「これ以上、Googleアカウントを増やしたくない」
「IDやパスワードが増えると管理できるか不安」
「仕事用と個人用を分けた方がいいと言われても、アカウントが増えるのは面倒」
そんなふうに感じたことはありませんか。
最近は、何を使うにもアカウント作成が必要になります。
メール、ネットショッピング、SNS、動画サービス、仕事のツールなど、気づけばIDやパスワードが増えていきます。
そのため、「Googleアカウントもこれ以上増やしたくない」と感じるのは自然なことです。
一方で、Googleアカウントは、Gmailだけでなく、Googleドライブ、Googleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleフォームなどでも使われます。
特に、仕事や小さい組織で共有ファイルを使う場合は、個人用と仕事用、団体用を分けた方が管理しやすい場面もあります。
大切なのは、むやみに増やすことではありません。
増やすかどうかは、「何に使うのか」と「自分たちで管理できるのか」で考えることです。
この記事では、Googleアカウントを増やしたくない人に向けて、増やす前に考えたい使い分けと管理のコツを初心者向けに整理します。
GoogleアカウントとGmailの違いについては、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントとは？Gmailとの違いを初心者向けにわかりやすく解説
仕事用と個人用を分ける考え方については、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleアカウントは仕事用と個人用で分けるべき？初心者向けに考え方を解説
Googleアカウントを増やしたくないと思うのは自然
Googleアカウントを増やしたくないと思うのは自然です。
アカウントが増えると、メールアドレス、パスワード、再設定用メールアドレス、電話番号、2段階認証など、管理するものも増えます。
慣れている人なら問題なく使い分けられるかもしれませんが、初心者にとっては、アカウントが増えるだけで負担に感じることがあります。
そのため、無理にアカウントを増やす必要はありません。
まずは、「本当に分ける必要があるのか」を考えることが大切です。
アカウントを増やすと面倒になること
Googleアカウントを増やすと、便利になる面もありますが、面倒になることもあります。
たとえば、
- どのアカウントでログインしているか分からなくなる
- 共有ファイルがどのアカウントに届いたのか分からない
- パスワード管理が増える
- 2段階認証の確認が増える
- スマホやパソコンのログイン状態が分かりにくくなる
- 通知が分散する
- Googleドライブの保存場所が分かりにくくなる
といったことがあります。
特にGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを使う場合は、どのアカウントでファイルを作ったかが大切です。
個人用アカウントで作ったファイルは、個人用のGoogleドライブに保存されます。
仕事用アカウントで作ったファイルは、仕事用のGoogleドライブに保存されます。
アカウントが増えると、その分だけ保存場所も分かれます。
そのため、何となくアカウントを増やすと、あとから「あのファイルはどこに行った？」となりやすくなります。
それでも別アカウントが必要になる場面
一方で、別アカウントを作った方がよい場面もあります。
たとえば、
- 仕事の資料と個人のデータを分けたい
- 会社や団体の共有ファイルを個人アカウントに置きたくない
- Googleフォームの回答結果を個人アカウントだけで管理したくない
- PTAや自治会などの団体用ファイルを引き継ぎやすくしたい
- 仕事用のGoogleカレンダーと個人の予定を分けたい
- 退職や担当変更のときに困らないようにしたい
このような場合は、アカウントを分ける意味があります。
特に、仕事や団体で使う場合は、個人の都合だけでなく、他の人があとから管理できるかも大切です。
「自分だけが分かっていればよい」ではなく、「担当者が変わっても困らないか」を考える必要があります。
Googleアカウントを増やさなくてもよい場合
逆に、Googleアカウントを増やさなくてもよい場合もあります。
たとえば、
- 個人でGmailやYouTubeを見るだけ
- Googleドライブを自分だけで使っている
- 共有ファイルをたまに見るだけ
- 仕事や団体の重要なデータを扱っていない
- すでに用途が整理できている
- アカウントを増やすと管理しきれない
このような場合は、無理に新しいGoogleアカウントを作らなくてもよいと思います。
アカウントは、増やせば便利になるとは限りません。
管理できないまま増やすと、かえって混乱します。
大切なのは、増やすことではなく、迷わず使える状態にすることです。
Googleアカウントを増やした方がよい場合
一方で、次のような場合は、アカウントを分けた方がよい可能性があります。
- 個人用と仕事用のファイルが混ざっている
- 仕事のファイルを個人用Googleドライブで管理している
- 共有ファイルが開けないことが多い
- 会社や団体のファイルを引き継ぐ必要がある
- 個人情報を含むファイルを扱っている
- Googleフォームの回答結果を管理している
- 担当者が変わる可能性がある
このような場合は、アカウントを分けることで、あとから管理しやすくなります。
ただし、分ける場合でも、何となく作るのではなく、
- 何のためのアカウントか
- 誰が管理するのか
- どこに保存するのか
- どうやって引き継ぐのか
を決めておくことが大切です。
増やすかどうかは「用途」と「管理できるか」で考える
Googleアカウントを増やすかどうかは、次の2つで考えると分かりやすいです。
1つ目は、用途です。
そのアカウントを何に使うのか。
個人用なのか、仕事用なのか、団体用なのか。
Gmailを使いたいのか、Googleドライブを使いたいのか、Googleフォームを管理したいのか。
2つ目は、管理できるかです。
パスワードを管理できるか。
再設定用メールアドレスや電話番号を管理できるか。
担当者が変わったときに引き継げるか。
どのファイルをどのアカウントで作ったか分かるか。
この2つを考えずにアカウントを増やすと、あとで混乱しやすくなります。
反対に、用途と管理方法がはっきりしていれば、複数のGoogleアカウントを使っても迷いにくくなります。
Gmailエイリアスで済む場合もある
「メールアドレスを少し使い分けたいだけ」という場合は、新しいGoogleアカウントを作らなくても済むことがあります。
たとえば、Gmailにはエイリアスという使い方があります。
Gmailエイリアスを使うと、同じGmailアカウントのまま、メールアドレスを少し変えて使うことができます。
たとえば、サービス登録用、問い合わせ用、メルマガ用など、メールの整理に使える場合があります。
ただし、Gmailエイリアスは、Googleアカウント自体を分けるものではありません。
GoogleドライブやGoogleスプレッドシートの保存場所、共有権限、アカウント管理を分けたい場合は、別アカウントとは役割が違います。
つまり、
- メールの整理だけなら、Gmailエイリアスで足りる場合がある
- Googleドライブや共有ファイルの管理を分けたいなら、別アカウントを考える
という使い分けになります。
Gmailエイリアスについては、別の記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Gmailアカウントを増やさずに済む？魔法の「エイリアス機能」で受信箱をスッキリ整理術
複数アカウントを使うなら切り替え方法も確認する
Googleアカウントを複数使う場合は、アカウントの切り替え方法も確認しておきましょう。
複数アカウントを使っていると、
- 仕事用で開きたいのに個人用で開いている
- 共有されたファイルが見られない
- Googleドライブの中身が違って見える
- Gmailの通知が別アカウントに来ている
といったことがあります。
このようなときは、今どのGoogleアカウントでログインしているかを確認することが大切です。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
アカウントを増やす前に決めておきたいこと
新しいGoogleアカウントを作る前に、次のことを考えておくと安心です。
- 何のために使うアカウントか
- 個人用、仕事用、団体用のどれか
- 誰が管理するのか
- パスワードをどう管理するのか
- 再設定用メールアドレスや電話番号をどうするのか
- ファイルをどこに保存するのか
- 担当者が変わったときにどう引き継ぐのか
- 不要になったときにどう整理するのか
特に仕事や団体で使う場合は、作ることよりも、管理し続けられることが大切です。
作ったときは便利でも、管理する人が分からなくなると、あとで困ることがあります。
まとめ
Googleアカウントを増やしたくないと思うのは自然です。
アカウントが増えると、メールアドレス、パスワード、再設定情報、ログイン状態、保存場所など、管理するものも増えます。
そのため、無理に増やす必要はありません。
ただし、仕事用と個人用のファイルが混ざっている場合や、Googleフォーム、スプレッドシート、共有ファイルを仕事や団体で使う場合は、アカウントを分けた方が管理しやすいこともあります。
大切なのは、アカウントを増やすこと自体ではなく、何のために使うのか、誰が管理するのかを決めておくことです。
増やすかどうかは、「用途」と「管理できるか」で考えましょう。
自分や組織が管理できる範囲で、必要な分だけ使うことが大切です。
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- Googleアカウントの作成について
https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=ja - 複数のGoogleアカウントに同時にログインする方法
https://support.google.com/accounts/answer/1721977?hl=ja
