Googleアカウントとは？Gmailとの違いを初心者向けにわかりやすく解説

「Googleアカウントって何？」
「Gmailと同じものじゃないの？」
「Gmailを使わないのに、Googleアカウントは必要なの？」

そんなふうに迷ったことはありませんか。

GoogleアカウントとGmailは、似ているようで少し違います。

簡単にいうと、Googleアカウントは、Googleのいろいろなサービスを使うための「ログイン用アカウント」です。
一方、Gmailは、Googleが提供している「メールサービス」です。

つまり、GmailはGoogleアカウントで使えるサービスのひとつです。

この記事では、Googleアカウントとは何か、Gmailとの違い、Gmailを使わない場合でもGoogleアカウントが必要になる場面について、初心者向けにわかりやすく解説します。

後半では、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを仕事や小さい組織で使う場合の考え方も紹介します。

Googleアカウントとは？

Googleアカウントとは、Googleのサービスを使うためのアカウントです。

たとえば、次のようなサービスを使うときに利用します。

• Gmail
• Googleドライブ
• Googleスプレッドシート
• Googleドキュメント
• Googleカレンダー
• YouTube
• Googleフォト
• Google Play

これらのサービスを使うときに、メールアドレスとパスワードでログインします。
このログインに使うものが、Googleアカウントです。

イメージとしては、Googleのサービスを使うための「会員証」や「身分証」のようなものだと考えると分かりやすいです。

Googleアカウントにログインしておくことで、自分のメール、ファイル、写真、予定、動画の履歴などを、自分のアカウントに紐づけて使えるようになります。

Gmailとは？

Gmailは、Googleが提供しているメールサービスです。

Gmailを作ると、次のようなメールアドレスを使えるようになります。

example@gmail.com

この「@gmail.com」のメールアドレスを使って、メールを送受信できます。

つまり、Gmailは「メールを使うためのサービス」です。

GoogleアカウントがGoogleサービス全体を使うためのものだとすると、Gmailはその中のひとつのサービスです。

GoogleアカウントとGmailの違い

GoogleアカウントとGmailの違いを整理すると、次のようになります。

大切なのは、Googleアカウント＝Gmailではないということです。

GmailはGoogleアカウントで使えるサービスのひとつです。

そのため、Gmailを使っていなくても、Googleアカウントを持っている場合があります。
また、Gmailアドレスを新しく作らなくても、すでに使っているメールアドレスでGoogleアカウントを作成することもできます。

Gmailを使わなくてもGoogleアカウントは必要？

Gmailを使わない人でも、Googleアカウントが必要になる場面はあります。

たとえば、次のような場合です。

• Googleドライブに保存されたファイルを見る
• Googleスプレッドシートを編集する
• Googleドキュメントを共有する
• Googleカレンダーを使う
• YouTubeにログインする
• Googleフォトを使う
• スマホでGoogle Playを使う

このように、Gmailを使わなくても、Googleのサービスを利用するためにGoogleアカウントが必要になることがあります。

特に、Googleドライブ、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントなどを共有して使う場合は、Googleアカウントでログインしているかどうかが大切になります。

GmailアドレスがなくてもGoogleアカウントは作れる？

Googleアカウントを作るには、必ずGmailアドレスが必要だと思っている人も多いかもしれません。

しかし、GoogleアカウントはGmailアドレスがなくても作成できます。

たとえば、すでに使っているメールアドレスを使ってGoogleアカウントを作ることもできます。

つまり、次のような考え方です。

• Gmailを新しく作ってGoogleアカウントを作る
• すでに使っているメールアドレスでGoogleアカウントを作る

どちらの方法もあります。

「メールアドレスを増やしたくない」
「Gmailは使わないけれど、Googleスプレッドシートは使いたい」

という人は、既存のメールアドレスでGoogleアカウントを作る方法も検討できます。

Googleアカウントは無料で作れる？複数使ってもいい？

Googleアカウントは無料で作成できます。

また、個人用、仕事用、団体用など、用途に応じて複数のGoogleアカウントを使い分けることもできます。

Google公式ヘルプでも、複数のGoogleアカウントに同時にログインし、アカウントを切り替えて使う方法が案内されています。

ただし、アカウントを増やしすぎると、どのアカウントでファイルを作ったのか、どのアカウントに共有されているのか分かりにくくなることがあります。

特に仕事や団体で使う場合は、個人任せにせず、どのアカウントを使うのか、誰が管理するのかを決めておくと安心です。

複数のGoogleアカウントを使う場合は、今どのアカウントでログインしているのかを確認することも大切です。アカウントの切り替え方法については、こちらの記事で詳しく紹介しています。

関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順

Googleアカウントは何に使うの？

Googleアカウントは、いろいろな場面で使います。

個人で使う場合は、次のような用途が多いです。

• Gmailでメールを使う
• YouTubeにログインして、チャンネル登録や視聴履歴を使う
• Googleフォトで写真や動画をバックアップ・整理する
• Googleカレンダーで予定を管理する
• Googleドライブにファイルを保存する

Googleのサービスの中には、ログインしなくても一部使えるものがあります。

たとえば、YouTubeはGoogleアカウントでログインしなくても動画を見ることはできます。

ただし、Googleアカウントでログインすると、チャンネル登録、視聴履歴、後で見る、コメント、動画のアップロードなど、自分用に便利に使うための機能が使えるようになります。

つまり、見るだけならログインなしでも使えますが、自分用に保存したり、あとから確認したり、継続して便利に使ったりするには、Googleアカウントが関係してきます。

一方、仕事や団体で使う場合は、次のような用途があります。

• Googleスプレッドシートを共有する
• Googleドキュメントで資料を作る
• Googleドライブにファイルを保存する
• 複数人で同じファイルを編集する
• 編集履歴を確認する
• 誰に共有しているか管理する

このように、Googleアカウントは個人でも、仕事でも、小さい組織でも使う場面があります。

Googleアカウントは、Googleのサービスをただ開くためだけのものではありません。
自分のデータを保存したり、あとから確認したり、他の人と共有したりするための土台になるものです。

Googleスプレッドシートやドキュメントでも使う

Googleアカウントは、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを使うときにも関係します。

たとえば、誰かからGoogleスプレッドシートの共有リンクが送られてきたとします。

リンクを開くだけなら見られる場合もあります。
しかし、編集したり、コメントしたり、特定の人だけに共有したりする場合は、Googleアカウントでログインして使う方が管理しやすくなります。

Googleドライブでは、共有相手に対して「閲覧者」「コメント可」「編集者」などの権限を設定できます。

つまり、

• 見るだけの人
• コメントできる人
• 編集できる人

を分けて管理できます。

この仕組みをきちんと使うには、Googleアカウントの考え方を理解しておくことが大切です。

Googleスプレッドシートの共有方法や、共有できないときの確認ポイントについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。

関連記事：Googleスプレッドシートが共有できない原因と対処法｜初心者向けチェックリスト付き

仕事や小さい組織で使う場合に大切なこと

家庭や個人で使うだけなら、Googleアカウントは「GmailやYouTubeにログインするもの」という感覚でも困らないかもしれません。

しかし、仕事や小さい組織でGoogleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleフォームなどを使う場合は、少し注意が必要です。

たとえば、

• 小さい会社
• 個人事業
• PTA
• 自治会
• 町内会
• サークル
• イベント運営
• ボランティア団体

などで、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートを使う場面もあると思います。

紙の帳票を回覧するより、Googleスプレッドシートで共有した方が便利な場面はたくさんあります。

ただし、「便利だから使う」だけで進めると、あとで困ることもあります。

たとえば、リンクを知っている人なら誰でも編集できる設定にしてしまうと、次のような問題が起きることがあります。

• 誰が編集したのか分かりにくい
• 間違えて消されたときに原因を確認しにくい
• 本来見せたくない人にリンクが渡る可能性がある
• 編集できる人が増えすぎる
• 退職者や前任者に共有が残る
• 管理する人が分からなくなる

もちろん、リンク共有が便利な場面もあります。

ただし、仕事や団体で使う場合は「便利さ」だけでなく、「誰が見られるのか」「誰が編集できるのか」「あとから確認できるのか」も大切です。

そのため、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを複数人で使う場合は、Googleアカウントを使って、メールアドレスで共有相手を指定する方法も検討した方が安心です。

Googleドキュメントを共有する具体的な手順については、こちらの記事で詳しく紹介しています。

関連記事：Googleドキュメントの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点

個人情報を扱う場合はさらに注意

GoogleフォームやGoogleスプレッドシートでは、アンケートや申し込み、問い合わせなどを簡単に管理できます。

ただし、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、子どもの情報、会費、問い合わせ内容などが入る場合は注意が必要です。

仕事だけでなく、PTAや自治会、サークルなどでも、個人情報を扱う場面はあります。

この場合は、Googleアカウントの使い方だけでなく、

• 何のために情報を集めるのか
• 誰が見られるのか
• 誰が管理するのか
• いつまで保存するのか
• 不要になった情報をどう整理するのか

を決めておくことが大切です。

Googleフォームで個人情報を集める場合の注意点については、別の記事で詳しく整理します。

Googleアカウントを増やしたくない場合は？

「これ以上アカウントを増やしたくない」と感じる人もいると思います。

その気持ちは自然です。

最近は、何を使うにもアカウント作成が必要になるため、IDやパスワードの管理が面倒になります。

ただし、GoogleアカウントはGmailだけのために作るものではありません。

Googleドライブ、スプレッドシート、ドキュメント、カレンダー、YouTubeなど、さまざまなサービスをまとめて使うためのアカウントです。

特に仕事や団体で使う場合は、

• 個人用と仕事用を分ける
• 会社や団体で管理できるアカウントを使う
• 共有用のルールを決める
• パスワード管理をきちんとする

といった考え方が必要になります。

無料で使えることは大きなメリットですが、仕事や団体で使う場合は、個人任せにしすぎないことも大切です。

まとめ

Googleアカウントとは、Googleのサービスを使うためのログイン用アカウントです。

Gmailは、Googleが提供するメールサービスです。
つまり、GmailはGoogleアカウントで使えるサービスのひとつです。

Googleアカウントは、Gmailアドレスを作らなくても、既存のメールアドレスで作成することもできます。

個人で使う場合は、Gmail、YouTube、Googleフォト、Googleカレンダーなどで使うことが多いです。
仕事や小さい組織で使う場合は、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを共有したり、編集履歴や権限を管理したりするときにも関係します。

GoogleアカウントとGmailの違いを理解しておくと、Googleのサービスを使うときに迷いにくくなります。

特に、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを複数人で使う場合は、Googleアカウントの仕組みを知っておくと、共有や編集のトラブルを減らしやすくなります。

便利だからこそ、仕事や団体で使う場合は、誰が見られるのか、誰が編集できるのか、誰が管理するのかもあわせて考えておきましょう。

参考情報

この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。

• Googleアカウントの作成について
  https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=ja
• Gmailアカウントの作成について
  https://support.google.com/mail/answer/56256?hl=ja
• Googleドライブのファイル共有について
  https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja