GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleフォームは、会社だけでなく、PTA、自治会、サークル、イベント運営などでも使える便利なサービスです。
たとえば、
- PTAの名簿や出欠表
- 自治会の当番表
- サークルの予定表
- イベントの申し込みフォーム
- ボランティア団体の資料共有
- 個人事業や小規模チームの管理表
- 家族や親族間の共有リスト
などです。
Googleのサービスは、無料でも使いやすく、共有もしやすいので、小さな組織やグループでも使い始めやすいのが魅力です。
ただし、便利な一方で、何となく個人のGoogleアカウントで作ってしまうと、あとから困ることがあります。
「誰のアカウントで作ったファイルなのか分からない」
「担当者が変わったら、フォームやスプレッドシートを引き継げない」
「共有したつもりなのに、必要な人が開けない」
「前任者の個人アカウントに大事なデータが残っている」
こうしたトラブルは、会社だけでなく、PTA、自治会、サークル、イベント運営などでも起こりやすいものです。
この記事では、小さな組織やグループでGoogleアカウントを使うときに注意したい、共有・所有者・引き継ぎの考え方を初心者向けに整理します。
Googleアカウントを仕事用と個人用で分ける考え方については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントは仕事用と個人用で分けるべき？初心者向けに考え方を解説
Googleアカウントを増やしたくない場合の考え方については、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleアカウントを増やしたくない人へ｜増やす前に考えたい使い分けと管理のコツ
小さな組織やグループでもGoogleアカウント管理は大切
Googleアカウントというと、個人で使うものという印象があるかもしれません。
実際、Gmail、YouTube、Googleフォトなどは、個人で使うことが多いサービスです。
しかし、Googleドライブ、Googleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleフォームなどをグループで使う場合は、少し考え方が変わります。
グループで使う場合は、
- 誰がファイルを作るのか
- 誰が管理するのか
- 誰が編集できるのか
- 誰が見るだけなのか
- 担当者が変わったらどうするのか
を考えておく必要があります。
個人で使うだけなら、自分が分かっていれば問題ないこともあります。
しかし、グループで使う場合は、「自分だけが分かっている状態」では困ることがあります。
特に、申し込みフォーム、名簿、会計表、当番表、会議資料などは、あとから別の人が見たり、編集したり、引き継いだりすることがあります。
そのため、小さな組織やグループでも、Googleアカウントの使い方を少し整理しておくことが大切です。
注意点1：誰のアカウントでファイルを作るか
最初に考えたいのは、誰のGoogleアカウントでファイルを作るかです。
GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを作ると、そのファイルは基本的に作成したGoogleアカウントのGoogleドライブに保存されます。
たとえば、PTAの出欠表をAさんの個人アカウントで作った場合、そのファイルはAさんのGoogleドライブにあります。
自治会の当番表をBさんの個人アカウントで作った場合、そのファイルはBさんのGoogleドライブにあります。
最初はそれでも問題なく使えるかもしれません。
しかし、担当者が変わったときや、作成者がグループを離れたときに、管理が難しくなることがあります。
そのため、グループで長く使うファイルは、最初に「誰のアカウントで作るか」を考えておくと安心です。
注意点2：所有者が誰なのかを確認する
Googleドライブのファイルには、所有者があります。
所有者とは、そのファイルを管理しているアカウントのことです。
共有されたファイルを開ける人や編集できる人がいても、所有者は別にいます。
ここを意識していないと、
- ファイルを作った人が分からない
- 共有設定を変更できない
- 担当者が変わったときに引き継ぎにくい
- 必要な人に権限を渡せない
といったことが起こる場合があります。
特に、Googleフォームやスプレッドシートの回答結果などは、あとから必要になることが多いです。
「誰が見られるか」だけでなく、「誰が所有しているか」も確認しておくと安心です。
すでに個人用アカウントで作ったGoogleスプレッドシートを別アカウントへ移したい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：Googleスプレッドシートを別アカウントへ移動・コピーする方法｜所有者変更も解説
注意点3：共有範囲を広げすぎない
GoogleドライブやGoogleスプレッドシートは、共有リンクを使うと簡単に他の人へ共有できます。
とても便利ですが、共有範囲には注意が必要です。
たとえば、
- リンクを知っている人なら誰でも見られる
- リンクを知っている人なら誰でも編集できる
- 特定の人だけが見られる
- 特定の人だけが編集できる
など、共有の設定によってできることが変わります。
名簿、連絡先、申込者情報、会計資料などを扱う場合は、共有範囲を広げすぎない方が安心です。
「便利だから誰でも開けるようにする」のではなく、内容に合わせて共有範囲を考えることが大切です。
Googleドライブの共有方法については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
注意点4：編集できる人を増やしすぎない
共有ファイルでは、「見るだけ」と「編集できる」を分けることができます。
全員が編集できる状態にすると、作業は早くなるかもしれません。
しかし、編集できる人が多すぎると、
- 誰が変更したのか分かりにくい
- 間違って内容を消してしまう
- 必要な情報が書き換わってしまう
- 古い情報と新しい情報が混ざる
といったことが起こる場合があります。
特に、名簿、会計表、申し込み一覧、当番表などは、編集できる人を必要な人に絞った方が安心です。
一方で、会議資料や案内文などは、関係者がコメントできるようにするだけで十分な場合もあります。
グループで使うときは、「誰でも編集できる」ではなく、「誰が編集する必要があるか」で考えるとよいです。
注意点5：担当者が変わったときに引き継げるか
小さな組織やグループでは、担当者が毎年変わることがあります。
PTA、自治会、サークル、イベント運営などでは、任期や年度替わりで担当が変わることも多いです。
そのときに、
- ファイルの場所が分からない
- 誰のアカウントで作ったか分からない
- パスワードが分からない
- 共有設定を変更できない
- Googleフォームの回答結果にアクセスできない
となると、引き継ぎが大変になります。
そのため、ファイルを作る段階で、引き継ぎを意識しておくことが大切です。
たとえば、
- どのアカウントで作ったか
- どのフォルダに保存しているか
- 誰が編集できるか
- 誰が所有者か
- 担当者が変わったら誰に共有するか
をメモしておくだけでも、あとからかなり楽になります。
無料アカウントで運用する場合に決めておきたいこと
Googleアカウントは無料でも作れます。
小さな組織やグループでは、まず無料アカウントで始めることも多いと思います。
ただし、無料アカウントで運用する場合でも、最低限決めておきたいことがあります。
たとえば、
- グループ用のファイルを誰のアカウントで作るのか
- 共有フォルダを作るのか
- 管理者を誰にするのか
- パスワードや再設定情報をどう扱うのか
- 担当者が変わるときにどう引き継ぐのか
- 退会した人や役目を終えた人の権限をどう見直すのか
などです。
ここを決めないまま使い始めると、最初は便利でも、あとから管理が分かりにくくなることがあります。
大切なのは、無料で使うこと自体が悪いということではありません。
無料で使う場合でも、誰が管理するのかを決めておくことです。
Google Workspaceを検討する場面
小さな組織やグループでも、場合によってはGoogle Workspaceのような組織向けサービスを検討する場面があります。
たとえば、
- 独自ドメインのメールアドレスを使いたい
- メンバーの入れ替わりが多い
- 退職・退会した人の権限を整理したい
- 個人アカウントではなく、組織としてデータを管理したい
- Googleフォームの回答、名簿、会計表などを継続的に管理したい
- 共有ドライブや管理者権限など、組織向けの管理機能が必要になってきた
- 「誰の個人アカウントにデータがあるか分からない」状態を避けたい
といった場合です。
Google WorkspaceのBusiness Starter、Business Standard、Business Plusは、最大300ユーザーまで利用できるプランとして案内されています。少人数から中小規模の組織でも検討対象になるサービスです。
ただし、すべてのグループにGoogle Workspaceが必要というわけではありません。
PTA、自治会、サークル、少人数のグループなどでは、まず無料アカウントと共有設定で足りる場合もあります。
そのうえで、メンバーが増えたり、扱う情報が多くなったり、個人アカウントでの管理に不安が出てきたりした場合は、有料の組織向けサービスを検討してもよいでしょう。
大切なのは、いきなり有料サービスにすることではなく、自分たちの使い方に合っているかを考えることです。
グループでGoogleアカウントを使う前に確認したいこと
最後に、グループでGoogleアカウントを使う前に、次の点を確認しておくと安心です。
- 何のためにGoogleサービスを使うのか
- 誰のアカウントでファイルを作るのか
- 誰が所有者になるのか
- 誰が編集できるのか
- 誰が見るだけなのか
- 個人情報を扱うファイルはないか
- 担当者が変わったときに引き継げるか
- 不要になったファイルをどう整理するか
最初から完璧に決める必要はありません。
ただ、「あとから他の人が困らないか」を考えておくことが大切です。
まとめ
GoogleアカウントやGoogleドライブ、Googleスプレッドシート、Googleフォームは、小さな組織やグループでも便利に使えます。
ただし、個人のアカウントで何となく作ってしまうと、あとから共有や引き継ぎで困ることがあります。
グループで使う場合は、
- 誰のアカウントで作るのか
- 誰が所有者なのか
- 誰が編集できるのか
- 担当者が変わったときにどう引き継ぐのか
を考えておくことが大切です。
無料アカウントで使う場合でも、誰が管理するのかを決めておくだけで、あとからの混乱を減らせます。
大切なのは、難しいルールを作ることではありません。
グループの中で、必要な人が必要な情報を使えるようにしておくことです。
小さな組織やグループでGoogleサービスを使うときは、便利さだけでなく、共有・所有者・引き継ぎのことも一緒に考えておきましょう。
参考情報
この記事では、Google公式サイトの情報を参考にしています。
- Googleアカウントの作成について
https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=ja - Googleドライブの共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja - Google Workspaceの料金について
https://workspace.google.co.jp/pricing?hl=ja
