「Googleドライブで共有するとき、リンクを送ればいいの？ それともメールアドレスで招待した方がいいの？」
そんなふうに迷ったことはありませんか。
Googleドライブでは、ファイルやフォルダを共有するときに、大きく分けて2つの方法があります。
1つは、相手のメールアドレスを指定して共有する方法です。
もう1つは、共有リンクを作成して、そのURLを相手に送る方法です。
どちらも便利な共有方法ですが、使い方を間違えると、相手がファイルを開けなかったり、必要以上に広い範囲に見られる状態になったりすることがあります。
特に、小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleドライブを使う場合は、「誰に共有したのか」をあとから確認できることが大切です。
この記事では、Googleドライブのリンク共有とメール招待の違いを、初心者向けにわかりやすく整理します。
Googleドライブの基本的な共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有方法｜初心者でも迷わないファイル・フォルダ共有の手順と注意点
Googleドライブの共有には2つの方法がある
Googleドライブでファイルやフォルダを共有する方法には、主に次の2つがあります。
- メールアドレスで招待する方法
- 共有リンクを作成して送る方法
メールアドレスで招待する方法は、特定の相手を指定して共有する方法です。
たとえば、Aさん、Bさん、Cさんにだけ見てもらいたい場合、それぞれのメールアドレスを入力して共有します。
一方、共有リンクは、ファイルやフォルダのURLを作成して、そのリンクを相手に送る方法です。
メール、チャット、LINEなどでURLを送れるため、複数人に案内したいときに便利です。
ただし、リンク共有を使う場合は、「そのリンクを知っている人が開ける設定なのか」「指定された人だけが開ける設定なのか」を確認しておく必要があります。
メールアドレスで招待する方法とは？
メールアドレスで招待する方法は、共有したい相手のメールアドレスを指定して、Googleドライブのファイルやフォルダを共有する方法です。
基本的な流れは、次のようになります。
- Googleドライブで共有したいファイルやフォルダを選ぶ
- 「共有」を開く
- 共有したい相手のメールアドレスを入力する
- 閲覧者・コメント可・編集者などの権限を選ぶ
- 「送信」をクリックする
この方法では、共有した相手が一覧で確認できます。
そのため、あとから「誰に共有しているのか」「誰が編集できるのか」を確認しやすいのが特徴です。
仕事の資料、名簿、会計表、申込者リスト、社内資料など、共有相手を管理したいファイルでは、メールアドレスで招待する方法が向いています。
リンク共有とは？
リンク共有とは、GoogleドライブのファイルやフォルダのURLを作成して、そのリンクを相手に送る方法です。
たとえば、共有リンクをコピーして、メールやチャットに貼り付けて送ることができます。
複数の人に同じ資料を案内したいときや、説明資料を手軽に見てもらいたいときに便利です。
ただし、リンク共有では、共有範囲の設定に注意が必要です。
リンクを送っただけでは、相手が開けない場合もあります。
反対に、設定によっては、そのリンクを知っている人が開ける状態になることもあります。
そのため、リンク共有を使うときは、「制限付き」と「リンクを知っている人」の違いを理解しておくことが大切です。
「制限付き」と「リンクを知っている人」の違い
Googleドライブの共有では、リンクの扱いに関係する設定として、「制限付き」と「リンクを知っている人」があります。
「制限付き」の場合は、共有先として指定されたGoogleアカウントだけがファイルを開けます。
シンプルに考えると、「制限付き」はGoogleアカウントを持っている人向けの共有方法です。
相手のメールアドレスがGmailである必要はありません。
Yahooメールや会社のメールアドレスでも、そのメールアドレスがGoogleアカウントとして使える状態になっていれば、共有先として指定できます。
ただし、相手がGoogleアカウントを持っていない場合は、基本的にはファイルを開けません。その場合は、相手にGoogleアカウントを作成してもらう必要があります。
一方、「リンクを知っている人」にすると、そのリンクを知っている人が、設定された権限の範囲でファイルを開けるようになります。
閲覧だけであれば、Googleアカウントなしでも見られる場合があります。
たとえば、Aさんに送ったURLをAさんがBさんに転送した場合、設定によってはBさんもファイルを見られる可能性があります。
つまり、次のように考えると分かりやすいです。
- 制限付き：指定された人だけが開ける
- リンクを知っている人：リンクを知っている人が開ける
名簿、会計資料、申込者情報、社内資料などを扱う場合は、安易に「リンクを知っている人」にせず、「制限付き」にして必要な人だけに共有する方が安心です。
URLを転送されたら他の人も見られる？
リンク共有で特に気をつけたいのが、URLの転送です。
「リンクを知っている人」が開ける設定にしている場合、そのURLを受け取った人が別の人に転送すると、転送された人もファイルを見られる可能性があります。
もちろん、権限が「閲覧者」であれば見るだけですが、それでも本来見せる予定ではなかった人に見られることがあります。
一方、「制限付き」で共有している場合は、URLを知っているだけでは開けません。
共有先として指定されたGoogleアカウントでログインしている人だけが開けます。
そのため、誰に見せるかを管理したい場合は、リンク共有を広げるよりも、メールアドレスで招待する方法の方が安心です。
メール招待が向いている場面
メールアドレスで招待する方法は、共有相手をはっきり管理したい場合に向いています。
たとえば、次のような場面です。
- 仕事の資料を関係者だけに共有する
- 名簿や会計資料を担当者だけに共有する
- 申込者リストを限られた人だけで確認する
- 小さい会社で担当者ごとに編集権限を分ける
- PTA、自治会、サークルで役員だけに共有する
- 誰に共有しているかをあとから確認したい
メール招待では、共有設定画面で共有相手を確認できます。
そのため、あとから不要になった人の権限を外したり、閲覧者から編集者へ変更したりしやすくなります。
小さい会社や組織でGoogleドライブを使う場合は、まずメールアドレスで招待する方法を基本にすると管理しやすいです。
