Googleドライブで共有されたファイルを開こうとしたときに、
「アクセス権が必要です」
「アクセス権をリクエストしてください」
「権限が必要です」
と表示されて、ファイルを開けなかったことはありませんか。
Googleドライブやスプレッドシートを共有するときに、「共有したはずなのに相手が開けない」という場面は意外とよくあります。
仕事の資料など、共有ファイルを確認したいときにこの表示が出ると、少し焦ってしまいます。
でも、あわてなくて大丈夫です。
「アクセス権が必要です」と表示される場合、ファイルが消えたわけではなく、共有設定やログインしているGoogleアカウントが合っていないだけの場合があります。
この記事では、Googleドライブで「アクセス権が必要です」と出たときに確認したい原因と対処法を、初心者向けに整理します。
Googleドライブの共有方法については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
「アクセス権が必要です」とはどういう意味？
「アクセス権が必要です」とは、そのファイルを見る権限がない、または今ログインしているGoogleアカウントに権限がない状態を意味します。
Googleドライブのファイルは、作成した人や所有者が共有設定を決めます。
そのため、ファイル自体は存在していても、
- 自分のGoogleアカウントに共有されていない
- 別のGoogleアカウントで開いている
- 共有リンクが制限されている
- 閲覧や編集の権限が足りない
- 共有設定が変更された
といった場合は、ファイルを開けないことがあります。
つまり、「アクセス権が必要です」と出たからといって、必ずしも大きなトラブルとは限りません。
まずは、どのGoogleアカウントで開いているか、共有先が合っているかを確認しましょう。
原因1：違うGoogleアカウントで開いている
一番よくある原因は、違うGoogleアカウントで開いていることです。
たとえば、仕事用アカウントに共有されたファイルを、個人用アカウントで開こうとしている場合です。
- 個人用Gmail
- 仕事用Gmail
- 団体用アカウント
- 家族用に使っているアカウント
など、複数のGoogleアカウントを使っていると、別のアカウントで開いてしまうことがあります。
この場合、ファイルが消えたわけではありません。
共有されたGoogleアカウントで開き直せば、表示できることがあります。
確認することは、次のとおりです。
- 画面右上のアイコンを確認する
- 共有されたメールアドレスと、今ログインしているアカウントが同じか確認する
- 違う場合はGoogleアカウントを切り替える
- それでも開けない場合は、共有元に確認する
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
原因2：共有先のメールアドレスが違う
次に多いのが、共有先のメールアドレスが違っている場合です。
たとえば、共有してくれた人が、
- 個人用Gmailに共有したつもりだった
- 仕事用メールアドレスに共有していた
- 古いメールアドレスに共有していた
- 似たメールアドレスに間違えて共有していた
ということがあります。
Googleドライブの共有では、ファイルの所有者が指定したメールアドレスに権限が付きます。
そのため、自分が開こうとしているGoogleアカウントと、共有されたメールアドレスが違うと、アクセス権がない状態になります。
確認することは、次のとおりです。
- どのメールアドレスに共有されたのか確認する
- 自分がそのGoogleアカウントでログインしているか確認する
- 共有元に、正しいメールアドレスへ共有し直してもらう
相手に伝えるときは、次のように書くと分かりやすいです。
「アクセス権が必要です」と表示されて開けません。
お手数ですが、こちらのGoogleアカウントにも共有していただけますか。
共有先：〇〇@gmail.com
原因3：リンク共有がオフになっている
Googleドライブでは、特定の人だけに共有する方法と、リンクを知っている人が開けるようにする方法があります。
リンクを送ってもらったのに開けない場合は、リンク共有が制限されている可能性があります。
たとえば、共有設定が「制限付き」になっていると、リンクを知っていても、許可された人しか開けません。
この設定自体は悪いものではありません。
名簿、会計資料、申込者情報、社内資料などを扱う場合は、むしろ制限付きの方が安全です。
ただし、リンクを受け取った側からすると、「リンクがあるのに開けない」と感じることがあります。
確認することは、次のとおりです。
- 共有元に、リンク共有の設定を確認してもらう
- 自分のメールアドレスが共有先に入っているか確認してもらう
- 必要に応じて、リンクを知っている人が閲覧できる設定にしてもらう
Googleドライブの共有方法については、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleドライブの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
原因4：閲覧はできるが編集できない
ファイルを開けるけれど編集できない場合は、アクセス権が不足している可能性があります。
Googleドライブの共有では、主に次のような権限があります。
- 閲覧者：見るだけ
- コメント可：コメントはできる
- 編集者：内容を編集できる
そのため、ファイルを開けても、編集できるとは限りません。
たとえば、スプレッドシートを開けるのに入力できない場合は、閲覧者として共有されている可能性があります。
確認することは、次のとおりです。
- そのファイルで自分が編集する必要があるか確認する
- 編集が必要なら、共有元に「編集権限」を依頼する
- 見るだけでよい場合は、そのままで問題ない
相手に伝えるときは、次のようにすると分かりやすいです。
ファイルは開けましたが、入力や編集ができない状態です。
作業が必要なため、編集権限を付けていただけますか。
Googleスプレッドシートの共有で困った場合は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleスプレッドシートが共有できない原因と対処法｜初心者向けチェックリスト付き
原因5：ファイルの所有者が共有設定を変更した
以前は開けていたファイルが急に開けなくなった場合は、ファイルの所有者が共有設定を変更した可能性があります。
たとえば、
- 共有先から自分のアカウントが外れた
- リンク共有がオフになった
- フォルダの共有設定が変わった
- ファイルの所有者が変わった
- ファイルが別の場所へ移動された
といった場合です。
この場合、自分だけでは直せないことがあります。
ファイルの所有者や管理者に確認してもらう必要があります。
まず確認したいチェックリスト
「アクセス権が必要です」と表示されたら、次の順番で確認してみましょう。
- 今ログインしているGoogleアカウントは正しいか
- 共有されたメールアドレスと同じアカウントで開いているか
- 複数のGoogleアカウントにログインしていないか
- 共有リンクではなく、別のリンクを開いていないか
- ファイルの所有者に共有設定を確認してもらったか
- 編集できないだけなのか、見ることもできないのか
特に、複数のGoogleアカウントを使っている場合は、まずアカウントの切り替えを確認するのがおすすめです。
共有してくれた相手に伝える文例
共有ファイルが開けないときは、相手にどう伝えればよいか迷うことがあります。
そんなときは、次のように伝えるとスムーズです。
ファイル自体が開けない場合
「アクセス権が必要です」と表示されて、共有ファイルを開けません。
お手数ですが、共有設定をご確認いただけますか。
私が使っているGoogleアカウントは、〇〇@gmail.com です。
別のアカウントに共有されているかもしれない場合
もしかすると別のメールアドレスに共有されているかもしれません。
こちらのGoogleアカウントにも共有していただけますか。
共有先：〇〇@gmail.com
編集できない場合
ファイルは開けましたが、編集ができない状態です。
入力作業が必要なため、編集権限を付けていただけますか。
このように、ただ「開けません」と伝えるよりも、どのアカウントで開きたいのか、何ができないのかを伝えると、相手も対応しやすくなります。
グループで共有するときの注意点
PTA、自治会、サークル、小さな組織などでGoogleドライブを使う場合は、共有設定をその場しのぎにしないことも大切です。
たとえば、
- 誰のアカウントでファイルを作るのか
- 誰が所有者なのか
- 誰が編集できるのか
- 誰が見るだけなのか
- 担当者が変わったときにどう引き継ぐのか
を決めておくと、あとから困りにくくなります。
共有ファイルは便利ですが、何となく個人アカウントで作ってしまうと、引き継ぎのときに困ることがあります。
小さな組織やグループでGoogleアカウントを使うときの注意点については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：小さな組織やグループでGoogleアカウントを使うときの注意点｜共有と引き継ぎの考え方
まとめ
Googleドライブで「アクセス権が必要です」と表示されると、ファイルが消えたのではないかと不安になるかもしれません。
しかし、多くの場合は、共有設定やログインしているGoogleアカウントが合っていないことが原因です。
まずは、
- 今ログインしているGoogleアカウント
- 共有されたメールアドレス
- 共有リンクの設定
- 閲覧権限と編集権限の違い
を確認しましょう。
特に、仕事用と個人用など複数のGoogleアカウントを使っている場合は、別のアカウントで開いていないかを確認することが大切です。
自分で解決できない場合は、ファイルの所有者や共有してくれた相手に、共有先のメールアドレスと必要な権限を伝えて確認してもらいましょう。
「アクセス権が必要です」と出ても、あわてずに、アカウントと共有設定を順番に確認していけば大丈夫です。
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja - 複数のGoogleアカウントに同時にログインする方法
https://support.google.com/accounts/answer/1721977?hl=ja
