「Googleドキュメントを共有したいけれど、どこを押せばいいのか分からない……」
「相手に文章を見てもらいたいだけなのに、編集できる状態になっていないか不安……」
「コメントだけもらいたい場合は、どの権限にすればいいの？」
そんなふうに迷ったことはありませんか。
Googleドキュメントは、メールアドレスを指定したり、共有リンクを送ったりすることで、他の人と同じ文書を確認・編集できます。
たとえば、議事録、案内文、社内マニュアル、原稿、規約文、手順書などを複数人で確認したいときに便利です。
ただし、共有するときは、誰に共有するのか、見るだけなのか、コメントしてもらうのか、編集もできるようにするのかを確認しておくことが大切です。
設定を間違えると、相手が文書を開けなかったり、コメントできなかったり、逆に編集してほしくない人まで文章を書き換えられる状態になってしまうことがあります。
この記事では、Googleドキュメントの基本的な共有方法と、共有するときに確認したい権限設定のポイント、ドキュメントならではの注意点を初心者向けにわかりやすく紹介します。
Googleドライブ全体の共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
Googleドキュメントは共有して使える
Googleドキュメントは、自分だけで文章を書くためのツールとしても便利ですが、複数人で同じ文書を確認・編集できるのが大きな特徴です。
たとえば、次のような使い方ができます。
- 議事録を複数人で確認する
- 案内文を関係者に見てもらう
- 社内マニュアルを担当者で修正する
- 原稿にコメントをもらう
- 規約文や手順書をチームで確認する
Wordファイルをメールで送り合う方法と違い、Googleドキュメントでは、同じ文書を複数人で確認・編集できます。
そのため、「どれが最新版か分からない」「修正したファイルが何種類もできてしまった」といった混乱を減らしやすくなります。
ただし、便利な反面、共有範囲や権限を間違えると、見せたくない人に見えてしまったり、編集してほしくない人が文章を書き換えられる状態になってしまったりすることがあります。
そのため、共有する前に、誰に何をしてもらうのかを整理しておくことが大切です。
共有する前に確認したいこと
Googleドキュメントを共有する前に、次の3つを確認しておきましょう。
- 誰に共有するのか
- 見てもらうだけなのか、コメントしてもらうのか、編集もしてもらうのか
- 個人情報や社内向けの情報が含まれていないか
まず、共有相手を確認します。
特定の人だけに見せたい場合は、メールアドレスを指定して共有する方法が向いています。
一方で、多くの人に案内文や資料として見てもらいたいだけであれば、リンク共有が便利な場合もあります。
次に、相手に何をしてもらうのかを考えます。
見るだけでよいのか、コメントをもらいたいのか、実際に文章を修正してもらいたいのかによって、選ぶ権限が変わります。
また、Googleドキュメントには、議事録、社内マニュアル、原稿、規約文、手順書など、外部に広く見せない方がよい内容が入ることがあります。
このような文書は、リンクを知っている人なら誰でも見られる設定にするのではなく、必要な人だけに共有する方が安心です。
メールアドレスで共有する方法
特定の相手にGoogleドキュメントを共有したい場合は、メールアドレスを指定して共有します。
基本的な手順は次のとおりです。
- 共有したいGoogleドキュメントを開く
- 画面右上の「共有」をクリックする
- 共有したい相手のメールアドレスを入力する
- 権限を選択する
- 必要に応じてメッセージを入力する
- 「送信」をクリックする
メールアドレスで共有すると、誰に共有しているのかを確認しやすくなります。
社内マニュアル、議事録、案内文、原稿、規約文など、共有相手をきちんと管理したい文書は、メールアドレスで招待する方法が向いています。
相手がGmailを使っていない場合でも、そのメールアドレスがGoogleアカウントとして使える状態であれば、共有先として指定できます。
ただし、相手がGoogleアカウントを持っていない場合や、別のGoogleアカウントで開いている場合は、文書を開けないことがあります。
共有したのに相手が開けない場合は、共有先のメールアドレスと、相手がログインしているGoogleアカウントを確認してみましょう。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
権限の選び方｜閲覧者・コメント可・編集者の違い
Googleドキュメントを共有するときは、相手にどこまで操作してもらうかを選びます。
主な権限は、次の3つです。
- 閲覧者：見るだけ
- コメント可：閲覧とコメントができる
- 編集者：内容を編集できる
文章を見てもらうだけでよい相手には「閲覧者」を選びます。
内容について意見や修正案をもらいたい場合は「コメント可」を選びます。
文章を直接修正してもらったり、共同で書き直したりする場合は「編集者」を選びます。
たとえば、社内マニュアルを担当者で修正する、議事録を複数人で整える、原稿を共同で書き直す、といった場合は「編集者」が必要です。
ただし、編集してもらう必要がない相手まで編集者にすると、誤って文章を書き換えられる可能性があります。
共有するときは、「とりあえず編集者」ではなく、相手に何をしてもらいたいかで権限を選ぶことが大切です。
権限の違いについては、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有権限の違い｜閲覧者・コメント可・編集者を初心者向けに解説
リンク共有で共有する方法
Googleドキュメントは、共有リンクを作成して相手に送ることもできます。
メールアドレスを指定して招待する方法と違い、リンクをコピーしてメールやチャット、LINEなどで送れるので、複数人に同じ文書を見てもらいたいときに便利です。
基本的な手順は次のとおりです。
- 共有したいGoogleドキュメントを開く
- 画面右上の「共有」をクリックする
- 「一般的なアクセス」の設定を確認する
- 必要に応じて「リンクを知っている人」に変更する
- 権限を選択する
- 「リンクをコピー」をクリックする
- メールやチャットなどで相手に送る
リンク共有は、案内文や公開しても問題ない資料など、多くの人に見てもらいたい文書に向いています。
たとえば、イベントのお知らせ、簡単な案内文、外部に見せても問題ない説明資料などであれば、リンク共有が便利な場合があります。
ただし、リンク共有は便利な反面、URLが転送されると、意図しない人がアクセスできる可能性があります。
そのため、社内マニュアル、議事録、原稿、規約文、個人情報を含む文書などでは、リンク共有を安易に使わない方が安心です。
リンク共有とメール招待の違いについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleドライブのリンク共有とメール招待の違い｜どちらで共有すればいいか初心者向けに解説
「制限付き」と「リンクを知っている人」の違い
Googleドキュメントを共有するときは、「制限付き」と「リンクを知っている人」の違いも確認しておきましょう。
制限付き
「制限付き」は、共有相手として追加された人だけがアクセスできる設定です。
共有先として指定されたGoogleアカウントでログインしている人だけが、文書を開けます。
社内マニュアル、議事録、原稿、規約文、手順書など、見られる人を管理したい文書は「制限付き」で共有する方が安心です。
リンクを知っている人
「リンクを知っている人」は、共有リンクを知っている人が、設定された権限の範囲でアクセスできる設定です。
案内文や公開しても問題ない資料など、多くの人に見てもらいたい場合には便利です。
ただし、リンクが第三者に転送された場合、意図しない人がアクセスできる可能性があります。
基本的には、重要な文書は「制限付き」、広く見てもらっても問題ない文書は「リンクを知っている人」と考えると分かりやすいです。
Googleドキュメント共有で注意したいこと
Googleドキュメントは、文章を複数人で確認したり、コメントをもらったり、共同で修正したりできる便利なツールです。
ただし、文章ファイルならではの注意点もあります。
ここでは、共有するときに特に確認したいポイントを紹介します。
文章を見てもらうだけなら「閲覧者」でよい
相手に文章を確認してもらうだけなら、「閲覧者」で問題ありません。
たとえば、次のような場合です。
- 完成した案内文を見てもらう
- 議事録を確認してもらう
- 社内マニュアルを読むだけにする
- 原稿を確認用として共有する
- 規約文や手順書を閲覧用にする
見るだけでよい相手まで編集者にしてしまうと、誤って文章を書き換えられる可能性があります。
特に、社内マニュアルや規約文など、内容を勝手に変えられると困る文書は、必要がない限り「閲覧者」で共有する方が安心です。
意見や修正案をもらいたいなら「コメント可」が便利
相手に直接文章を書き換えてほしくないけれど、意見や修正案はもらいたい場合は、「コメント可」が便利です。
コメント可にすると、本文を直接編集せずに、気になる箇所へコメントを付けてもらえます。
たとえば、次のような場合です。
- 原稿に意見をもらう
- 案内文の表現を確認してもらう
- 社内マニュアルの分かりにくい部分を指摘してもらう
- 議事録の内容に補足をもらう
- 規約文や手順書の確認を依頼する
「ここは分かりにくい」「この表現は変えた方がよい」といった意見をもらいたいときは、いきなり編集者にするよりも、コメント可にした方が管理しやすいことがあります。
共同で文章を直すなら「編集者」にする
相手に文章を直接修正してもらいたい場合は、「編集者」にします。
編集者にすると、相手は本文を入力・削除・修正できます。
たとえば、次のような場合です。
- 議事録を複数人で整える
- 社内マニュアルを担当者ごとに修正する
- 原稿を共同で書き直す
- 案内文を複数人で確認しながら完成させる
- 手順書を担当者が更新する
共同で文章を作る場合は便利ですが、編集者にすると内容を書き換えられる状態になります。
そのため、編集してもらう必要がある人だけを編集者にするのが基本です。
議事録・案内文・社内マニュアル・原稿はリンク共有に注意
Googleドキュメントには、社内向けの情報や外部に出したくない内容が含まれることがあります。
たとえば、次のような文書です。
- 会議の議事録
- 社内マニュアル
- 取引先向けの案内文
- 公開前の原稿
- 規約文
- 業務手順書
- 個人情報を含む文書
このような文書を「リンクを知っている人」で共有すると、リンクが転送された場合に、意図しない人が見られる可能性があります。
特に、社内マニュアルや議事録、公開前の原稿などは、必要な人だけにメールアドレスで共有し、「制限付き」にしておく方が安心です。
編集履歴で変更前の文章を確認できる
Googleドキュメントでは、編集履歴を確認できます。
そのため、誰がいつ文章を変更したのか、以前はどのような内容だったのかを確認したい場合に便利です。
たとえば、次のようなときに役立ちます。
- 誰が文章を直したのか確認したい
- 変更前の表現を見たい
- 誤って消した文章を確認したい
- 以前の版に近い内容へ戻したい
複数人で文章を編集していると、どこが変わったのか分からなくなることがあります。
そのような場合でも、編集履歴を確認すれば、変更の流れをたどれることがあります。
ただし、共有方法やログイン状態によっては、編集者が匿名のように表示される場合もあります。
誰が直したかを分かりやすくしたい場合は、リンク共有で広く開くよりも、相手のGoogleアカウントを確認して共有する方が管理しやすくなります。
編集履歴については、別の記事で詳しく紹介します。
共有を解除する方法
Googleドキュメントの共有が不要になった場合は、あとから共有を解除できます。
たとえば、確認が終わった文書、公開前の原稿、古い社内マニュアルなどは、必要に応じて共有範囲を見直しましょう。
メールアドレスで共有している相手のアクセス権を削除する手順は、次のとおりです。
- Googleドキュメントを開く
- 画面右上の「共有」をクリックする
- 共有相手の権限を確認する
- 共有を解除したい相手の権限メニューを開く
- 「アクセス権を削除」を選択する
- 変更を保存する
リンク共有を使っている場合は、「リンクを知っている人」から「制限付き」に戻すことで、共有リンクからアクセスできない状態にできます。
特に、社内マニュアル、議事録、原稿、規約文などは、必要がなくなったあとも共有されたままになっていないか確認しておくと安心です。
小さい会社やグループで使う場合は、担当者が変わったときや、プロジェクトが終わったときに共有権限を見直す習慣をつけておくと管理しやすくなります。
共有できないときに確認すること
Googleドキュメントを共有したのに相手が開けない、コメントできない、編集できない場合は、次の点を確認しましょう。
- 共有先のメールアドレスが正しいか
- 相手が正しいGoogleアカウントで開いているか
- 権限が目的に合っているか
- 共有範囲が「制限付き」のままになっていないか
- 会社や学校アカウントの制限がないか
特に多いのは、別のGoogleアカウントで開いている場合です。
たとえば、仕事用アカウントに共有された文書を、個人用アカウントで開こうとしていると、「アクセス権が必要です」と表示されることがあります。
また、相手にコメントしてもらいたい場合は「コメント可」、文章を直接修正してもらいたい場合は「編集者」になっているか確認しましょう。
リンクだけを送っている場合は、「制限付き」のままになっていないかも確認が必要です。
「制限付き」の場合、リンクを受け取っただけでは文書を開けません。共有先として指定されたGoogleアカウントでログインしている必要があります。
「アクセス権が必要です」と表示される場合の詳しい対処法は、こちらの記事でも紹介しています。
関連記事：Googleドライブで「アクセス権が必要です」と出たときの対処法｜共有ファイルが開けない原因を解説
どうしても共有できないときの対処法
ここまで確認しても共有できない場合は、別の方法で相手に文書を渡すこともできます。
代表的なのは、次のような方法です。
- コピーを作成して共有する
- Word形式でダウンロードして送る
- PDFにして共有する
- Googleアカウントを確認してから、あらためて共有する
ただし、議事録、社内マニュアル、原稿、手順書など、複数人で継続的に更新する文書の場合は注意が必要です。
コピーやWord、PDFで渡すと、元のGoogleドキュメントとは別のファイルになります。
そのため、元の文書を更新しても、相手に渡したコピーやPDFには自動で反映されません。
一時的に見てもらうだけなら便利ですが、複数人で同じ文書を確認・修正したい場合は、Googleドキュメントを正しく共有する方法を確認した方が安心です。
コピーを作成して共有する手順
元のGoogleドキュメントを直接編集されたくない場合や、相手に別ファイルとして渡したい場合は、コピーを作成して共有する方法があります。
手順は次のとおりです。
- 共有したいGoogleドキュメントを開く
- 画面左上の「ファイル」をクリックする
- 「コピーを作成」を選択する
- ファイル名と保存先を決める
- 作成したコピーを相手に共有する
この方法なら、元の文書をそのまま残した状態で、相手に別ファイルとして渡すことができます。
ただし、コピーした文書は元の文書とは別物です。
元の文書を更新しても、コピー先には自動で反映されません。
また、コピーした文書を相手と共有する場合も、共有先のメールアドレス、権限、共有範囲の設定は必要です。
共同で修正していきたい文書なのか、別ファイルとして渡したい文書なのかを考えて使い分けるとよいでしょう。
小さい会社やグループで使うときの考え方
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleドキュメントを使う場合は、便利さだけでなく、誰が見られるのか、誰が編集できるのかも確認しておくことが大切です。
特に、次のような文書は注意が必要です。
- 社内マニュアル
- 会議の議事録
- 公開前の案内文
- 原稿
- 規約文
- 業務手順書
- 個人情報を含む文書
これらの文書は、リンク共有で広く開くよりも、必要な人だけをメールアドレスで招待する方が安心です。
また、編集できる人を増やしすぎると、誤って文章が変更されたり、必要な内容が削除されたりする可能性があります。
小さい組織で使う場合は、次のようなルールを決めておくと管理しやすくなります。
- 見るだけの人は閲覧者にする
- 意見をもらいたい人はコメント可にする
- 文章を直す人だけ編集者にする
- 社内マニュアルや議事録は制限付きで共有する
- 共有リンクを安易に転送しない
- 管理者や担当者を決めておく
- 退職・異動・担当変更があったら共有権限を見直す
Googleドキュメントは手軽に共有できますが、使う人が増えるほど、権限管理が大切になります。
特に、社内マニュアルや議事録のように後から見返す文書は、誰でも編集できる状態にせず、必要な人だけが編集できるようにしておくと安心です。
まとめ
Googleドキュメントは、メールアドレスを指定したり、共有リンクを送ったりすることで、他の人と同じ文書を確認・編集できます。
共有するときは、まず次の点を確認しましょう。
- 誰に共有するのか
- 見てもらうだけなのか、コメントしてもらうのか、編集もしてもらうのか
- 個人情報や社内向けの情報が含まれていないか
- メールアドレスで招待するのか、リンク共有にするのか
- 権限を「閲覧者」「コメント可」「編集者」のどれにするのか
文章を見てもらうだけなら「閲覧者」で問題ありません。
意見や修正案をもらいたい場合は「コメント可」が便利です。
共同で文章を直す場合は「編集者」にします。
ただし、編集してもらう必要がない相手まで編集者にすると、誤って文章を書き換えられる可能性があります。
また、社内マニュアル、議事録、原稿、規約文などは、リンク共有にすると意図しない人に見られる可能性があります。
重要な文書は、必要な人だけにメールアドレスで共有し、「制限付き」にしておく方が安心です。
共有したのに相手が開けない、コメントできない、編集できない場合は、メールアドレス、Googleアカウント、権限、共有範囲を確認してみましょう。
Googleドキュメントは便利な共有ツールですが、誰が見られるのか、誰が編集できるのかを確認しながら使うことが大切です。
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja - Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで提案機能を使用する
https://support.google.com/docs/answer/6033474?hl=ja
