Googleドキュメントとは？便利な使い方とWordとの違いを初心者向けに解説

「Googleドキュメントを使ってください」と言われたけれど、何をするものなのかよく分からない。

「Wordと同じようなものらしいけれど、何が違うの？」

そんな疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

Googleドキュメントは、Googleが提供している文書作成ツールです。

文章を入力したり、文字を装飾したり、画像や表を入れたりできるため、基本的にはMicrosoft Wordとよく似ています。

一方で、

• 保存ボタンを押さなくても自動的に保存される
• パソコンやスマートフォンから同じ文書を開ける
• 複数人で同じ文章を編集できる
• コメントや修正案を残せる

といった、オンラインでの利用や共同作業に便利な特徴があります。

この記事では、Googleドキュメントとはどのようなものなのか、便利な使い方やWordとの違いを、初心者向けに分かりやすく解説します。

なお、Wordにはパソコンにインストールして使うデスクトップ版と、ブラウザで無料利用できるWeb版があります。この記事では、それぞれの違いも整理します。

Googleドキュメントとは

Googleドキュメントは、Googleが提供しているオンライン型の文書作成サービスです。

パソコンでは主にWebブラウザから利用し、スマートフォンやタブレットではアプリを使うこともできます。

Googleアカウントがあれば、基本的な機能を無料で利用できます。

Googleドキュメントでは、文章の作成や書式設定だけでなく、ほかの人との共有や同時編集もできます。

作成した文書は、基本的にGoogleドライブへ保存されます。

そのため、パソコンで作成した文書を、あとからスマートフォンで確認するといった使い方もできます。

Googleドキュメントでできること

Googleドキュメントでは、主に次のようなことができます。

• 文章を作成・編集する
• 文字の大きさや色を変更する
• 見出しを付ける
• 画像や表を挿入する
• リンクを設定する
• コメントを付ける
• 修正案を提案する
• 複数人で同じ文書を編集する
• 過去の編集内容を確認する
• Word形式やPDF形式でダウンロードする
• 画像やPDFから文字を取り出す
• 音声で文章を入力する

簡単な案内文や会議資料、議事録、社内マニュアル、家族で共有するメモなど、さまざまな文書を作成できます。

Googleドキュメントの便利な使い方

保存ボタンを押さなくても自動保存される

Googleドキュメントでは、文章を入力した内容が自動的に保存されます。

Wordに慣れている方は、最初に「保存ボタンはどこにあるの？」と戸惑うかもしれません。

Googleドキュメントでは、基本的に自分で何度も保存ボタンを押す必要がありません。

入力した内容はGoogleドライブへ順次保存されるため、保存し忘れて文章が消えてしまう心配を減らせます。

ただし、インターネットの接続状態によっては、保存に時間がかかることがあります。

文書を閉じる前に、画面上部の保存状況を確認すると安心です。

パソコンやスマートフォンから同じ文書を開ける

Googleドキュメントで作った文書は、Googleドライブに保存されます。

同じGoogleアカウントでログインすれば、別のパソコンやスマートフォンからも同じ文書を開けます。

たとえば、

• 自宅のパソコンで下書きを作る
• 移動中にスマートフォンで内容を確認する
• 別のパソコンで続きを書く

といった使い方ができます。

ただし、会社や団体の文書を別の端末で開く場合は、それぞれの組織の利用ルールを確認しましょう。

USBメモリーへファイルを入れて持ち運ばなくても、インターネットにつながる環境があれば文書を確認できます。

複数人で同じ文書を編集できる

Googleドキュメントの大きな特徴が、複数人で同じ文書を編集できることです。

従来のWordファイルでは、

1. ファイルをメールで送る
2. 相手が内容を修正する
3. 修正したファイルを送り返す
4. どれが最新版なのか分からなくなる

といったことが起こりがちでした。

Googleドキュメントなら、1つの文書を共有して、複数人で同じファイルを確認・編集できます。

共有する相手には、次のような権限を設定できます。

• 閲覧者
• 閲覧者（コメント可）
• 編集者

見るだけの相手には「閲覧者」、コメントをしてもらう相手には「閲覧者（コメント可）」、内容を直接修正してもらう相手には「編集者」というように使い分けられます。

詳しい手順は、次の記事で説明しています。

関連記事：Googleドキュメントの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点

コメントを付けて確認を依頼できる

文書を共有した相手に、文章を直接書き換えてもらうのではなく、コメントを付けてもらうこともできます。

たとえば、

• この表現で問題ありませんか
• 日付を確認してください
• この部分をもう少し詳しくしてください

といった内容を、該当する文章の近くに残せます。

メールや口頭で修正箇所を伝えるよりも、どの部分について話しているのか分かりやすくなります。

複数人で原稿を確認するときや、上司に文章を見てもらうときにも便利です。

修正内容を「提案」として残せる

Googleドキュメントには、文章を直接確定させず、修正案として残す「提案モード」があります。

提案モードで文章を変更すると、元の文章を確認しながら、どこをどのように直したのか分かるようになります。

文書の管理者は、修正案を確認して、

• 承認する
• 拒否する

のどちらかを選べます。

原稿の校正や、複数人で文章を確認するときに役立つ機能です。

過去の文章を確認できる

Googleドキュメントでは、過去の編集内容を「変更履歴」から確認できます。

「文章を間違えて消してしまった」

「修正する前の内容に戻したい」

という場合でも、以前の状態を確認できる可能性があります。

変更履歴では、過去の版を確認したり、必要に応じて以前の状態へ戻したりできます。

Googleドキュメントを複数人で編集する場合にも、いつ、どのような変更が行われたのかを確認する手がかりになります。

ただし、共有方法や権限によっては、編集者の名前が表示されないこともあります。

関連記事：Googleドキュメントで編集者が匿名になる理由｜誰が編集したか分からないときの確認ポイント

Word形式やPDF形式で保存できる

Googleドキュメントで作成した文書は、Googleドキュメントのまま使うだけではありません。

Word形式やPDF形式などでダウンロードできます。

たとえば、

• Wordを使っている相手に渡す
• 編集されたくない資料をPDFで送る
• パソコン内にファイルとして保存する

といった使い方ができます。

ただし、GoogleドキュメントとWordでは、使える書式やレイアウトが完全に同じではありません。

複雑な表や図形、細かな配置を使っている場合は、Word形式へ変換したときに見た目が変わることがあります。

ダウンロードしたあとは、文字や画像の位置が崩れていないか確認しましょう。

画像やPDFから文字を取り出すこともできる

Googleドキュメントは、画像やPDFに写っている文字を読み取り、編集できる文章として取り出す簡易的な文字認識にも利用できます。

私自身も、画像になっている文章を入力し直したいときに使っています。

画像やPDFをGoogleドライブへアップロードし、ファイルを右クリックして、

「アプリで開く」
→「Googleドキュメント」

を選ぶと、読み取った文字がGoogleドキュメント内に表示されます。

Googleの公式ヘルプでも、PDFやJPEG、PNG、GIFなどの画像ファイルをテキストへ変換できると案内されています。

ただし、文字認識は完全ではありません。

画像が不鮮明な場合や、縦書き、表、複数段のレイアウトなどでは、誤認識や文字の順番の入れ替わりが起こることがあります。

取り出した文章は、そのまま使わず、元の画像と見比べて確認しておくと安心です。

詳しい手順や注意点については、別の記事で解説する予定です。

※個人情報や社外秘の文書を扱う場合は、Googleドライブへアップロードしてよい資料か、事前に確認しましょう。

音声で文章を入力できる

Googleドキュメントには、マイクに向かって話した内容を文字にする音声入力機能があります。

キーボード入力が苦手な方や、思いついた内容を先に文章にしたい方に便利です。

パソコン版では、Googleドキュメントを開き、

「ツール」
→「音声入力」

を選ぶと利用できます。

ただし、周囲の音や話し方によっては、正しく文字に変換されないことがあります。

音声入力をしたあとは、誤変換がないか読み直しておくと安心です。

GoogleドキュメントとWordの違い

GoogleドキュメントとMicrosoft Wordは、どちらも文章を作成するためのツールです。

ただし、Microsoft Wordには、大きく分けて次の2種類があります。

• パソコンにインストールして使うデスクトップ版Word
• ブラウザから使うWeb版Word

デスクトップ版とWeb版では、料金や使える機能が異なります。

そのため、「GoogleドキュメントとWordはどちらがよいか」を考えるときは、Web版とデスクトップ版を分けて考えると分かりやすくなります。

それぞれの違いを、簡単に比べてみましょう。

GoogleドキュメントとWeb版Wordは、どちらもブラウザから利用でき、自動保存や共有、共同編集に対応しています。

一方、細かなレイアウトや高度な機能を使いたい場合は、デスクトップ版Wordが向いています。

無料ならWeb版Wordでもよい？

「無料で文章を作るなら、GoogleドキュメントではなくWeb版Wordでもよいのでは？」と思う方もいるでしょう。

実際、簡単な文章を作成するだけであれば、Web版Wordでも十分な場合があります。

特に、

• これまでWordを使ってきた
• Word形式のファイルを扱うことが多い
• OneDriveを利用している
• 相手からWord形式での提出を求められる

という方は、Web版Wordの方が使いやすいかもしれません。

Googleドキュメントの強みは、単に無料で使えることではありません。

GmailやGoogleドライブ、Googleスプレッドシート、Googleフォームなど、Googleのサービスと一緒に使いやすいことが特徴です。

たとえば、普段からGoogleドライブでファイルを管理している場合は、Googleドキュメントで作成した文書も同じ場所で管理できます。

どちらを選ぶか迷ったときは、料金だけでなく、普段使っているサービスやファイル形式から考えると選びやすくなります。

Googleドキュメント・Web版Word・デスクトップ版Wordの選び方

どれを使うか迷ったときは、次のように考えてみましょう。

Googleドキュメントが向いている人

• GmailやGoogleドライブを普段から使っている
• GoogleスプレッドシートやGoogleフォームも利用している
• Googleアカウントを使っている人同士で共有したい
• 複数人で文章を確認・編集したい
• ブログ記事や原稿の下書きを作りたい
• 画像やPDFから文字を取り出す機能も使いたい

Web版Wordが向いている人

• Wordの画面や操作に慣れている
• Word形式のファイルを扱うことが多い
• OneDriveを普段から使っている
• 無料で基本的なWord文書を作成したい
• あとからデスクトップ版Wordで続きを編集したい

デスクトップ版Wordが向いている人

• 印刷時のレイアウトを細かく整えたい
• 複雑な表や図形を使いたい
• 会社指定の書式で文書を作成したい
• インターネットにつながらない環境でも作業したい
• Wordの高度な機能を使いたい

簡単な文章を無料で作るだけなら、GoogleドキュメントとWeb版Wordのどちらでも対応できます。

普段からGoogleのサービスを使っているならGoogleドキュメント、Word形式やOneDriveを中心に使っているならWeb版Word、細かなレイアウトや高度な機能が必要ならデスクトップ版Word、という選び方が分かりやすいでしょう。

Googleドキュメントで初心者が戸惑いやすいポイント

保存した文書がどこにあるか分からない

Googleドキュメントで作った文書は、基本的にGoogleドライブへ保存されます。

あとから文書を探すときは、Googleドライブを開いて確認しましょう。

文書のタイトルを付けていないと、「無題のドキュメント」という名前で保存されるため、あとから見つけにくくなります。

文書を作成したら、早めに内容が分かるタイトルを付けておくのがおすすめです。

保存ボタンが見当たらない

Googleドキュメントは自動保存が基本です。

画面上部に保存状況が表示されるため、保存が完了しているか確認できます。

相手が編集できない

文書を共有しても、相手の権限が「閲覧者」になっていると編集できません。

編集してもらいたい場合は、共有設定で「編集者」を選びます。

関連記事：Googleドキュメントの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点

違うGoogleアカウントで開いている

複数のGoogleアカウントを使っていると、共有されたアカウントとは別のアカウントで開いてしまうことがあります。

「アクセス権が必要です」と表示された場合は、現在ログインしているGoogleアカウントを確認しましょう。

関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順

Wordファイルとの違いが分からない

Googleドキュメントで作った文書と、Word形式のファイルは別の形式です。

Googleドキュメント上でWordファイルを開いて編集することもできますが、複雑な書式がある場合は、表示や配置が変わることがあります。

相手へ渡す前に、ファイル形式とレイアウトを確認しましょう。

共有したつもりなのに相手が開けない

文書のURLを送っただけでは、相手に閲覧権限が付いていないことがあります。

共有するときは、相手のメールアドレスを指定するか、リンクを知っている人が閲覧できる設定になっているか確認しましょう。

まとめ

簡単な文書を作成したり、複数人で文章を確認したりする場合は、GoogleドキュメントやWeb版Wordが便利です。

普段からGmailやGoogleドライブなどを使っている人は、Googleドキュメントが使いやすいでしょう。

一方、Word形式のファイルを扱うことが多い人や、Wordの操作に慣れている人は、無料のWeb版Wordも選択肢になります。

細かなレイアウトや高度な機能が必要な場合は、デスクトップ版Wordが向いています。

どれが優れているというより、普段使っているサービスや、作成する文書の目的に合わせて選ぶことが大切です。

参考にした公式情報

この記事は、以下の公式情報を参考に作成しています。

• Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Google ドキュメントの使い方」
• Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Google ドライブのファイルを共有する」
• Google ドキュメント エディタ ヘルプ「ファイルの変更内容を確認する」
• Google ドライブ ヘルプ「PDFや写真のファイルをテキストに変換する」
• Google ドキュメント エディタ ヘルプ「音声で入力、編集する」
• Microsoft「無料の Microsoft 365 Online｜Word、Excel、PowerPoint」

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