「Googleドライブのファイルを共有したいけれど、相手がGoogleアカウントを持っていない……」
そんなとき、どうすればよいのでしょうか。
Googleドライブでは、共有設定によって、Googleアカウントがない人でもファイルを見られる場合があります。
一方で、制限付きで共有する場合や、相手に編集してもらいたい場合は、Googleアカウントが必要になることもあります。
ここで大切なのは、「見てもらうだけなのか」「編集してもらうのか」「重要な情報を含むのか」を分けて考えることです。
この記事では、Googleアカウントがない人とGoogleドライブを共有する方法と、注意しておきたいポイントを初心者向けにわかりやすく紹介します。
Googleドライブの基本的な共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有方法｜初心者でも迷わないファイル・フォルダ共有の手順と注意点
Googleアカウントがない人と共有できる？
Googleアカウントがない人とGoogleドライブのファイルを共有できるかどうかは、共有方法によって変わります。
シンプルに整理すると、次のように考えると分かりやすいです。
- 見てもらうだけなら、リンク共有で開ける場合がある
- 制限付きで共有する場合は、Googleアカウントが必要になる
- 編集してもらう場合は、Googleアカウントが必要になることが多い
- 個人情報や重要な資料は、リンク共有に注意が必要
つまり、Googleアカウントがない人に共有する場合は、何をしてもらいたいのかを先に決めることが大切です。
ただ見るだけでよいのか、コメントや編集までしてもらうのかによって、選ぶべき共有方法が変わります。
まず確認したい「Gmailがない」と「Googleアカウントがない」の違い
最初に確認しておきたいのが、「Gmailがない」と「Googleアカウントがない」は同じではない、という点です。
Googleアカウントというと、Gmailアドレスを思い浮かべる方も多いかもしれません。
しかし、GoogleアカウントはGmailアドレスでなくても作成できます。
たとえば、Yahooメール、会社のメールアドレス、プロバイダメールなどでも、そのメールアドレスを使ってGoogleアカウントを作成できます。
つまり、相手がGmailを使っていなくても、そのメールアドレスがGoogleアカウントとして使える状態になっていれば、Googleドライブの共有先として指定できます。
一方で、そのメールアドレスがGoogleアカウントとして使われていない場合は、制限付きの共有ではファイルを開けないことがあります。
この違いを押さえておくと、共有設定で迷いにくくなります。
見てもらうだけならリンク共有で開ける場合がある
Googleアカウントがない人にファイルを見てもらいたい場合、リンク共有を使う方法があります。
Googleドライブで共有リンクを作成し、「リンクを知っている人」が開ける設定にしておけば、閲覧だけであればGoogleアカウントなしでも見られる場合があります。
たとえば、次のような資料であれば、リンク共有が向いていることがあります。
- 一般的な案内資料
- イベントのお知らせ
- チラシやPDF
- 公開しても問題ない説明資料
- 多くの人に見てもらいたい資料
リンク共有は、メールやチャット、LINEなどでURLを送れるので便利です。
ただし、リンクを知っている人が開ける設定にすると、そのURLが転送された場合に、意図しない人が見られる可能性があります。
そのため、誰に見られても問題ない資料かどうかを確認してから使うことが大切です。
制限付きで共有する場合はGoogleアカウントが必要
Googleドライブで「制限付き」にして共有する場合は、共有先として指定されたGoogleアカウントだけがファイルを開けます。
シンプルに考えると、「制限付き」はGoogleアカウントを持っている人向けの共有方法です。
相手のメールアドレスがGmailである必要はありません。
Yahooメールや会社のメールアドレスでも、そのメールアドレスがGoogleアカウントとして使える状態になっていれば、共有先として指定できます。
ただし、相手がGoogleアカウントを持っていない場合は、基本的にはファイルを開けません。
その場合は、相手にGoogleアカウントを作成してもらう必要があります。
名簿、会計資料、申込者情報、社内資料など、見られる人をきちんと管理したいファイルは、制限付きで共有する方が安心です。
編集してもらう場合はGoogleアカウントが必要になることが多い
相手にファイルを見てもらうだけでなく、編集してもらいたい場合は注意が必要です。
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを共同編集する場合、基本的にはGoogleアカウントでログインして使うことを前提に考えた方が安全です。
誰が編集したのかを確認したい場合や、あとから編集履歴を見たい場合も、Googleアカウントで共有した方が管理しやすくなります。
たとえば、次のような場合です。
- スプレッドシートに入力してもらう
- Googleドキュメントを一緒に修正する
- 予定表を複数人で更新する
- 申込者リストを担当者が編集する
- 仕事の管理表を共同で使う
このような場合は、リンク共有で広く開くよりも、相手のGoogleアカウントを確認して、メールアドレスで招待する方法が向いています。
権限の違いについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有権限の違い｜閲覧者・コメント可・編集者を初心者向けに解説
個人情報や重要な資料はリンク共有に注意
Googleアカウントがない人に見てもらえるからといって、何でもリンク共有にするのは注意が必要です。
「リンクを知っている人」に設定すると、URLを知っている人がファイルを開ける状態になります。
たとえば、Aさんに送ったリンクをAさんがBさんに転送した場合、設定によってはBさんもファイルを見られる可能性があります。
特に、次のようなファイルは注意しましょう。
- 名簿
- 会計資料
- 申込者リスト
- 問い合わせ内容
- 社内資料
- 個人情報を含むフォームの回答結果
- 仕事の管理表
これらのファイルは、リンク共有ではなく、必要な人だけをメールアドレスで招待する方が安心です。
相手がGoogleアカウントを持っていない場合は、Googleアカウントを作成してもらうことも検討しましょう。
Googleアカウントを作ってもらう方法もある
重要な資料を共有する場合や、相手に編集してもらいたい場合は、相手にGoogleアカウントを作成してもらう方法もあります。
このとき、相手がGmailを新しく作る必要はありません。
すでに使っているメールアドレスを使って、Googleアカウントを作成することもできます。
たとえば、会社のメールアドレスやYahooメールなどを使ってGoogleアカウントを作れば、そのメールアドレスを共有先として指定できます。
Googleアカウントを作ってもらうと、次のようなメリットがあります。
- 制限付きで共有できる
- 誰に共有しているか確認しやすい
- 編集者や閲覧者などの権限を管理しやすい
- 共有を解除しやすい
- 編集履歴を確認しやすい
特に、仕事やグループ活動で継続的にGoogleドライブを使う場合は、Googleアカウントを用意してもらった方が管理しやすくなります。
ビジター共有という方法もあるが、使えるとは限らない
Google Workspaceでは、組織の設定によって、Googleアカウントを持っていない相手を「ビジター」として招待できる場合があります。
ビジター共有を使うと、Googleアカウントを持っていない相手でも、本人確認をしながらファイルを閲覧・コメント・編集できる場合があります。
ただし、これはGoogle Workspaceの管理者設定に左右されます。
無料の個人用Googleアカウントで、いつでも使える機能として考えない方が安全です。
小さい会社や団体で無料Googleアカウントを使っている場合は、まず次のどちらかで考えると分かりやすいです。
- 見てもらうだけなら、リンク共有
- 管理したい資料や編集が必要な資料は、Googleアカウントを作ってもらって制限付きで共有
このように整理しておくと、迷いにくくなります。
共有できない・アクセス権が必要ですと出る場合
Googleアカウントがない人と共有しようとすると、相手がファイルを開けないことがあります。
たとえば、次のようなケースです。
- 制限付きのままリンクだけを送っている
- 相手のメールアドレスがGoogleアカウントとして使われていない
- 相手が別のGoogleアカウントで開いている
- 共有先のメールアドレスを間違えている
- 会社や学校のGoogleアカウントで外部共有が制限されている
特に多いのは、「制限付き」のままリンクだけを送ってしまうケースです。
この場合、リンクを受け取っただけではファイルを開けません。
共有先として指定されたGoogleアカウントでログインしている必要があります。
相手に「アクセス権が必要です」と表示される場合は、共有範囲や共有先のメールアドレスを確認しましょう。
詳しい対処法はこちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブで「アクセス権が必要です」と出たときの対処法｜共有ファイルが開けない原因を解説
Googleスプレッドシートの共有で困った場合は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleスプレッドシートが共有できない原因と対処法｜初心者向けチェックリスト付き
小さい会社やグループで外部の人と共有するときの考え方
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどで外部の人とGoogleドライブを共有する場合は、便利さだけで判断しないことが大切です。
相手がGoogleアカウントを持っていない場合、リンク共有にすれば見てもらえる場合があります。
しかし、リンク共有は誰にURLが渡っているのか分かりにくくなることがあります。
そのため、次のように使い分けるとよいでしょう。
- 公開しても問題ない資料：リンク共有でも可
- 一時的な案内資料：リンク共有でも可
- 名簿や会計資料：制限付きで共有
- 申込者情報や問い合わせ内容：制限付きで共有
- 共同編集が必要な資料：Googleアカウントを確認してメール招待
外部の相手に見てもらうだけならリンク共有が便利です。
ただし、管理したい資料や重要な情報を含むファイルでは、相手にGoogleアカウントを作成してもらい、制限付きで共有する方が安心です。
まとめ
Googleアカウントがない人とGoogleドライブを共有できるかどうかは、共有方法によって変わります。
見てもらうだけであれば、リンク共有で開ける場合があります。
一方で、「制限付き」で共有する場合は、共有先として指定されたGoogleアカウントが必要です。
また、相手に編集してもらいたい場合や、誰が編集したのかを管理したい場合も、Googleアカウントを使って共有する方が安心です。
Googleアカウントがない人と共有するときは、次のように考えると分かりやすいです。
- 見てもらうだけの資料：リンク共有を検討する
- 個人情報や重要な資料：制限付きで共有する
- 編集してもらう資料：Googleアカウントを確認する
- 継続的に使う資料：メールアドレスで招待して管理する
リンク共有は便利ですが、URLが転送されると意図しない人に見られる可能性があります。
大事な資料を共有するときは、便利さだけでなく、誰が見られるのか、誰が編集できるのかを確認してから設定するようにしましょう。
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja - ファイルを Google 以外のアカウントと共有する
https://support.google.com/drive/answer/6033939?hl=ja - ドキュメントをビジターと共有する
https://support.google.com/drive/answer/9195194?hl=ja
