Googleアカウントを使っていると、だんだん分からなくなることがあります。
「これは個人用のアカウントで作ったファイルだっけ？」
「仕事用のメールアドレスに共有されたのに、個人用で開いていた」
「Googleドライブの中に、仕事の資料と個人の写真が混ざっている」
そんな経験はありませんか。
Googleアカウントは、Gmail、Googleドライブ、Googleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleカレンダー、YouTubeなど、さまざまなサービスで使います。
便利な一方で、仕事用と個人用を同じアカウントで使っていると、あとから管理が分かりにくくなることがあります。
特に、仕事や小さい組織でGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを共有する場合は、どのアカウントで作ったのか、どのアカウントに共有されているのかが大切です。
この記事では、Googleアカウントを仕事用と個人用で分けるべきか、初心者向けに使い分け方の考え方を整理します。
GoogleアカウントとGmailの違いについては、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントとは？Gmailとの違いを初心者向けにわかりやすく解説
Googleアカウントをこれから作る方は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleアカウントの作り方｜Gmailあり・なしの違いも初心者向けに解説
Googleアカウントは仕事用と個人用で分けた方がいい？
結論からいうと、仕事で使うGoogleアカウントと、個人で使うGoogleアカウントは、できれば分けた方が管理しやすいです。
もちろん、個人で少し使うだけなら、1つのGoogleアカウントでも困らない場合があります。
しかし、仕事の資料、共有ファイル、カレンダー、問い合わせ対応、Googleフォームの回答結果などを扱う場合は、個人用と仕事用が混ざると分かりにくくなります。
たとえば、
- 仕事のファイルが個人用Googleドライブに入ってしまう
- 個人用アカウントで作ったファイルを会社で使ってしまう
- 退職や担当変更のときに引き継ぎにくい
- 共有されたファイルを別アカウントで開いてしまう
- 仕事の予定と個人の予定が混ざる
- どのアカウントに通知が来ているのか分からない
といったことが起こりやすくなります。
そのため、仕事でもGoogleサービスを使うなら、仕事用と個人用は分けて考えるのがおすすめです。
個人用アカウントとは？
個人用アカウントとは、自分の日常生活や個人的な用途で使うGoogleアカウントです。
たとえば、
- 個人のGmail
- YouTube
- Googleフォト
- 個人のGoogleカレンダー
- プライベートのGoogleドライブ
- ネットショッピングや会員登録用のメール
などに使うアカウントです。
個人用アカウントには、写真、家族との予定、個人的なメール、趣味のデータなどが入ることがあります。
そのため、仕事の資料や会社・団体のデータを同じ場所に入れてしまうと、あとから整理しにくくなります。
仕事用アカウントとは？
仕事用アカウントとは、仕事や業務に関係するGoogleサービスを使うためのアカウントです。
たとえば、
- 仕事用のGmail
- 仕事用のGoogleドライブ
- 会社のGoogleスプレッドシート
- 業務用のGoogleドキュメント
- 仕事のGoogleカレンダー
- Googleフォームの管理
- 共有フォルダの管理
などに使います。
小さい会社や個人事業、PTA、自治会、サークルなどでも、仕事用・団体用として分けておくと管理しやすくなります。
ただし、ここでいう仕事用アカウントは、必ずしも有料のGoogle Workspaceを使うという意味ではありません。
無料のGoogleアカウントでも、用途を分けて使うことはできます。
ただし、会社や団体として使う場合は、無料アカウントであっても、誰が管理するのか、担当者が変わったときにどう引き継ぐのかを考えておくと安心です。
仕事用と個人用を分けるメリット
Googleアカウントを仕事用と個人用で分けると、次のようなメリットがあります。
- ファイルの保存場所が分かりやすくなる
- 共有されたファイルを探しやすくなる
- 仕事の通知と個人の通知を分けやすい
- 仕事の予定と個人の予定を分けやすい
- 退職や担当変更のときに整理しやすい
- 仕事の情報と個人情報が混ざりにくい
- 共有設定の確認がしやすい
特にGoogleドライブやGoogleスプレッドシートを使う場合は、どのアカウントでファイルを作ったかが大切になります。
仕事用アカウントで作ったファイルなら、仕事用の場所に残ります。
個人用アカウントで作ったファイルなら、個人用のGoogleドライブに残ります。
最初は小さな違いに見えても、あとからファイルが増えると、この違いが大きくなります。
分けないと起こりやすいトラブル
仕事用と個人用を分けないと、次のようなトラブルが起こりやすくなります。
共有ファイルが開けない
仕事用アカウントに共有されたファイルを、個人用アカウントで開こうとすると、「アクセス権が必要です」と表示されることがあります。
この場合、ファイルが消えたわけではなく、ログインしているGoogleアカウントが違うだけの場合があります。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
ファイルの保存場所が分からなくなる
GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを作ったとき、そのファイルは作成したGoogleアカウントのドライブに保存されます。
個人用アカウントで仕事の資料を作ると、会社や団体側では管理しにくくなることがあります。
すでに個人用アカウントで作ったGoogleスプレッドシートを別アカウントへ移したい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleスプレッドシートを別アカウントへ移動・コピーする方法｜所有者変更も解説
担当者が変わったときに困る
個人用アカウントで仕事のファイルを作っていると、担当者が変わったときに引き継ぎが難しくなることがあります。
特に、Googleフォームやスプレッドシートの回答結果を個人アカウントで管理している場合は注意が必要です。
個人情報と仕事の情報が混ざる
個人の写真や予定、メールと、仕事の資料や共有ファイルが同じアカウントに入っていると、管理が分かりにくくなります。
共有設定を間違えると、本来見せるべきではない情報を見せてしまう可能性もあります。
どんなふうに使い分ければいい？
まずは、用途ごとに分けると考えると分かりやすいです。
個人用
- 個人のGmail
- YouTube
- Googleフォト
- 個人の予定
- 趣味やプライベートのファイル
仕事用
- 仕事のメール
- 仕事のGoogleドライブ
- 仕事用のGoogleスプレッドシート
- 業務用のGoogleドキュメント
- 仕事の予定
- 仕事の共有ファイル
団体用
PTA、自治会、サークル、イベント運営などでは、団体用として考えると分かりやすいです。
- 団体の共有ファイル
- 名簿や出欠表
- 申し込みフォーム
- 会議資料
- 引き継ぎ資料
- 会計や当番表
大切なのは、「とりあえず自分のアカウントで作る」のではなく、あとから誰が管理するのかを考えておくことです。
小さい会社や団体では「個人任せ」にしすぎない
小さい会社や団体では、IT担当者がいないことも多いです。
そのため、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームを使うときに、詳しい人の個人アカウントで作ってしまうことがあります。
最初はそれでも問題なく使えるかもしれません。
しかし、担当者が変わったり、退職したり、スマホを変えたり、パスワードが分からなくなったりすると、あとで困ることがあります。
特に、
- Googleフォームの回答結果
- 顧客や参加者の名簿
- 売上管理表
- 問い合わせ管理表
- 共有フォルダ
- 会議資料
などを個人アカウントだけで管理している場合は注意が必要です。
小さい会社や団体では、最低限、
- どのアカウントで作るのか
- 誰が管理するのか
- 担当者が変わったときにどうするのか
- パスワードや再設定情報をどう管理するのか
- 共有範囲を誰が確認するのか
を決めておくと安心です。
無料アカウントとGoogle Workspaceの違いにも注意
個人用の無料Googleアカウントでも、GoogleドライブやGoogleスプレッドシート、Googleドキュメントは使えます。
ただし、会社や組織として本格的にアカウントを管理したい場合は、Google Workspaceのような法人・組織向けサービスを検討する場面もあります。
無料アカウントでは、基本的にアカウントごとの個人管理になります。
一方、Google Workspaceでは、組織としてユーザーや権限を管理しやすくなります。
ただし、すべての小さい会社や団体に有料サービスが必要というわけではありません。
まずは、今あるGoogleアカウントをどう使い分けるか、どこまで個人任せにしないかを考えることが大切です。
アカウントを増やしすぎないことも大切
仕事用と個人用を分けた方がよいとはいえ、アカウントを増やしすぎるのも考えものです。
アカウントが増えすぎると、
- どのアカウントでログインしているか分からない
- パスワード管理が大変になる
- 共有先を間違えやすい
- ファイルの保存場所が分かりにくくなる
- 通知が分散する
といった問題が起こります。
そのため、むやみに増やすのではなく、
- 個人用
- 仕事用
- 団体用
のように、用途を決めて必要な分だけ使うのがよいです。
複数アカウントを使う場合は、切り替え方法も確認しておきましょう。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
まとめ
Googleアカウントは、できれば仕事用と個人用で分けた方が管理しやすくなります。
個人用アカウントは、Gmail、Googleフォト、YouTube、個人の予定やファイルなどに使います。
仕事用アカウントは、仕事のGoogleドライブ、Googleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleフォーム、仕事の予定などに使います。
仕事用と個人用を分けておくと、共有ファイルが探しやすくなり、仕事の情報と個人の情報も混ざりにくくなります。
一方で、アカウントを増やしすぎると管理が大変になります。
大切なのは、何となく増やすことではなく、何のために使うアカウントなのかを決めておくことです。
特に小さい会社や団体でGoogleサービスを使う場合は、個人任せにしすぎず、誰が作るのか、誰が管理するのか、担当者が変わったときにどう引き継ぐのかも考えておきましょう。
参考情報
この記事では、Google公式サイトの情報を参考にしています。
- Googleアカウントの作成について
https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=ja - Google Workspaceの料金について
https://workspace.google.co.jp/pricing?hl=ja
