「Googleスプレッドシートを見たら、誰かが内容を変更していた……」
「編集履歴を見ても、知らない名前や匿名の表示になっていて、誰が直したのか分からない……」
「共有している表に、匿名の動物アイコンが出ていて不安になった……」
そんな経験はありませんか。
Googleスプレッドシートを複数人で使っていると、編集者や閲覧者が匿名のように表示されることがあります。
特に、リンク共有でファイルを開けるようにしている場合や、相手を個別にメールアドレスで招待していない場合は、誰が開いたのか、誰が編集したのかが分かりにくくなることがあります。
仕事の管理表、申込者リスト、会計表、社内の確認表などでは、「誰が変更したのか」を確認したい場面もあります。
この記事では、Googleスプレッドシートで編集者が匿名になる理由と、誰が編集したかを分かりやすく管理するための共有方法を、初心者向けに紹介します。
Googleスプレッドシートの基本的な共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
Googleスプレッドシートで編集者が匿名になるとは
Googleスプレッドシートを共有していると、画面右上に動物のアイコンが表示されることがあります。
これは、ファイルを開いている人が匿名のユーザーとして表示されている状態です。
たとえば、ファイルを開いている人の名前ではなく、匿名の動物アイコンのような形で表示されることがあります。
この表示を見ると、
- 誰か知らない人が見ているのではないか
- 誰が編集したのか分からない
- 外部の人に見られているのではないか
- 共有設定を間違えたのではないか
と不安になることがあります。
ただし、匿名表示が出たからといって、必ずしも不正アクセスや乗っ取りとは限りません。
多くの場合は、共有方法やログイン状態が原因です。
なぜ編集者が匿名になるのか
Googleスプレッドシートで編集者や閲覧者が匿名のように表示される主な理由は、リンク共有の使い方にあります。
Google公式ヘルプでは、リンクを使ってファイルを共有したり開いたりする場合、閲覧者の名前は表示されないことがあると説明されています。
個別に招待していないユーザーがファイルを開いている場合、匿名の動物アイコンとして表示されることがあります。
つまり、ファイルを「リンクを知っている人」が開ける状態にしていると、誰が開いているのかが分かりにくくなる場合があります。
特に、メールアドレスで個別に招待せず、リンクだけを送って共有している場合は注意が必要です。
リンク共有で開いていると匿名になることがある
Googleスプレッドシートをリンク共有にしている場合、リンクを知っている人がファイルを開ける状態になります。
このとき、相手を個別にメールアドレスで招待していないと、名前ではなく匿名表示になることがあります。
たとえば、次のような共有方法です。
- 「リンクを知っている人」にしてURLを送った
- チャットやLINEで共有リンクを送った
- グループ全体に共有リンクを貼った
- メールアドレスで招待せず、リンクだけで共有した
- 誰かが共有リンクを別の人に転送した
リンク共有は便利ですが、誰がそのリンクを開いたのかを管理しにくい面があります。
仕事の管理表や、誰が入力したかを確認したい表では、リンク共有だけに頼ると後から困ることがあります。
Googleアカウントでログインしていない場合も分かりにくい
相手がGoogleアカウントでログインしていない状態でファイルを開いている場合も、名前が分かりにくくなることがあります。
また、相手が複数のGoogleアカウントを使っている場合、想定していたアカウントとは違うアカウントで開いていることもあります。
たとえば、
- 仕事用アカウントに共有したつもりが、個人用アカウントで開いている
- Gmailではなく別のメールアドレスでGoogleアカウントを使っている
- ブラウザに複数のGoogleアカウントでログインしている
- 共有先とは違うアカウントでファイルを開いている
といったケースです。
このような場合、共有した側が思っている相手と、実際に開いているアカウントがずれてしまうことがあります。
Googleアカウントを複数使っている場合は、画面右上のプロフィールアイコンを確認して、どのアカウントで開いているかを確認しましょう。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
誰が編集したか確認したいときに見る場所
Googleスプレッドシートで誰が変更したかを確認したい場合は、まず編集履歴を確認します。
Googleスプレッドシートでは、変更履歴を見ることで、過去にどのような変更があったのかを確認できる場合があります。
確認したいときは、次の場所を見ます。
- Googleスプレッドシートを開く
- 画面上部の「ファイル」をクリックする
- 「変更履歴」を開く
- 「変更履歴を表示」を選ぶ
ここで、いつ変更されたのか、どのような変更があったのかを確認できます。
ただし、共有方法やログイン状態によっては、期待したように名前が分からない場合もあります。
編集履歴は便利ですが、あとから必ず誰でも特定できるというものではありません。
誰が編集したかをきちんと確認したい場合は、編集履歴を見ることだけでなく、最初の共有方法も大切です。
Googleスプレッドシートの編集履歴については、別の記事で詳しく紹介します。
スプレッドシートで自分を匿名にしたい場合は？
Googleスプレッドシートでは、共有方法やログイン状態によって、匿名の動物アイコンのように表示されることがあります。
ただし、「自分で自由に匿名表示に切り替える」「必ず名前を隠して編集する」といった使い方が、通常の共有設定だけで簡単に選べるわけではありません。
たとえば、Googleアカウントにログインした状態で、メールアドレスを指定して共有されたファイルを開いている場合は、相手に名前やアカウント情報が分かることがあります。
一方で、リンク共有で開いている場合や、Googleアカウントにログインしていない状態で開いている場合は、匿名表示になることがあります。
つまり、匿名になるかどうかは、自分でボタンを押して切り替えるというより、共有方法やログイン状態によって変わると考えると分かりやすいです。
