Googleスプレッドシートとは？Web版Excel・デスクトップ版Excelとの違いを初心者向けに解説

「Googleスプレッドシートという名前を聞くけれど、Excelとは何が違うの？」

「無料で使えるWeb版Excelもあるなら、どれを選べばよいの？」

そんな疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

表や名簿、家計簿、売上表などを作るとき、よく使われるのが表計算ソフトです。

代表的なものには、

Googleスプレッドシート
Web版Excel
デスクトップ版Excel

があります。

どれも表を作ったり、数値を計算したりできますが、使い方や得意なことには違いがあります。

簡単にいうと、

Googleスプレッドシート：Googleサービスとの連携や共同作業に向いている
Web版Excel：Excel形式を保ちながら、ブラウザで基本作業や共同編集ができる
デスクトップ版Excel：高度な集計や業務利用に向いている

という違いがあります。

この記事では、Googleスプレッドシートとは何か、Web版Excel・デスクトップ版Excelとの違い、それぞれがどのような人に向いているのかを初心者向けに解説します。

Googleスプレッドシートとは？
Googleスプレッドシートでできること
Googleスプレッドシートの便利なところ
ExcelにはWeb版とデスクトップ版がある
Web版Excelとは？
デスクトップ版Excelとは？
GoogleスプレッドシートとWeb版Excelには共通点も多い
Googleスプレッドシート・Web版Excel・デスクトップ版Excelの違い
GoogleスプレッドシートとWeb版Excelは何が違う？
Googleスプレッドシートとデスクトップ版Excelは何が違う？
ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開ける？
関数はExcelと同じように使える？
マクロやVBAは使える？
どれを選べばよい？
無料ならGoogleスプレッドシートとWeb版Excelのどちらがよい？
Googleスプレッドシートを使うときの注意点
GoogleスプレッドシートとExcelは使い分けてもよい
まとめ
参考にした公式情報

Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートは、Googleが提供している表計算サービスです。

表を作成したり、数値を計算したり、グラフを作ったりできます。

パソコンでは、基本的にWebブラウザから利用します。

Googleアカウントがあれば、個人でも無料で作成できます。

作成したファイルは、Googleドライブに保存されます。

パソコンへ専用ソフトをインストールしなくても、Googleアカウントでログインすれば利用できるのが特徴です。

スマートフォンやタブレットでは、Googleスプレッドシートのアプリから閲覧や編集ができます。

Googleスプレッドシートでできること

Googleスプレッドシートでは、主に次のようなことができます。

表や一覧表を作る
数式や関数で計算する
グラフを作る
データを並べ替える
条件に合うデータを絞り込む
複数人で同時に編集する
コメントを付ける
変更履歴を確認する
Excelファイルを開いて編集する
PDFやExcel形式でダウンロードする

家計簿や住所録のような個人利用だけでなく、仕事の予定表、売上管理、アンケート結果の集計などにも使えます。

Googleスプレッドシートの便利なところ

無料で利用できる

個人向けのGoogleアカウントがあれば、基本的な機能を無料で利用できます。

表計算ソフトを新しく購入しなくても、Webブラウザから始められます。

ただし、Googleドライブ、Gmail、Googleフォトなどで共用する保存容量には上限があります。

自動で保存される

Googleスプレッドシートでは、編集内容が自動的にGoogleドライブへ保存されます。

そのため、作業の途中で何度も「上書き保存」を押す必要はありません。

パソコンの調子が悪くなったり、誤って画面を閉じたりした場合も、保存済みのところから作業を再開しやすくなります。

ただし、通信状態が不安定な場合などは、保存状況の表示を確認しておくと安心です。

複数人で同時に編集できる

Googleスプレッドシートは、Googleドライブを使った共有や共同編集を、分かりやすく始められるのが特徴です。

ひとつの表を複数人で開き、同時に入力や修正ができます。

たとえば、

参加者名簿を複数人で更新する
当番表をみんなで確認する
売上や在庫の状況を共有する
イベントの予定を共同で管理する

といった使い方ができます。

メールでファイルを何度も送り合わなくても、同じファイルを共有して使えます。

変更履歴を確認できる

誰が、いつ、どのように編集したのかを変更履歴から確認できます。

誤って内容を書き換えてしまった場合も、以前の状態へ戻せることがあります。

複数人で使う表では、「どこが変わったのか分からない」というときにも役立ちます。

パソコンやスマートフォンから使える

Googleアカウントでログインすれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなどから同じファイルを開けます。