リンク共有が向いている場面
リンク共有は、広く案内したい資料や、一時的に多くの人へ知らせたい情報に向いています。
たとえば、次のような場面です。
- 一般的な案内資料を見てもらう
- イベントの説明資料を共有する
- チラシやPDFを複数人に送る
- 社内で閲覧用の資料を手軽に案内する
- チャットやLINEで資料のURLをすぐ送りたい
リンク共有は、メールアドレスを1件ずつ入力しなくてもよいので便利です。
ただし、重要な情報や個人情報を含むファイルには注意が必要です。
リンク共有を使う場合でも、共有範囲が広がりすぎていないか、権限が編集者になっていないかを確認しておきましょう。
個人情報や重要な資料はどちらが安心？
個人情報や重要な資料を扱う場合は、基本的にはメールアドレスで招待する方法の方が安心です。
理由は、誰に共有しているのかを確認しやすいからです。
特に、次のようなファイルは注意が必要です。
- 名簿
- 会計資料
- 申込者リスト
- 問い合わせ内容
- 社内資料
- 仕事の管理表
- 個人情報を含むフォームの回答結果
これらのファイルを「リンクを知っている人」にしてしまうと、リンクが転送された場合に、意図しない人が見られる可能性があります。
もちろん、リンク共有が必ず悪いわけではありません。
広く見てもらいたい資料には便利です。
ただし、誰に見られてもよい資料なのか、限られた人だけに見せたい資料なのかを分けて考えることが大切です。
小さい会社やグループではどちらがよい？
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleドライブを使う場合は、基本的にはメールアドレスで招待する方法をおすすめします。
理由は、共有相手を管理しやすいからです。
たとえば、担当者が変わったときに、誰がファイルを見られるのか、誰が編集できるのかを確認しやすくなります。
また、不要になった人の権限を外すこともできます。
リンク共有だけで運用していると、誰にURLが渡っているのか分かりにくくなることがあります。
特に、名簿、会計、申込者情報、仕事の管理表などは、共有相手を絞っておいた方が安心です。
一方で、案内文や説明資料など、広く見てもらっても問題ないものはリンク共有でも便利です。
つまり、次のように使い分けるとよいでしょう。
- 管理したい資料：メールアドレスで招待
- 広く見てもらいたい資料：リンク共有
- 個人情報を含む資料：制限付き＋メール招待
- 一時的な案内資料：リンク共有でも可
共有するときに確認したいポイント
Googleドライブで共有するときは、次の点を確認しておくと安心です。
- 誰に共有するのか
- メールアドレスは間違っていないか
- リンク共有にする必要があるのか
- 「制限付き」になっているか
- 「リンクを知っている人」になっているか
- 閲覧者・コメント可・編集者の権限は適切か
- 個人情報や重要な情報が含まれていないか
特に大切なのは、「誰が開けるのか」と「何ができるのか」を分けて考えることです。
「誰が開けるのか」は、メール招待やリンク共有の設定に関係します。
「何ができるのか」は、閲覧者・コメント可・編集者などの権限に関係します。
この2つを分けて確認すると、共有設定で迷いにくくなります。
権限の違いについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有権限の違い｜閲覧者・コメント可・編集者を初心者向けに解説
共有した相手が開けない場合
メールアドレスで招待したのに相手が開けない場合や、リンクを送ったのに「アクセス権が必要です」と表示される場合があります。
なお、相手がファイルを開こうとしたときに「アクセス権が必要です」と表示される場合、相手側からアクセス権をリクエストできることがあります。
相手が「アクセス権をリクエスト」を送ると、ファイルの所有者や管理できる人に通知が届きます。所有者側が承認すれば、相手はファイルを開けるようになります。
ただし、仕事やグループで使う場合は、相手からリクエストが来てから承認するよりも、最初から正しいメールアドレスを指定して共有しておく方が管理しやすく安心です。
その場合は、次の点を確認してみましょう。
- 共有先のメールアドレスが正しいか
- 相手が別のGoogleアカウントで開いていないか
- 共有範囲が「制限付き」になっていないか
- 相手に必要な権限が付いているか
- 会社や学校のGoogleアカウントで外部共有が制限されていないか
特に多いのは、共有されたGoogleアカウントとは違うアカウントで開いているケースです。
たとえば、仕事用アカウントに共有されたファイルを、個人用アカウントで開こうとしている場合です。
この場合は、正しいGoogleアカウントに切り替えてから開く必要があります。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
「アクセス権が必要です」と表示される場合の対処法は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleドライブで「アクセス権が必要です」と出たときの対処法｜共有ファイルが開けない原因を解説
まとめ
Googleドライブでファイルやフォルダを共有する方法には、メールアドレスで招待する方法と、共有リンクを送る方法があります。
メール招待は、特定の相手に共有したい場合に向いています。
誰に共有しているのかを確認しやすく、あとから権限を変更したり、共有を解除したりしやすいのが特徴です。
一方、リンク共有は、複数の人に同じ資料を案内したいときや、メール・チャット・LINEなどで手軽にURLを送りたいときに便利です。
ただし、「リンクを知っている人」にすると、URLが転送された場合に、意図しない人がファイルを見られる可能性があります。
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどで大事なファイルを共有する場合は、まずメールアドレスで招待する方法を基本にすると安心です。
広く見てもらいたい資料にはリンク共有を使い、個人情報や重要な情報を含む資料は「制限付き」にして必要な人だけに共有する。
このように使い分けることで、Googleドライブをより安全に活用できます。
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja
