「Googleドライブで共有したファイルを、もう見られないようにしたい」
「以前共有した相手が、まだ開ける状態になっていないか確認したい」
「担当者が変わったので、共有相手を見直したい」
Googleドライブでファイルやフォルダを共有していると、あとから共有を外したくなることがあります。
たとえば、仕事が終わった相手、退職した担当者、イベントが終わったグループ、以前の取引先などに、ファイルが共有されたままになっていることがあります。
Googleドライブは共有が便利な一方で、一度共有したファイルをそのままにしていると、「誰が見られるのか」「誰が編集できるのか」が分かりにくくなることがあります。
この記事では、Googleドライブで共有相手を確認する方法と、不要になった共有を解除する手順を、初心者向けに紹介します。
Googleドライブの基本的な共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
Googleドライブの共有解除とは
Googleドライブの共有解除とは、ファイルやフォルダを見られる相手、編集できる相手を外すことです。
たとえば、次のような状態を変更します。
- 特定の人に共有していたファイルを見られないようにする
- 編集者だった人を閲覧者に変更する
- リンクを知っている人が開ける設定をやめる
- 不要になった共有相手を削除する
- 担当者変更に合わせて共有権限を見直す
共有解除というと難しく聞こえるかもしれませんが、基本は「共有設定を開いて、相手やリンク共有の設定を見直す」作業です。
大事なファイルやフォルダほど、定期的に共有相手を確認しておくと管理しやすくなります。
共有相手を確認する方法
まずは、現在そのファイルやフォルダが誰に共有されているかを確認します。
Googleドライブで共有相手を確認する基本の流れは、次のとおりです。
- Googleドライブを開く
- 共有を確認したいファイル、またはフォルダを右クリックする
- 「共有」をクリックする
- 表示された画面で、共有されているユーザーやグループを確認する
ここで、誰が閲覧できるのか、誰がコメントできるのか、誰が編集できるのかを確認できます。
Googleドライブでは、共有相手ごとに「閲覧者」「コメント可」「編集者」などの権限が設定されています。
見慣れない名前や、すでに関係が終わった相手が入っている場合は、共有を外すか、権限を変更するかを検討します。
特定の相手の共有を解除する方法
特定の相手の共有を解除したい場合は、共有設定からその相手を外します。
基本の流れは次のとおりです。
- Googleドライブで対象のファイル、またはフォルダを右クリックする
- 「共有」をクリックする
- 共有相手の一覧を確認する
- 外したい相手の権限メニューを開く
- 「アクセス権を削除」またはそれに近い項目を選ぶ
- 設定を保存する
共有を解除すると、その相手は対象のファイルやフォルダを開けなくなる場合があります。
ただし、相手が別の場所からアクセス権を持っている場合や、フォルダ単位で共有されている場合は、ファイル単体の共有を外しただけでは見られる状態が残ることがあります。
そのため、共有解除をしたいときは、ファイル単体だけでなく、フォルダの共有設定も確認しておくとよいでしょう。
リンク共有をオフにする方法
Googleドライブでは、特定の相手に共有する方法のほかに、「リンクを知っている人」が開ける設定があります。
このリンク共有を使うと、メールアドレスを指定しなくてもURLを知っている人がファイルを開ける場合があります。
便利な反面、リンクが転送されたり、古い共有リンクが残ったりすると、誰が開けるのか分かりにくくなることがあります。
リンク共有を見直す基本の流れは、次のとおりです。
- Googleドライブで対象のファイル、またはフォルダを右クリックする
- 「共有」をクリックする
- 「一般的なアクセス」などの項目を確認する
- 「リンクを知っている人」になっている場合は、「制限付き」に変更する
- 設定を保存する
「制限付き」にすると、基本的には指定された相手だけが開ける状態になります。
仕事の管理表、社内資料、名簿、申込者一覧、議事録など、見る人を限定したいファイルでは、リンク共有のままになっていないか確認しておくと管理しやすくなります。
権限だけを変更する方法
共有を完全に解除しなくても、権限だけを変更したい場合があります。
たとえば、
- 編集者から閲覧者に変更する
- 編集者からコメント可に変更する
- コメント可から閲覧者に変更する
- 見るだけにして、内容を変更できないようにする
といった場合です。
Googleドライブでは、共有相手ごとに権限を変更できます。
基本の流れは次のとおりです。
- 対象のファイル、またはフォルダを右クリックする
- 「共有」をクリックする
- 共有相手の一覧を確認する
- 権限を変更したい相手のメニューを開く
- 「閲覧者」「コメント可」「編集者」から必要な権限を選ぶ
- 設定を保存する
すぐに共有を外す必要がない場合でも、編集できる人を減らすだけで、誤操作や上書きのリスクを減らしやすくなります。
共有解除だけでなく、権限変更も選択肢として考えるとよいでしょう。
Googleドライブの共有権限の違いについては、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有権限の違い｜閲覧者・コメント可・編集者を初心者向けに解説
共有解除すると相手はどうなるのか
共有を解除すると、その相手は対象のファイルやフォルダを開けなくなる場合があります。
相手がファイルを開こうとすると、アクセス権が必要という表示になることがあります。
ただし、共有解除の影響は、共有のされ方によって変わります。
たとえば、
- ファイル単体で共有していた場合
- フォルダごと共有していた場合
- リンク共有で開ける状態だった場合
- 相手が別の共有経路からアクセスできる場合
などで結果が変わることがあります。
ファイル単体の共有を外しても、親フォルダが共有されたままだと、相手が引き続き開ける場合があります。
逆に、フォルダの共有を解除すると、そのフォルダ内の複数のファイルに影響が出る場合があります。
共有解除をするときは、「どのファイルを」「誰から」「どの範囲で」外したいのかを確認してから進めるとよいでしょう。
共有解除できない場合に確認したいこと
共有を外したいのに、設定を変更できない場合もあります。
その場合は、次の点を確認してみましょう。
- 自分がファイルのオーナーか
- 自分に編集権限があるか
- 共有ドライブ内のファイルではないか
- 会社や学校の管理者による制限がないか
- フォルダ側の共有設定が影響していないか
- 別のGoogleアカウントで開いていないか
Google公式ヘルプでは、ファイルの所有者や編集権限を持つユーザーが共有権限を変更できる場合があると説明されています。
自分が閲覧者の場合は、共有相手を変更できないことがあります。
また、会社や学校のGoogleアカウントでは、組織の管理者によって共有範囲が制限されている場合もあります。
設定が変えられないときは、ファイルの所有者や管理者に確認するとよいでしょう。
Googleアカウントを複数使っている場合は、どのアカウントで開いているかも確認してみてください。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
小さい会社やグループで共有を見直すタイミング
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleドライブを使っている場合、共有設定は一度決めたままになりがちです。
最初は便利だから共有したものの、時間がたつと、誰に共有しているのか分からなくなることがあります。
共有を見直した方がよいタイミングは、たとえば次のようなときです。
- 担当者が変わったとき
- イベントやプロジェクトが終わったとき
- 退職者や退会者が出たとき
- 外部の人との作業が終わったとき
- 名簿や申込者一覧を扱うとき
- 会計表や管理表を共有しているとき
- 共有リンクを多く使っているとき
特に、個人情報や金額、社内資料が入っているファイルでは、必要な人だけが見られる状態になっているか確認しておくと管理しやすくなります。
すべてを細かく管理する必要はありません。
ただ、長く使うフォルダや、複数人で使うファイルは、定期的に共有相手を確認しておくと、あとから迷いにくくなります。
共有解除と削除は違う
Googleドライブでは、「共有を解除すること」と「ファイルを削除すること」は違います。
共有解除は、相手のアクセス権を外す操作です。
一方で、削除はファイルそのものをゴミ箱に移動する操作です。
たとえば、自分がファイルを削除しても、ファイルの所有者が別の人であれば、自分の表示から消えるだけで、相手側には残る場合があります。
また、共有されているファイルを自分のGoogleドライブから削除しても、共有元のファイル自体が消えるとは限りません。
「相手に見られないようにしたい」のか、「自分の画面から消したい」のか、「ファイル自体を削除したい」のかで、必要な操作が変わります。
迷ったときは、いきなり削除せず、まず共有設定を確認するのがおすすめです。
まとめ
Googleドライブで共有を解除したい場合は、まず共有相手とリンク共有の設定を確認します。
基本の流れは、次のとおりです。
- 対象のファイルやフォルダを右クリックする
- 「共有」を開く
- 共有相手を確認する
- 不要な相手のアクセス権を削除する
- リンク共有が必要なければ「制限付き」にする
- 必要に応じて権限を「閲覧者」「コメント可」「編集者」で調整する
共有を解除すると、その相手はファイルを開けなくなる場合があります。
ただし、フォルダ単位の共有やリンク共有が残っていると、別の経路で開ける場合もあります。
そのため、共有を見直すときは、ファイル単体だけでなく、フォルダやリンク共有の設定も確認しておくとよいでしょう。
Googleドライブは、ファイルを簡単に共有できる便利なツールです。
その一方で、長く使っていると、誰に共有したのか分かりにくくなることがあります。
担当者が変わったとき、プロジェクトが終わったとき、重要な資料を扱うときは、共有相手を確認しておくと、あとから迷いにくくなります。
誰が編集したか分からない場合は、共有相手やリンク共有の状態も確認しておくと整理しやすくなります。
関連記事：誰が編集したか分からないときに確認すること｜Googleドライブ共有のチェックリスト
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- Googleドライブの共有を停止、制限、変更する
https://support.google.com/drive/answer/2494893 - Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja
