。
ただし、共有方法やログイン状態によっては、編集者の名前が分かりにくい場合もあります。
この記事では、Googleスプレッドシートの編集履歴を見る方法と、誰が変更したか確認するときの注意点を、初心者向けにわかりやすく紹介します。
編集者が匿名で表示される理由については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートで編集者が匿名になる理由｜誰が編集したか分からないときの確認ポイント
Googleスプレッドシートの編集履歴で分かること
Googleスプレッドシートの編集履歴では、過去の変更内容を確認できます。
たとえば、次のようなことを確認したいときに役立ちます。
- 誰が内容を変更したのか
- いつ変更されたのか
- どのような内容に変わったのか
- 以前はどんな内容だったのか
- 間違えて消した内容が残っていないか
複数人で同じスプレッドシートを使っていると、誰かがセルの内容を変更したり、行や列を削除したり、数値を書き換えたりすることがあります。
そのようなとき、編集履歴を確認すると、変更前の状態をたどれる場合があります。
特に、仕事の管理表や会計表、申込者一覧など、あとから確認が必要になる表では、編集履歴の見方を知っておくと役立ちます。
編集履歴を見る基本手順
Googleスプレッドシートの編集履歴は、次の手順で確認できます。
- Googleスプレッドシートを開く
- 画面上部の「ファイル」をクリックする
- 「変更履歴」を選ぶ
- 「変更履歴を表示」をクリックする
すると、画面右側に過去の変更履歴が表示されます。
日時ごとに履歴が並び、どの時点でどのような変更があったのかを確認できます。
表示された履歴をクリックすると、その時点のスプレッドシートの状態を確認できます。
「昨日の状態に戻したい」「変更前の内容を見たい」というときは、まずこの変更履歴を確認してみましょう。
誰が変更したか確認する方法
編集履歴では、変更したユーザー名が表示される場合があります。
たとえば、メールアドレスで共有されたGoogleアカウントで編集している場合、誰が変更したのか確認しやすくなります。
確認するときは、変更履歴の右側に表示される名前や日時を見ます。
ただし、すべてのケースで必ず名前が分かるわけではありません。
たとえば、リンク共有で開いている場合や、相手を個別にメールアドレスで招待していない場合は、編集者が匿名のように表示されることがあります。
また、相手が別のGoogleアカウントで開いている場合、想定していた名前と違う表示になることもあります。
誰が変更したかを分かりやすくしたい場合は、最初からメールアドレスで招待し、「制限付き」で共有しておく方が安心です。
Googleスプレッドシートの共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
変更前の内容を確認する方法
編集履歴を開くと、過去の状態を確認できます。
たとえば、あるセルの内容が変わっていた場合、以前の版を見ることで、変更前に何が入力されていたのか確認できる場合があります。
確認するときは、右側に表示される日時を順番にクリックして、どの時点で内容が変わったのかを見ていきます。
変更前の内容を確認できれば、
- 消された文章を確認する
- 書き換え前の数値を見る
- 以前の担当者名を確認する
- どの時点で内容が変わったかを見る
といった使い方ができます。
ただし、スプレッドシートの使い方や変更内容によっては、細かい違いが分かりにくい場合もあります。
編集履歴は便利ですが、すべての変更を完全に分かりやすく表示してくれるものではない、という点も覚えておきましょう。
以前の版に戻すこともできる
Googleスプレッドシートでは、必要に応じて以前の版に戻すこともできます。
たとえば、誤って大事な内容を消してしまった場合や、間違った内容に書き換えてしまった場合に、過去の版を確認して戻せる場合があります。
以前の版に戻すときは、変更履歴から戻したい時点を選びます。
そのうえで、内容を確認してから復元します。
ただし、以前の版に戻すと、現在の内容もその時点の状態に戻る場合があります。
そのため、復元する前に、現在の内容を残しておく必要がないか確認しましょう。
不安な場合は、いきなり復元せず、まずは内容を確認するだけにしておくとよいでしょう。
Googleスプレッドシートで間違えて消したデータを元に戻す方法については、別の記事で詳しく紹介します。
セル単位の編集履歴を確認できる場合もある
Googleスプレッドシートでは、ファイル全体の変更履歴だけでなく、セル単位で編集履歴を確認できる場合もあります。
たとえば、特定のセルについて、
- 以前は何が入力されていたのか
- いつ変更されたのか
- 誰が変更したのか
を確認したい場合に役立ちます。
セル単位で確認したい場合は、対象のセルを右クリックし、編集履歴を確認できる項目が表示されるか見てみましょう。
ただし、すべての変更内容が細かく確認できるとは限りません。
セルの編集履歴は便利ですが、ファイル全体の変更履歴と合わせて確認するのがおすすめです。
編集履歴を見ても分からないこと
編集履歴は便利ですが、すべてのことが分かるわけではありません。
たとえば、次のような場合は、期待したように分からないことがあります。
- 編集者が匿名で表示される
- 共有リンクで開いていて名前が分からない
- 相手が別のGoogleアカウントで開いている
- 変更内容が細かくて分かりにくい
- どの変更が目的の変更なのか探しにくい
特に、リンク共有で広く開いているスプレッドシートでは、あとから誰が変更したのか分かりにくくなることがあります。
「誰が変更したか」を確認したい表では、編集履歴を見ることだけでなく、最初の共有方法を確認しておくことも大切です。
匿名表示になる場合の注意点
Googleスプレッドシートでは、編集者や閲覧者が匿名の動物アイコンのように表示されることがあります。
これは、リンク共有で開いている場合や、個別にメールアドレスで招待されていない場合などに起こることがあります。
匿名表示が出たからといって、必ずしも不正アクセスとは限りません。
ただし、仕事の管理表、会計表、名簿、申込者一覧など、誰が変更したかを確認したいファイルでは注意が必要です。
匿名表示を避けたい場合は、次のような共有方法にしておくと管理しやすくなります。
- 「リンクを知っている人」ではなく「制限付き」にする
- 編集する人をメールアドレスで招待する
- 相手に正しいGoogleアカウントで開いてもらう
- 編集者を必要な人だけにする
編集者が匿名になる理由については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートで編集者が匿名になる理由｜誰が編集したか分からないときの確認ポイント
小さい会社やグループで使うときの考え方
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleスプレッドシートを使う場合、編集履歴はとても便利です。
誰かが表を変更したときに、あとから確認できるからです。
ただし、編集履歴があるからといって、すべてを後から簡単に解決できるわけではありません。
たとえば、次のような表では注意が必要です。
- 会計表
- 申込者一覧
- 名簿
- 仕事の管理表
- 担当者一覧
- 社内の確認表
これらの表は、誰が編集したかを確認したくなる場面が多いです。
そのため、最初から編集する人を決め、メールアドレスで招待して共有しておくと、あとから確認しやすくなります。
小さい組織で使う場合は、次のようなルールを決めておくと管理しやすくなります。
- 編集する人を決めておく
- 見るだけの人は閲覧者にする
- 編集者を増やしすぎない
- 重要な表は制限付きで共有する
- 共有リンクを安易に転送しない
- 担当者が変わったら共有権限を見直す
Googleスプレッドシートは手軽に共有できますが、使う人が増えるほど、誰が見られるのか、誰が編集できるのかを管理することが大切になります。
まとめ
Googleスプレッドシートの編集履歴を見ると、過去にどのような変更があったのかを確認できます。
誰が変更したのか、いつ変更されたのか、以前はどのような内容だったのかを確認したいときに役立ちます。
編集履歴を見る基本手順は、次のとおりです。
- Googleスプレッドシートを開く
- 「ファイル」をクリックする
- 「変更履歴」を選ぶ
- 「変更履歴を表示」をクリックする
ただし、編集履歴を見れば必ず誰でも特定できるわけではありません。
リンク共有で開いている場合や、相手を個別に招待していない場合は、編集者が匿名のように表示されることがあります。
誰が変更したかを分かりやすくしたい場合は、最初からメールアドレスで招待し、「制限付き」で共有しておくと管理しやすくなります。
Googleスプレッドシートは便利な共有ツールですが、あとから編集履歴を確認したい場合は、最初の共有設定も大切です。
管理したい表では、誰が見られるのか、誰が編集できるのかを最初に確認しておくと、あとから迷いにくくなります。
編集履歴を見ても誰が変更したか分からない場合は、共有設定やGoogleアカウントの状態も確認してみましょう。
関連記事：誰が編集したか分からないときに確認すること｜Googleドライブ共有のチェックリスト
変更履歴を見ても原因が分からないときの考え方については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：変更履歴を見ても分からないときの考え方｜共有ルールを見直すポイント
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- ドライブ内のファイルの変更内容を確認する
https://support.google.com/docs/answer/9331169?hl=ja - ファイルに表示される匿名ユーザーや自分の知らないユーザー
https://support.google.com/docs/answer/2494888?hl=ja
