「Googleドライブでファイルを共有したいけど、やり方がよく分からない……」
そんな方でも大丈夫です。
Googleドライブでは、写真やPDF、Word・Excelファイル、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、フォルダなどを、他の人と共有できます。
ただし、共有するときは、ただリンクを送ればよいわけではありません。
誰に共有するのか、見るだけでよいのか、編集もできるようにするのか、リンクを知っている人なら開ける設定にするのかを確認しておくことが大切です。
設定を間違えると、相手がファイルを開けなかったり、逆に必要以上に編集できる状態になってしまったりすることがあります。
この記事では、Googleドライブでファイルやフォルダを共有する基本手順と、共有するときに確認しておきたい注意点を初心者向けにわかりやすく紹介します。
GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの共有方法、共有権限の違い、アクセス権が必要ですと表示される場合の対処法についても、関連記事であわせて紹介します。
Googleドライブで共有できるもの
Googleドライブでは、さまざまなファイルやフォルダを他の人と共有できます。
たとえば、次のようなものを共有できます。
- 写真や画像ファイル
- PDFファイル
- WordやExcelなどのOfficeファイル
- Googleドキュメント
- Googleスプレッドシート
- Googleスライド
- フォルダ
Googleドライブの共有は、1つのファイルだけを相手に送ることもできますし、複数のファイルをまとめたフォルダごと共有することもできます。
たとえば、会議資料を1つだけ見てもらいたい場合はファイル共有、複数の資料をまとめて渡したい場合はフォルダ共有が便利です。
まずは、ファイル共有とフォルダ共有の違いを確認しておきましょう。
ファイル共有とフォルダ共有の違い
Googleドライブでは、ファイル単体を共有する方法と、フォルダごと共有する方法があります。
ファイルを共有する場合
特定のPDF、Word・Excelファイル、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなど、1つのファイルだけを共有したいときに向いています。
たとえば、会議資料を1つだけ確認してもらう場合や、申込書のPDFを相手に送る場合などです。
フォルダを共有する場合
複数のファイルをまとめて共有したい場合は、フォルダごと共有すると便利です。
フォルダを共有すると、そのフォルダ内に入っているファイルを共有相手が確認できます。
仕事の資料、イベント関係のファイルや資料など、複数のファイルをまとめて管理したい場合に向いています。
「1つだけ見せたいならファイル共有」「まとめて管理したいならフォルダ共有」と考えると分かりやすいでしょう。
Googleドライブでファイルを共有する方法
まずは、Googleドライブでファイルを共有する基本手順です。
- Googleドライブを開く
- 共有したいファイルを右クリックする
- 「共有」をクリックする
- 共有したい相手のメールアドレスを入力する
- 「閲覧者」「コメント可」「編集者」から権限を選ぶ
- 必要に応じてメッセージを入力する
- 「送信」をクリックする
これで、指定した相手にファイルを共有できます。
共有相手には通知メールが届き、そこからファイルを開けるようになります。
ただし、相手が別のGoogleアカウントで開いている場合や、共有先のメールアドレスが違っている場合は、ファイルを開けないことがあります。
共有するときは、相手が実際に使っているGoogleアカウントのメールアドレスを確認しておくと安心です。
Googleドライブでフォルダを共有する方法
複数のファイルをまとめて共有したい場合は、フォルダごと共有すると便利です。
手順は、ファイル共有とほぼ同じです。
- Googleドライブを開く
- 共有したいフォルダを右クリックする
- 「共有」をクリックする
- 共有したい相手のメールアドレスを入力する
- 権限を選ぶ
- 「送信」をクリックする
フォルダを共有すると、そのフォルダ内のファイルも共有相手が確認できるようになります。
たとえば、会議資料用のフォルダ、イベント資料用のフォルダ、PTAや自治会の資料フォルダなどを作って共有しておくと、関係者が必要な資料を確認しやすくなります。
ただし、フォルダ内にあとから追加したファイルも共有対象になる場合があります。
個人情報や関係のない資料をうっかり入れないように、共有用フォルダには必要なファイルだけを入れるようにしましょう。
共有するときに確認したい3つのポイント
Googleドライブでファイルやフォルダを共有するときは、次の3つを確認しておきましょう。
- 誰に共有するのか
- 相手に何をしてもらうのか
- どの範囲まで開けるようにするのか
特に大切なのは、「誰が開けるのか」と「何ができるのか」を分けて考えることです。
たとえば、共有相手をメールアドレスで指定するのか、リンクを知っている人が開けるようにするのかで、ファイルを開ける範囲が変わります。
また、共有相手を「閲覧者」にするのか、「コメント可」にするのか、「編集者」にするのかによって、相手ができる操作も変わります。
見るだけでよい相手に編集者の権限を付けてしまうと、ファイルの内容を変更される可能性があります。
逆に、入力や修正をしてもらいたい相手を閲覧者にしてしまうと、相手は見ることしかできません。
共有するときは、相手に何をしてもらいたいのかを考えて、共有範囲と権限を選ぶようにしましょう。
閲覧者・コメント可・編集者の違い
Googleドライブで共有するときは、共有相手にどこまで操作を許可するかを選べます。
主な権限は、次の3つです。
- 閲覧者：ファイルを見ることができます
- コメント可：ファイルを見て、コメントを付けることができます
- 編集者：ファイルの内容を変更できます
たとえば、資料を見てもらうだけなら「閲覧者」で十分です。
意見や確認コメントをもらいたい場合は「コメント可」を選びます。
共同で入力したり、内容を修正したりしてもらう場合は「編集者」にします。
ただし、「編集者」にすると、相手がファイルの内容を変更できるようになります。
大切なファイルを共有するときは、本当に編集権限が必要かどうかを確認してから設定しましょう。
権限の違いについて詳しくは、こちらの記事で解説しています。
関連記事：Googleドライブの共有権限の違い｜閲覧者・コメント可・編集者を初心者向けに解説
メールアドレスで招待する方法とリンク共有の違い
Googleドライブでは、相手のメールアドレスを指定して共有する方法のほかに、共有リンクを作成して送る方法もあります。
メールアドレスで招待する方法は、特定の相手だけに共有したい場合に向いています。
一方、共有リンクは、複数の人に同じファイルを案内したいときや、メール・チャット・LINEなどで手軽に送信したいときに便利です。
ただし、共有リンクを使う場合は、「制限付き」と「リンクを知っている人」の違いを確認しておくことが大切です。
「制限付き」の場合は、共有相手として追加された人だけがファイルを開けます。
一方、「リンクを知っている人」にすると、そのリンクを知っている人が、設定された権限の範囲でファイルを開けるようになります。
たとえば、リンクを受け取った人が別の人にそのURLを転送した場合、その人もファイルを見られる可能性があります。
そのため、名簿、会計資料、申込者情報、社内資料などを扱う場合は、安易にリンク共有を広げすぎない方が安心です。
個人情報や重要な情報を含むファイルは、基本的には「制限付き」にして、必要な人だけに共有するようにしましょう。
共有リンクを作成する方法
共有リンクを作成する基本手順は、次のとおりです。
- Googleドライブを開く
- 共有したいファイルまたはフォルダを右クリックする
- 「共有」をクリックする
- 共有範囲や権限を確認する
- 「リンクをコピー」をクリックする
- コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送る
リンクを送っただけでは相手が開けない場合は、共有範囲が「制限付き」になっていないか、相手のGoogleアカウントが共有先に入っているかを確認しましょう。
共有リンクとメール招待の違いは、Googleドライブを安全に使ううえで大切なポイントです。
共有を解除する方法
共有が不要になった場合は、あとから共有を解除できます。
共有を解除する方法は、大きく分けて次の2つです。
- 共有相手のアクセス権を削除する
- リンク共有を「制限付き」に戻す
特定の相手との共有を解除したい場合は、共有設定画面で、その人のアクセス権を削除します。
基本的な手順は次のとおりです。
- Googleドライブで共有中のファイルまたはフォルダを右クリックする
- 「共有」をクリックする
- 共有相手の権限を確認する
- 共有を解除したい相手のアクセス権を削除する
- 必要に応じて保存する
リンク共有を利用している場合は、「リンクを知っている人」や「リンクを知っている全員」になっている設定を「制限付き」に戻すことで、リンクから開けないようにできます。
仕事の資料、名簿、会計資料、申込者情報などは、共有が不要になった時点で設定を見直しておくと安心です。
共有できない・相手が開けないときの確認ポイント
Googleドライブで共有したはずなのに、相手がファイルを開けないことがあります。
その場合は、次の点を確認してみましょう。
- 共有先のメールアドレスが間違っていないか
- 相手が別のGoogleアカウントで開いていないか
- 共有範囲が「制限付き」になっていないか
- 相手に必要な権限が付いているか
- 会社や学校のGoogleアカウントで外部共有が制限されていないか
特に多いのは、共有されたGoogleアカウントとは別のアカウントで開いてしまい、「アクセス権が必要です」と表示されるケースです。