自宅のパソコンで作った表を外出先のスマートフォンで確認する、といった使い方もできます。

ただし、画面の小さいスマートフォンでは、複雑な表の編集がしにくいことがあります。

スマートフォンは確認や簡単な入力、パソコンは本格的な作成というように使い分けると便利です。

インターネットにつながらないときも使える

Googleスプレッドシートは主にオンラインで使うサービスですが、あらかじめオフライン設定をしておけば、インターネットにつながっていないときも閲覧や編集ができます。

再びインターネットへ接続すると、編集内容が同期されます。

ただし、オフラインで利用するには事前の設定が必要です。

また、共同編集や相手の変更内容の確認など、インターネット接続が必要な機能もあります。

ExcelにはWeb版とデスクトップ版がある

「Excel」と聞くと、パソコンにインストールして使うソフトを思い浮かべる方が多いかもしれません。

しかし現在のExcelには、大きく分けて次の2種類があります。

Web版Excel
デスクトップ版Excel

どちらもMicrosoftが提供していますが、利用方法や使える機能が異なります。

Web版Excelとは？

Web版Excelは、Webブラウザから使えるExcelです。

Microsoftアカウントがあれば、基本的な機能を無料で利用できます。

作成したファイルは、主にMicrosoftのオンラインストレージであるOneDriveへ保存されます。

OneDriveに保存してWeb版Excelで編集した内容は、基本的に自動保存されます。OneDrive上で編集した内容は、基本的に自動で保存されます。

ソフトをインストールしなくても、

表の作成
数式や関数の入力
基本的な書式設定
グラフの作成
ファイルの共有
複数人での共同編集

などができます。

画面や操作方法はExcelに近いため、普段Excelを使っている人にはなじみやすいでしょう。

デスクトップ版Excelとは？

デスクトップ版Excelは、パソコンへインストールして使うExcelです。

Microsoft 365の契約や、買い切り版のOfficeなどを通じて利用します。

Web版Excelよりも多くの機能を利用でき、

大量のデータを扱う
複雑な関数を使う
高度なグラフや分析を行う
ピボットテーブルを細かく設定する
外部のデータを取り込む
マクロやVBAで作業を自動化する

といった用途に向いています。

会社や仕事で使われているExcelファイルの中には、デスクトップ版でなければ十分に編集できないものもあります。

GoogleスプレッドシートとWeb版Excelには共通点も多い

GoogleスプレッドシートとWeb版Excelは、提供している会社や保存先は異なりますが、使い方には多くの共通点があります。

どちらも、

Webブラウザから利用できる
基本的な表の作成や計算ができる
編集内容がオンラインへ自動保存される
複数人で同じファイルを共同編集できる
共有リンクを使って相手に見せられる
パソコンへ専用ソフトをインストールしなくても使える
パソコンやスマートフォンなどからファイルを確認できる

といった特徴があります。

そのため、簡単な表を作ったり、複数人でひとつの表を共有したりするだけであれば、どちらでも対応できる場合があります。

主な違いは、使っているアカウント、保存場所、操作画面、Excelファイルとの相性などです。

Googleスプレッドシート・Web版Excel・デスクトップ版Excelの違い

3つの主な違いを整理すると、次のようになります。

比較項目	Googleスプレッドシート	Web版Excel	デスクトップ版Excel
提供元	Google	Microsoft	Microsoft
主な利用場所	Webブラウザ、アプリ	Webブラウザ	パソコンにインストール
基本料金	個人利用は無料	基本機能は無料	原則として有料
保存場所	Googleドライブ	OneDrive	パソコン、OneDriveなど
自動保存	基本的に自動保存	OneDrive上では自動保存	保存場所や設定による
共同編集	Googleドライブ上で可能	OneDrive上で可能	OneDriveなどに保存すれば可能
オフライン利用	事前設定が必要	基本的にオンライン向け	利用しやすい
Excelファイル	開く・編集・Excel形式で保存可能（一部制限あり）	標準形式として利用	標準形式として利用
高度な集計・分析	日常的な用途に対応	一部の高度な機能に制限	最も充実している
マクロ・VBA	VBAは利用不可	VBAの作成・実行は不可	利用可能
向いている用途	共有、共同作業、日常的な表	無料でのExcel作業、共同編集	業務、高度な分析、複雑なファイル

※利用できる機能は、契約プラン、端末、ブラウザ、ファイルの内容などによって異なる場合があります。

GoogleスプレッドシートとWeb版Excelは何が違う？

GoogleスプレッドシートとWeb版Excelは、どちらもWebブラウザから利用でき、基本的な機能を無料で使えます。

そのため、違いが分かりにくいかもしれません。

大きな違いは、利用するサービスとファイルの保存先です。

Googleのサービスをよく使うならGoogleスプレッドシート

GmailやGoogleドライブ、Googleフォームなどを普段から使っている場合は、Googleスプレッドシートが使いやすいでしょう。

Googleフォームで集めた回答を、そのままGoogleスプレッドシートへ保存して集計することもできます。

共有設定や共同編集も、Googleドライブの仕組みを使って行います。

Microsoftのサービスをよく使うならWeb版Excel

OneDriveやOutlook、Microsoft Teamsなどを使っている場合は、Web版Excelがなじみやすいでしょう。

Excel形式のファイルをそのまま使いながら、Webブラウザで編集や共有ができます。

仕事の相手からExcelファイルを受け取ることが多い場合も、Web版Excelの方が扱いやすいことがあります。

操作画面にも違いがある

GoogleスプレッドシートとWeb版Excelは、似ている部分も多いですが、メニューの場所や名称、関数の入力方法、書式設定などに違いがあります。

Excelに慣れている人はWeb版Excelの方が入りやすく、Googleサービスに慣れている人はGoogleスプレッドシートの方が分かりやすいかもしれません。

Googleスプレッドシートとデスクトップ版Excelは何が違う？

Googleスプレッドシートは、Web上での共有や共同編集に向いています。

一方、デスクトップ版Excelは、複雑な表計算や大量データの処理、高度な業務利用に強みがあります。

GoogleスプレッドシートはGoogleドライブから共有しやすい

Googleスプレッドシートでは、Googleドライブの共有設定を使って、同じ表を複数人で編集できます。

共有リンクを送る方法と、相手のメールアドレスを指定する方法があり、誰がどこを編集しているかも画面上で確認できます。

高度な機能はデスクトップ版Excelが充実している

複雑な分析、大量のデータ、マクロやVBA、外部データとの連携などでは、デスクトップ版Excelの方が向いています。

会社で長年使用しているExcelファイルには、マクロや特殊な書式、外部データへの接続などが設定されていることがあります。

そのようなファイルをGoogleスプレッドシートへ移すと、一部の機能やレイアウトが正しく再現されない場合があります。

インターネットなしで使うならデスクトップ版Excelが分かりやすい

Googleスプレッドシートにもオフライン機能はありますが、事前設定が必要です。

デスクトップ版Excelは、パソコン内に保存したファイルであれば、インターネットにつながっていない状態でも作成や編集ができます。

インターネット環境が不安定な場所で作業することが多い場合は、デスクトップ版Excelの方が安心なことがあります。

ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開ける？

Googleスプレッドシートでは、Excel形式のファイルを開いて編集できます。

主に使われるExcelファイルの拡張子には、次のようなものがあります。

.xlsx：一般的なExcelファイル
.xls：以前の形式で作成されたExcelファイル
.xlsm：マクロを含むことができるExcelファイル

Googleスプレッドシートでは、これらのExcelファイルを開ける場合があります。

ただし、.xlsmを開いても、ExcelのVBAマクロがGoogleスプレッドシート上でそのまま動くわけではありません。

ExcelファイルをGoogleドライブへアップロードし、そのまま編集したり、Googleスプレッドシート形式へ変換したりできます。

また、Googleスプレッドシートで作成した表を、Excel形式でダウンロードすることもできます。

ただし、複雑な書式、特殊な関数、マクロ、外部データとの接続などは、正しく引き継がれない場合があります。

重要なExcelファイルを扱うときは、元のファイルを残したままコピーで試すと安心です。

関数はExcelと同じように使える？

Googleスプレッドシートでも、Excelと同じように関数を使えます。

たとえば、

SUM：合計する
AVERAGE：平均を求める
IF：条件によって結果を変える
COUNT：数値が入ったセルを数える
VLOOKUP：表からデータを探す

など、よく使われる関数の多くは共通しています。

ただし、すべての関数が同じではありません。

Googleスプレッドシートにしかない関数や、Excelにしかない関数もあります。

また、同じ名前の関数でも、利用できる機能や動作に違いがある場合があります。

複雑な数式を含むファイルを移すときは、計算結果が正しいか確認しましょう。

マクロやVBAは使える？

Googleスプレッドシートでは、ExcelのVBAをそのまま使うことはできません。

Googleスプレッドシートには、Google Apps Scriptという自動化の仕組みがあります。

どちらも作業を自動化するために使えますが、別の仕組みです。

そのため、VBAを使って作られたExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開いても、VBAの処理はそのまま動きません。

Web版Excelでも、VBAマクロの作成や実行には制限があります。

マクロやVBAを使う必要がある場合は、基本的にデスクトップ版Excelが向いています。

どれを選べばよい？

Googleスプレッドシートが向いている人

次のような場合は、Googleスプレッドシートが使いやすいでしょう。

無料で表計算を始めたい
GmailやGoogleドライブを使っている
複数人で同じ表を編集したい
パソコンやスマートフォンから確認したい
Googleフォームの回答を集計したい
自動保存や変更履歴を活用したい

個人の家計簿、名簿、簡単な売上管理、共同作業などであれば、十分に対応できます。

Web版Excelが向いている人

次のような場合は、Web版Excelが便利です。

無料でExcelを使いたい
Excel形式をそのまま扱いたい
OneDriveを使っている
Excelに近い操作画面を使いたい
基本的な表作成や共同編集ができればよい
パソコンやスマートフォンから確認したい
パソコンへソフトをインストールしたくない

基本的な表の作成や確認、共同編集が中心であれば、Web版Excelが使いやすいこともあります。

デスクトップ版Excelが向いている人

次のような場合は、デスクトップ版Excelが向いています。

仕事で本格的なExcelファイルを扱う
大量のデータを集計する
複雑な関数や高度な分析を使う
マクロやVBAを使う
インターネットなしでも作業したい
複雑な書式や機能を含むExcelファイルを、できるだけ元の状態に近いまま編集したい

会社から指定されたExcelファイルを扱う場合は、デスクトップ版Excelが必要になることもあります。

無料ならGoogleスプレッドシートとWeb版Excelのどちらがよい？

どちらも無料で基本的な表計算ができるため、普段使っているサービスで選ぶのが分かりやすいでしょう。

Googleのサービスをよく使い、共有や共同編集を重視するなら、Googleスプレッドシートが便利です。

Microsoftのサービスをよく使い、Excel形式を中心に扱うなら、Web版Excelが使いやすいでしょう。

どちらか一方だけに決める必要はありません。

普段の共同作業はGoogleスプレッドシート、相手から届いたExcelファイルはWeb版Excelやデスクトップ版Excelというように、用途によって使い分ける方法もあります。

Googleスプレッドシートを使うときの注意点

共有設定を確認する

Googleスプレッドシートは簡単に共有できますが、設定によっては意図しない相手が閲覧・編集できる可能性があります。

共有するときは、

閲覧者
閲覧者（コメント可）
編集者

のどれを相手に付与するのか確認しましょう。

複数のGoogleアカウントに注意する

仕事用と個人用など、複数のGoogleアカウントを使っていると、どのアカウントでファイルを作成したか分からなくなることがあります。

ファイルが見つからない場合は、現在ログインしているアカウントを確認しましょう。

関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順

Excelとの互換性は完全ではない

GoogleスプレッドシートはExcelファイルを扱えますが、すべての機能や書式が完全に同じになるわけではありません。

特に、

マクロやVBA
複雑な関数
特殊なグラフ
外部データとの接続
細かな印刷設定
複雑なレイアウト

が含まれる場合は注意が必要です。

重要なファイルは元データを残し、変換後の表示や計算結果を確認しましょう。

GoogleスプレッドシートとExcelは使い分けてもよい

GoogleスプレッドシートとExcelは、どちらか一方が必ず優れているというものではありません。

共有や共同編集ではGoogleスプレッドシートが便利なことがあります。

一方、複雑な集計やマクロ、会社指定のファイルでは、デスクトップ版Excelが必要になることがあります。

Web版Excelは、Excel形式を使いながら、ブラウザで基本的な作業や共同編集をしたいときに便利です。

目的に応じて、

みんなで共有する表：Googleスプレッドシート
簡単なExcelファイルの確認・編集：Web版Excel
複雑な計算や業務ファイル：デスクトップ版Excel

と使い分けると分かりやすいでしょう。

まとめ

Googleスプレッドシートは、Googleが提供するオンラインの表計算サービスです。

Googleアカウントがあれば、個人でも基本的な機能を無料で利用できます。

GoogleドライブやGoogleフォームなどとの連携がしやすく、自動保存や共同編集、変更履歴も利用できます。

一方、Excelには、Webブラウザで使えるWeb版Excelと、パソコンへインストールするデスクトップ版Excelがあります。

整理すると、

Googleスプレッドシート：共有や共同作業に向いている
Web版Excel：無料で基本的なExcel作業ができる
デスクトップ版Excel：高度な集計、分析、マクロなどに向いている

という違いがあります。

簡単な表や共同作業なら、GoogleスプレッドシートやWeb版Excelでも十分です。

複雑なExcelファイルやマクロを扱う場合は、デスクトップ版Excelが向いています。

どれを使うか迷ったときは、無料か有料かだけでなく、

誰と使うのか
どの形式で受け渡すのか
どのくらい複雑な計算をするのか
インターネットがない場所でも使うのか

を考えると選びやすくなります。

参考にした公式情報

この記事は、以下のGoogleおよびMicrosoftの公式情報を参考に作成しています。

Google Workspace「Googleスプレッドシート」
https://workspace.google.com/intl/ja/products/sheets/
Googleドキュメントエディタヘルプ「ExcelとGoogleスプレッドシートの両方を使用する」
https://support.google.com/docs/answer/9331167?hl=ja
Googleドキュメントエディタヘルプ「Googleのファイルをオフラインで使用する」
https://support.google.com/docs/answer/6388102?hl=ja
Microsoft「無料のMicrosoft 365 Online」
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Microsoftサポート「ブラウザーとExcelでのブックの使用の相違点」
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/ブラウザーと-excel-でのブックの使用の相違点-f0dc28ed-b85d-4e1d-be6d-5878005db3b6

※GoogleスプレッドシートやExcelの機能、料金、画面表示、利用条件は変更されることがあります。最新の情報は、それぞれの公式サイトでご確認ください。