「Googleスプレッドシートを共有したいけれど、どこを押せばいいのか分からない……」
「相手に入力してもらいたいのに、見るだけになってしまう……」
「名簿や管理表を共有しても大丈夫なのかな？」
そんなふうに迷ったことはありませんか。
Googleスプレッドシートは、メールアドレスを指定したり、共有リンクを送ったりすることで、他の人と同じ表を確認・編集できます。
たとえば、予定表、管理表、申込者リスト、社内の確認表などを複数人で使うときに便利です。
ただし、共有するときは、誰に共有するのか、見るだけなのか、入力や編集もしてもらうのかを確認しておくことが大切です。
設定を間違えると、相手がファイルを開けなかったり、編集できなかったり、逆に編集してほしくない人まで編集できる状態になってしまうことがあります。
また、名簿や回答一覧、仕事の管理表などは、リンク共有にすると意図しない人に見られる可能性もあります。
この記事では、Googleスプレッドシートの基本的な共有方法と、共有するときに確認したい権限設定のポイント、スプレッドシートならではの注意点を初心者向けにわかりやすく紹介します。
共有できない場合の原因と対処法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートが共有できない原因と対処法｜初心者向けチェックリスト付き
Googleスプレッドシートは共有して使える
Googleスプレッドシートは、自分だけで使う表としても便利ですが、複数人で共有して使えるのが大きな特徴です。
たとえば、次のような使い方ができます。
- 予定表を複数人で確認する
- 管理表に担当者が入力する
- 申込者リストを関係者で確認する
- 社内のチェック表を更新する
- イベントや団体活動の名簿を管理する
Excelファイルをメールで送り合う方法と違い、Googleスプレッドシートでは、同じファイルを複数人で確認・編集できます。
そのため、「どれが最新版か分からない」「誰かが古いファイルを編集してしまった」といった混乱を減らしやすくなります。
ただし、便利な反面、共有範囲や権限を間違えると、見せたくない人に見えてしまったり、編集してほしくない人が編集できてしまったりすることがあります。
そのため、共有する前に、誰に何をしてもらうのかを整理しておくことが大切です。
共有する前に確認したいこと
Googleスプレッドシートを共有する前に、次の3つを確認しておきましょう。
- 誰に共有するのか
- 見てもらうだけなのか、入力や編集もしてもらうのか
- 個人情報や重要な情報が含まれていないか
まず、共有相手を確認します。
特定の人だけに見せたい場合は、メールアドレスを指定して共有する方法が向いています。
一方で、多くの人に案内資料として見てもらいたいだけであれば、リンク共有が便利な場合もあります。
次に、相手に何をしてもらうのかを考えます。
見るだけでよいのか、コメントをもらいたいのか、実際に表へ入力してもらいたいのかによって、選ぶ権限が変わります。
また、スプレッドシートには名簿、会計表、申込者一覧、問い合わせ内容など、個人情報や重要な情報が入ることがあります。
このようなファイルは、リンクを知っている人なら誰でも見られる設定にするのではなく、必要な人だけに共有する方が安心です。
メールアドレスで共有する方法
特定の相手にGoogleスプレッドシートを共有したい場合は、メールアドレスを指定して共有します。
基本的な手順は次のとおりです。
- 共有したいGoogleスプレッドシートを開く
- 画面右上の「共有」をクリックする
- 共有したい相手のメールアドレスを入力する
- 権限を選択する
- 必要に応じてメッセージを入力する
- 「送信」をクリックする
メールアドレスで共有すると、誰に共有しているのかを確認しやすくなります。
仕事の資料、管理表、名簿、回答一覧など、共有相手をきちんと管理したい場合は、メールアドレスで招待する方法が向いています。
相手がGmailを使っていない場合でも、そのメールアドレスがGoogleアカウントとして使える状態であれば、共有先として指定できます。
ただし、相手がGoogleアカウントを持っていない場合や、別のGoogleアカウントで開いている場合は、ファイルを開けないことがあります。
共有したのに相手が開けない場合は、共有先のメールアドレスと、相手がログインしているGoogleアカウントを確認してみましょう。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
権限の選び方｜閲覧者・コメント可・編集者の違い
Googleスプレッドシートを共有するときは、相手にどこまで操作してもらうかを選びます。
主な権限は、次の3つです。
- 閲覧者：見るだけ
- コメント可：閲覧とコメントができる
- 編集者：内容を編集できる
見るだけでよい相手には「閲覧者」を選びます。
内容について意見だけもらいたい場合は「コメント可」を選びます。
表に入力してもらったり、内容を修正してもらったりする場合は「編集者」を選びます。
たとえば、予定表に担当者が入力する、管理表を複数人で更新する、チェック表に完了状況を入力する、といった場合は「編集者」が必要です。
ただし、編集してもらう必要がない相手まで編集者にすると、誤って内容を書き換えられる可能性があります。
共有するときは、「とりあえず編集者」ではなく、相手に何をしてもらいたいかで権限を選ぶことが大切です。
権限の違いについては、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有権限の違い｜閲覧者・コメント可・編集者を初心者向けに解説
リンク共有で共有する方法
Googleスプレッドシートは、共有リンクを作成して相手に送ることもできます。
基本的な手順は次のとおりです。
- 共有したいGoogleスプレッドシートを開く
- 画面右上の「共有」をクリックする
- 「一般的なアクセス」の設定を確認する
- 必要に応じて「リンクを知っている人」に変更する
- 権限を選択する
- 「リンクをコピー」をクリックする
- メールやチャットなどで相手に送る
リンク共有は、複数人に同じ資料を見てもらいたいときに便利です。
たとえば、イベントの案内表、公開しても問題ない予定表、簡単な確認用シートなどであれば、リンク共有が向いている場合があります。
ただし、リンク共有は便利な反面、URLが転送されると、意図しない人がアクセスできる可能性があります。
そのため、個人情報や重要な情報を含むスプレッドシートでは、リンク共有を安易に使わない方が安心です。
リンク共有とメール招待の違いについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleドライブのリンク共有とメール招待の違い｜どちらで共有すればいいか初心者向けに解説
「制限付き」と「リンクを知っている人」の違い
Googleスプレッドシートを共有するときは、「制限付き」と「リンクを知っている人」の違いも確認しておきましょう。
制限付き
「制限付き」は、共有相手として追加された人だけがアクセスできる設定です。
共有先として指定されたGoogleアカウントでログインしている人だけが、ファイルを開けます。
仕事の管理表、名簿、申込者一覧、会計表など、見られる人を管理したいファイルは「制限付き」で共有する方が安心です。
リンクを知っている人
「リンクを知っている人」は、共有リンクを知っている人が、設定された権限の範囲でアクセスできる設定です。
案内資料や公開しても問題ない資料など、多くの人に見てもらいたい場合には便利です。
ただし、リンクが第三者に転送された場合、意図しない人がアクセスできる可能性があります。
基本的には、重要なスプレッドシートは「制限付き」、広く見てもらっても問題ない資料は「リンクを知っている人」と考えると分かりやすいです。
スプレッドシート共有で注意したいこと
Googleスプレッドシートは、表を複数人で入力・更新できる便利なツールです。
ただし、スプレッドシートならではの注意点もあります。
ここでは、共有するときに特に確認したいポイントを紹介します。
表に入力してもらう場合は「編集者」にする
相手にスプレッドシートへ入力してもらいたい場合は、権限を「編集者」にする必要があります。
「閲覧者」のままでは、相手は表を見ることはできますが、内容を入力したり修正したりできません。
たとえば、次のような場合は「編集者」にします。
- 担当者に進捗を入力してもらう
- 予定表を複数人で更新する
- チェック表に完了状況を入れてもらう
- 申込者リストを担当者が追記する
- 社内の管理表を複数人で使う
共有したのに相手が編集できない場合は、まず権限が「編集者」になっているか確認しましょう。
見てもらうだけなら「閲覧者」でよい
相手に内容を確認してもらうだけなら、「閲覧者」で問題ありません。
たとえば、次のような場合です。
- 予定表を確認してもらう
- 集計結果を見てもらう
- 案内用の表を共有する
- 変更してほしくない管理表を見せる
見るだけでよい相手まで編集者にしてしまうと、誤って内容を書き換えられる可能性があります。
特に、社内の確認表や団体の名簿などは、必要がない限り編集者を増やしすぎない方が安心です。
回答表・管理表・名簿などはリンク共有に注意
Googleスプレッドシートには、個人情報や重要な情報が入ることがあります。
たとえば、次のようなファイルです。
- 名簿
- 申込者一覧
- 問い合わせ内容
- 会計表
- 仕事の管理表
- Googleフォームの回答結果
このようなファイルを「リンクを知っている人」で共有すると、リンクが転送された場合に、意図しない人が見られる可能性があります。
特に、Googleフォームの回答結果をスプレッドシートに保存している場合は注意が必要です。
フォームの回答には、名前、メールアドレス、電話番号、問い合わせ内容などが含まれることがあります。
回答表や名簿を共有する場合は、必要な人だけをメールアドレスで招待し、「制限付き」で共有する方が安心です。
複数人で更新するならコピーではなく同じファイルを共有する
複数人で同じ表を更新したい場合は、コピーを配るよりも、同じGoogleスプレッドシートを共有する方が分かりやすいです。
コピーを作ってそれぞれに渡すと、人によって別々のファイルを編集することになります。
その場合、あとから内容をまとめる手間がかかったり、どれが最新版か分からなくなったりすることがあります。
一方で、同じGoogleスプレッドシートを共有すれば、複数人が同じファイルを確認・更新できます。
予定表、管理表、チェック表など、常に最新の状態を共有したいものは、同じファイルを共有する方法が向いています。
ただし、相手に元のファイルを編集されたくない場合は、コピーを作成して渡す方法もあります。
「共同で更新したいのか」「別ファイルとして渡したいのか」で使い分けるとよいでしょう。
編集履歴が残るので、誰が変更したか確認しやすい
Googleスプレッドシートでは、変更履歴を確認できます。
そのため、誰がいつ変更したのかを確認したい場合にも便利です。
たとえば、複数人で管理表を更新していると、
- 誰が入力したのか分からない
- いつ内容が変わったのか確認したい
- 間違って消された内容を確認したい
ということがあります。
このような場合、編集履歴を確認すると、変更内容をたどれることがあります。
ただし、共有方法やログイン状態によっては、編集者が匿名のように表示される場合もあります。
誰が編集したかを分かりやすくしたい場合は、リンク共有で広く開くよりも、相手のGoogleアカウントを確認して共有する方が管理しやすくなります。
編集履歴については、別の記事で詳しく紹介します。
保護されたシートや範囲があると、編集者でも編集できない場合がある
Googleスプレッドシートでは、特定のシートやセル範囲を保護できる場合があります。
この設定がされていると、ファイル全体の権限が「編集者」でも、一部のセルやシートを編集できないことがあります。
たとえば、次のようなケースです。
- 一部の列だけ編集できない
- 特定のシートだけ入力できない
- 管理者以外は修正できない範囲がある
- 誤入力を防ぐために保護されているセルがある
この場合、共有権限そのものではなく、スプレッドシート内の保護設定が原因になっていることがあります。
相手が編集者なのに一部だけ編集できない場合は、シートや範囲の保護設定も確認してみましょう。
共有できないときに確認すること
Googleスプレッドシートを共有したのに相手が開けない、編集できない場合は、次の点を確認しましょう。
- 共有先のメールアドレスが正しいか
- 相手が正しいGoogleアカウントで開いているか
- 権限が「閲覧者」になっていないか
- 共有範囲が「制限付き」のままになっていないか
- 会社や学校アカウントの制限がないか
- 保護されたシートや範囲がないか
特に多いのは、別のGoogleアカウントで開いている場合です。
たとえば、仕事用アカウントに共有されたファイルを、個人用アカウントで開こうとしていると、アクセスできないことがあります。
また、相手に編集してもらいたい場合は、「閲覧者」ではなく「編集者」になっているかを確認しましょう。
共有できない原因と対処法については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートが共有できない原因と対処法｜初心者向けチェックリスト付き
小さい会社やグループで使うときの考え方
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleスプレッドシートを使う場合は、便利さだけでなく、管理のしやすさも考えることが大切です。
特に、次のようなファイルは注意が必要です。
- 名簿
- 会計表
- 申込者一覧
- 問い合わせ対応表
- 社内の管理表
- Googleフォームの回答結果
これらのファイルは、リンク共有で広く開くよりも、必要な人だけをメールアドレスで招待する方が安心です。
また、編集できる人を増やしすぎると、誤って内容が変更されたり、削除されたりする可能性があります。
小さい組織で使う場合は、次のようなルールを決めておくと管理しやすくなります。
- 見るだけの人は閲覧者にする
- 入力する人だけ編集者にする
- 名簿や回答表は制限付きで共有する
- 共有リンクを安易に転送しない
- 管理者や担当者を決めておく
- 退職・異動・担当変更があったら共有権限を見直す
Googleスプレッドシートは手軽に共有できますが、使う人が増えるほど、誰が見られるのか、誰が編集できるのかを確認しておくことが大切です。
まとめ
Googleスプレッドシートは、メールアドレスを指定したり、共有リンクを送ったりすることで、他の人と同じ表を確認・編集できます。
共有するときは、まず次の点を確認しましょう。
- 誰に共有するのか
- 見てもらうだけなのか、入力や編集もしてもらうのか
- 個人情報や重要な情報が含まれていないか
- メールアドレスで招待するのか、リンク共有にするのか
- 権限を「閲覧者」「コメント可」「編集者」のどれにするのか
相手に表へ入力してもらう場合は「編集者」にします。
見るだけでよい場合は「閲覧者」で問題ありません。
名簿、回答表、管理表などは、リンク共有にすると意図しない人に見られる可能性があるため、必要な人だけに共有する方が安心です。
また、複数人で更新する表は、コピーを配るよりも、同じGoogleスプレッドシートを共有する方が分かりやすいです。
共有したのに相手が開けない、編集できない場合は、メールアドレス、Googleアカウント、権限、共有範囲、保護されたシートや範囲を確認してみましょう。
Googleスプレッドシートは便利な共有ツールですが、誰が見られるのか、誰が編集できるのかを確認しながら使うことが大切です。
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja - シートを保護する、非表示にする、編集する
https://support.google.com/docs/answer/1218656?hl=ja