たとえば、仕事用アカウントに共有されたファイルを、個人用アカウントで開こうとしている場合などです。
この場合は、正しいGoogleアカウントに切り替えてから、もう一度ファイルを開いてみましょう。
「アクセス権が必要です」と表示される場合の詳しい対処法は、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブで「アクセス権が必要です」と出たときの対処法｜共有ファイルが開けない原因を解説
Googleスプレッドシートの共有で困った場合は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleスプレッドシートが共有できない原因と対処法｜初心者向けチェックリスト付き
どうしても共有できないときはコピーで渡す方法もある
メールアドレス、共有権限、ログイン中のGoogleアカウントを確認しても共有がうまくいかない場合は、コピーを作成して相手に渡す方法もあります。
元のファイルを直接共有するのではなく、コピーしたファイルを別のファイルとして共有する方法です。
この方法は、次のような場合に役立ちます。
- 一時的に資料を渡したい
- 元のファイルを変更されたくない
- 相手に別ファイルとして使ってもらいたい
- スプレッドシートやドキュメントを別アカウントで使いたい
ただし、コピーしたファイルは元のファイルとは別のものです。
元のファイルを更新しても、コピー先には自動では反映されません。
そのため、共同編集したい場合はコピーではなく、正しい共有設定で共有する方が向いています。
Googleスプレッドシートを別アカウントへ移したい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleスプレッドシートを別アカウントへ移動・コピーする方法｜所有者変更も解説
仕事やグループで共有するときの注意点
仕事やグループでGoogleドライブを使う場合は、共有できればそれで終わりではありません。
あとから困らないように、次の点も確認しておくと安心です。
- 誰がファイルの所有者なのか
- 誰が編集できるのか
- 共有相手を増やしすぎていないか
- 個人情報や重要な情報が入っていないか
- 担当者が変わったときに引き継げるか
特に、小さな会社、PTA、自治会、サークルなどでは、担当者が変わることがあります。
そのため、個人のGoogleアカウントだけに大事なファイルを置いておくと、あとで引き継ぎに困ることがあります。
また、名簿、会計資料、申込者情報、問い合わせ内容などを扱う場合は、必要な人だけが見られるように共有範囲を絞ることも大切です。
便利だからといって、すべてのファイルを「リンクを知っている人」に広げたり、全員を編集者にしたりするのは避けた方が安心です。
小さな組織やグループでGoogleアカウントを使うときの注意点については、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
関連記事：小さな組織やグループでGoogleアカウントを使うときの注意点｜共有と引き継ぎの考え方
まとめ
Googleドライブを使うと、ファイルやフォルダを他の人と簡単に共有できます。
1つの資料だけを見せたい場合はファイル共有、複数の資料をまとめて管理したい場合はフォルダ共有が便利です。
ただし、共有するときは、次のポイントを確認しておくことが大切です。
- 誰に共有するのか
- 相手に何をしてもらうのか
- 閲覧者・コメント可・編集者のどれにするのか
- 「制限付き」と「リンクを知っている人」をどう使い分けるのか
- 正しいGoogleアカウントで開ける状態になっているか
見るだけでよい相手に編集権限を付けてしまうと、ファイルの内容を変更される可能性があります。
また、リンク共有を広げすぎると、意図しない人がファイルを見られる状態になることもあります。
Googleドライブを共有するときは、便利さだけでなく、誰が開けるのか、何ができるのかを確認しながら設定するようにしましょう。
相手がファイルを開けない場合は、メールアドレス、共有範囲、権限、ログイン中のGoogleアカウントを確認してみてください。
小さな会社、PTA、自治会、サークルなどで使う場合は、担当者が変わったときの引き継ぎや、共有範囲の見直しも大切です。
基本の共有方法を押さえておけば、Googleドライブは仕事やグループ活動でも便利に使えます。
関連記事
- Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
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- 小さな組織やグループでGoogleアカウントを使うときの注意点｜共有と引き継ぎの考え方
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja
