「Gmailは使っていないのに、Googleアカウントが必要と言われた」
「Googleスプレッドシートの共有リンクを開こうとしたら、ログインを求められた」
「メールは別のサービスを使っているのに、Googleアカウントを作らないといけないの？」
そんなふうに迷ったことはありませんか。
Googleアカウントというと、Gmailを使うためのものだと思われがちです。
しかし、GoogleアカウントはGmailだけで使うものではありません。
Googleドライブ、Googleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleフォームなど、Googleのサービスを使うときにも関係します。
特に、仕事や小さい組織で共有ファイルを使う場合は、Gmailを使っていなくてもGoogleアカウントが必要になる場面があります。
この記事では、Gmailを使わない人でもGoogleアカウントが必要になる場面と、共有ファイルを開く前に知っておきたいポイントを初心者向けに整理します。
GoogleアカウントとGmailの違いについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleアカウントとは？Gmailとの違いを初心者向けにわかりやすく解説
Googleアカウントをこれから作る方は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleアカウントの作り方｜Gmailあり・なしの違いも初心者向けに解説
Gmailを使わなくてもGoogleアカウントが必要になることがある
Gmailを使っていない人でも、Googleアカウントが必要になることがあります。
理由は、Googleアカウントが「Gmailのためだけのアカウント」ではないからです。
Googleアカウントは、Googleのいろいろなサービスにログインするためのアカウントです。
たとえば、次のようなサービスでも使われます。
- Googleドライブ
- Googleスプレッドシート
- Googleドキュメント
- Googleフォーム
- Googleカレンダー
- YouTube
- Googleフォト
つまり、Gmailを使わなくても、Googleスプレッドシートを編集したり、Googleドキュメントを共有したりする場面では、Googleアカウントが関係してきます。
Googleアカウントが必要になりやすい場面
Gmailを使わない人でも、Googleアカウントが必要になりやすいのは、主に「共有」や「共同編集」をするときです。
たとえば、次のような場面です。
- Googleスプレッドシートを共有された
- Googleドキュメントを編集することになった
- Googleドライブのファイルを確認する
- Googleフォームの回答結果を管理する
- Googleカレンダーを共有する
- YouTubeにログインしてチャンネル登録や動画管理をする
単にページを見るだけならログインなしで使える場合もあります。
しかし、編集したり、コメントしたり、自分専用のデータとして保存したりする場合は、Googleアカウントが必要になることがあります。
場面1：Googleスプレッドシートを共有されたとき
仕事や団体でよくあるのが、Googleスプレッドシートを共有される場面です。
たとえば、
- 売上表
- 予定表
- 参加者名簿
- 当番表
- 進行管理表
- アンケート集計表
などを、Googleスプレッドシートで共有することがあります。
共有リンクを開くだけなら、設定によってはGoogleアカウントなしで見られる場合もあります。
しかし、編集したり、コメントしたり、特定の人だけに共有されているファイルを開いたりする場合は、Googleアカウントでログインが必要になることがあります。
また、仕事用のGoogleアカウントに共有されたファイルを、個人用のGoogleアカウントで開こうとすると、「アクセス権が必要です」と表示されることもあります。
Googleスプレッドシートの共有トラブルについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleスプレッドシートが共有できない原因と対処法｜初心者向けチェックリスト付き
場面2：Googleドキュメントを編集するとき
Googleドキュメントは、文章や資料を複数人で編集できるサービスです。
会議資料、案内文、議事録、原稿、マニュアルなどを作るときに使われることがあります。
Googleドキュメントでは、共有相手に対して、閲覧、コメント、編集などの権限を分けて設定できます。
そのため、「見るだけ」の人と「編集する人」を分けて管理できます。
ただし、誰が編集したのかを確認したり、特定の人だけに編集権限を渡したりする場合は、Googleアカウントでログインして使う方が管理しやすくなります。
Googleドキュメントの共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドキュメントの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
場面3：Googleドライブのファイルを確認するとき
Googleドライブは、ファイルを保存したり、共有したりできるサービスです。
PDF、写真、Excelファイル、Wordファイル、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントなど、さまざまなファイルを保存できます。
Googleドライブの共有では、ファイルに対して「閲覧者」「コメント可」「編集者」などの権限を設定できます。
そのため、ファイルの持ち主が「特定の人だけが見られる」設定にしている場合は、Googleアカウントでログインしないと開けないことがあります。
逆に、「リンクを知っている人なら誰でも閲覧できる」設定になっていれば、Googleアカウントなしで見られる場合もあります。
つまり、Googleアカウントが必要かどうかは、ファイルの共有設定によって変わります。
場面4：Googleフォームの管理側になるとき
Googleフォームは、アンケートや申し込みフォームを作れるサービスです。
回答するだけなら、フォームの設定によってはGoogleアカウントなしで回答できる場合もあります。
しかし、フォームを作成したり、回答結果を確認したり、集計用のスプレッドシートを管理したりする側になると、Googleアカウントが必要になります。
たとえば、小さい会社や団体で、
- イベント参加申し込み
- 読者プレゼント応募
- PTAのアンケート
- 自治会の出欠確認
- 問い合わせ受付
などをGoogleフォームで作る場合です。
この場合は、フォームを作る人、回答結果を見る人、管理する人を決めておくことも大切です。
特に、氏名、電話番号、メールアドレス、住所などの個人情報を集める場合は、誰が見られるのか、いつまで保存するのかも考えておく必要があります。
「見るだけ」ならGoogleアカウントなしで開ける場合もある
Googleの共有ファイルは、必ずGoogleアカウントがないと見られないわけではありません。
共有設定によっては、リンクを知っている人ならGoogleアカウントなしで閲覧できる場合があります。
たとえば、
- 公開された資料を見る
- リンク共有されたPDFを見る
- 「リンクを知っている全員が閲覧可」のファイルを見る
といった場合です。
ただし、これはファイルの持ち主がそのように共有設定をしている場合です。
すべてのファイルが、ログインなしで見られるわけではありません。
仕事や団体で使う場合は、便利だからといって何でも「リンクを知っている人なら誰でも見られる」設定にするのは注意が必要です。
「編集する」「コメントする」場合はGoogleアカウントが関係しやすい
見るだけならアカウントなしで開ける場合があります。
しかし、編集やコメントをする場合は、Googleアカウントが関係しやすくなります。
理由は、誰が編集したのか、誰がコメントしたのかを確認しやすくするためです。
たとえば、
- 誰が表を修正したのか
- 誰がコメントしたのか
- いつ変更されたのか
- どのアカウントに編集権限を渡すのか
を確認するには、Googleアカウントでログインして使う方が管理しやすくなります。
特に仕事や団体で使う場合は、「誰でも編集できる」よりも、「必要な人だけ編集できる」設定にした方が安心です。
便利さだけでなく、誰が見られるのか、誰が編集できるのかも確認しておきましょう。
特に個人情報を扱う場合は、共有範囲に注意が必要です。
Gmailアドレスを作らなくてもGoogleアカウントは作れる
ここで大事なのは、Googleアカウントを作るために、必ずGmailアドレスを作らなければいけないわけではないということです。
Google公式ヘルプでも、Googleアカウントの作成にGmailのメールアドレスは必要なく、Gmail以外のメールアドレスを使って作成できると案内されています。
たとえば、すでに使っているメールアドレスでGoogleアカウントを作ることもできます。
つまり、
- Gmailを使いたい人は、新しいGmailアドレスを作る
- Gmailを増やしたくない人は、既存のメールアドレスでGoogleアカウントを作る
という選び方ができます。
「Gmailは使わないけれど、Googleスプレッドシートは使いたい」
「メールアドレスをこれ以上増やしたくない」
「会社や団体のメールアドレスでGoogleアカウントを使いたい」
という人は、既存メールアドレスでGoogleアカウントを作る方法も検討できます。
共有ファイルを使う前に確認しておきたいこと
ここまで見てきたように、Gmailを使っていなくても、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどの共有ファイルを使う場面では、Googleアカウントが関係することがあります。
特に、共有ファイルが開けない、編集できない、アクセス権が必要と表示される場合は、Googleアカウントや共有設定を確認する必要があります。
ここからは、共有ファイルを開けないときに、まず確認したいポイントを整理します。
共有ファイルが開けないときの確認ポイント
共有ファイルが開けない場合は、まず今どのGoogleアカウントでログインしているかを確認しましょう。
よくあるのは、仕事用アカウントに共有されたファイルを、個人用アカウントで開いているケースです。
この場合、ファイルそのものが消えたわけではなく、ログインしているGoogleアカウントが違うだけの場合があります。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
まとめ
Gmailを使っていない人でも、Googleアカウントが必要になる場面はあります。
特に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleドライブ、Googleフォームなどを共有して使う場合は、Googleアカウントが関係してきます。
見るだけなら、共有設定によってはGoogleアカウントなしで開ける場合もあります。
しかし、編集したり、コメントしたり、特定の人だけに共有されたファイルを開いたりする場合は、Googleアカウントでのログインが必要になることがあります。
また、Googleアカウントを作るからといって、必ずGmailアドレスを作らなければいけないわけではありません。
すでに使っているメールアドレスでGoogleアカウントを作ることもできます。
Gmailを使うかどうかではなく、Googleの共有サービスをどう使うかで、Googleアカウントが必要になるかどうかが変わります。
共有ファイルが開けないときは、まず今どのGoogleアカウントでログインしているかを確認してみましょう。
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- Googleアカウントの作成について
https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=ja - Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja - Googleファイルへのアクセスについて
https://support.google.com/drive/answer/16722399?hl=ja