名前を出したくない場合は、相手にどのような共有設定になっているか確認しておくとよいでしょう。
ただし、仕事やグループ活動で使うファイルでは、あとから誰が編集したか分かるように、メールアドレスで共有しておく方が管理しやすい場合もあります。
スプレッドシートで匿名にしないためには？
誰が編集したか分かるようにしたい場合は、リンク共有だけに頼らず、相手のGoogleアカウントに紐づいたメールアドレスで共有する方法を検討します。
リンクを知っている人が開ける設定では、開いている人が匿名表示になることがあります。
一方で、メールアドレスを指定して共有しておくと、誰が閲覧・編集しているのかを確認しやすくなる場合があります。
小さい会社やグループで使う管理表、名簿、議事録、会計表などでは、匿名のまま編集できる状態よりも、必要な人を個別に招待しておく方が、あとから確認しやすくなります。
匿名表示を避けたいときの共有設定
誰が開いたのか、誰が編集したのかを分かりやすくしたい場合は、リンク共有だけで済ませず、相手のメールアドレスを指定して共有する方法が向いています。
Google公式ヘルプでも、個別に招待したユーザーが閲覧する場合は、ユーザーの名前が表示されると説明されています。
匿名にしたくない場合は、次のように設定すると管理しやすくなります。
- 「リンクを知っている人」ではなく「制限付き」にする
- 共有したい相手のメールアドレスを入力して招待する
- 相手に正しいGoogleアカウントで開いてもらう
- 必要な人だけを「編集者」にする
- 見るだけの人は「閲覧者」にする
特に、会社や団体で使う管理表、会計表、申込者一覧などは、リンク共有で広く開くよりも、必要な人だけにメールアドレスで共有する方が安心です。
リンク共有とメール招待の違いについては、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブのリンク共有とメール招待の違い｜どちらで共有すればいいか初心者向けに解説
小さい会社やグループで注意したいこと
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleスプレッドシートを使う場合、リンク共有はとても便利です。
しかし、管理表や申込者リストのように、誰が変更したかを確認したいファイルでは注意が必要です。
たとえば、次のような場面です。
- 担当者欄がいつの間にか変わっていた
- 数字が修正されていた
- 入力したはずの内容が消えていた
- 申込者情報が追記されていた
- 誰かが並び替えや削除をしていた
このようなとき、誰が変更したのかを確認したくなります。
しかし、リンク共有で広く開いていると、あとから誰が編集したのか分かりにくい場合があります。
最初は便利だからリンク共有にしていても、運用していくうちに「誰が編集したか分からない」という問題が出てくることがあります。
そのため、小さい会社やグループで使う場合は、次のようなルールを決めておくと安心です。
- 管理表や名簿は「制限付き」で共有する
- 編集する人はメールアドレスで招待する
- 見るだけの人は「閲覧者」にする
- 編集者を増やしすぎない
- 共有リンクを安易に転送しない
- 担当者が変わったら共有権限を見直す
Googleスプレッドシートは便利ですが、使う人が増えるほど、共有設定の管理が大切になります。
「誰でも見られる」「誰でも編集できる」状態にしておくと、あとから原因を追いにくくなることがあります。
共有前に決めておきたいこと
匿名表示を避けたい場合は、共有する前にルールを決めておくと管理しやすくなります。
特に、会社や団体で使う場合は、次の点を確認しておきましょう。
- この表は誰が見るのか
- 誰が編集するのか
- リンク共有でよいのか
- メールアドレスで招待するべきか
- 編集履歴をあとから確認する必要があるか
- 個人情報や重要な情報が入っていないか
たとえば、イベントの案内表のように広く見てもらうだけなら、リンク共有でも問題ない場合があります。
一方で、会計表、名簿、申込者一覧、仕事の管理表などは、誰が編集したかを確認したくなることが多いです。
そのような表は、最初からメールアドレスで招待し、「制限付き」で共有しておく方が安心です。
まとめ
Googleスプレッドシートで編集者や閲覧者が匿名になる主な理由は、リンク共有やログイン状態にあります。
リンクを使ってファイルを共有したり開いたりする場合、個別に招待されていないユーザーは、名前ではなく匿名の動物アイコンのように表示されることがあります。
匿名表示が出たからといって、必ずしも不正アクセスとは限りません。
ただし、仕事の管理表、会計表、名簿、申込者一覧など、誰が編集したかを確認したいファイルでは注意が必要です。
誰が編集したかを分かりやすくしたい場合は、次のように管理しましょう。
- リンク共有ではなく、メールアドレスで招待する
- 「制限付き」で共有する
- 相手に正しいGoogleアカウントで開いてもらう
- 編集する人だけを「編集者」にする
- 共有リンクを安易に転送しない
Googleスプレッドシートは便利な共有ツールですが、あとから誰が編集したかを確認したい場合は、最初の共有設定が大切です。
便利さだけでリンク共有にするのではなく、管理したい表では、必要な人だけに共有することを意識しましょう。
誰が編集したか分からない場合は、編集履歴や共有設定を順番に確認すると整理しやすくなります。
関連記事：誰が編集したか分からないときに確認すること｜Googleドライブ共有のチェックリスト
変更履歴を見ても原因が分からない場合は、共有ルールを見直すことも大切です。
関連記事：変更履歴を見ても分からないときの考え方｜共有ルールを見直すポイント
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- ファイルに表示される匿名ユーザーや自分の知らないユーザー
https://support.google.com/docs/answer/2494888?hl=ja - Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja
