「Googleドキュメントの文章を間違えて消してしまった……」
「必要な文章を削除してしまったけれど、元に戻せるの？」
「誰かが文章を消してしまったようだけど、前の状態を確認したい……」
Googleドキュメントを使っていると、うっかり文章を消してしまうことがあります。
自分で消してすぐ気づいた場合もあれば、複数人で使っている文書で、いつの間にか文章が書き換わっていたり、必要な部分が削除されていたりすることもあります。
そんなときは、まず「元に戻す」を試します。
それでも戻らない場合は、Googleドキュメントの変更履歴から、以前の状態を確認できる場合があります。
この記事では、Googleドキュメントで削除した文章を戻す方法を、初心者向けに紹介します。
編集履歴の見方については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドキュメントの編集履歴を見る方法｜誰が変更したか確認する手順
まずは「元に戻す」を試す
Googleドキュメントで文章を消してしまった場合、まず試したいのが「元に戻す」です。
直前の操作であれば、画面上部の「元に戻す」ボタンで戻せることがあります。
たとえば、
- 文章を削除してしまった
- 見出しを消してしまった
- 段落を丸ごと消してしまった
- 別の文章で上書きしてしまった
- 貼り付けミスで内容が変わってしまった
といった場合です。
消してすぐに気づいた場合は、あわてずに「元に戻す」を試してみましょう。
キーボード操作で戻せる場合もある
パソコンで操作している場合は、キーボードショートカットでも元に戻せます。
Windowsの場合は、
Ctrl + Z
Macの場合は、
Command + Z
です。
直前の操作であれば、このショートカットで戻せることがあります。
ただし、時間がたっていたり、別の人がその後に編集していたりする場合は、思ったように戻らないこともあります。
その場合は、次に紹介する変更履歴を確認します。
「元に戻す」で戻らない場合は変更履歴を確認する
「元に戻す」で戻らない場合は、Googleドキュメントの変更履歴を確認します。
Googleドキュメントの画面上では「変更履歴」と表示されますが、この記事では分かりやすく「編集履歴」として説明します。
変更履歴では、過去の状態を確認できます。
たとえば、
- いつ文章が変わったのか
- 誰が変更したのか
- 削除前はどんな文章だったのか
- 以前の版に戻せるか
を確認できる場合があります。
複数人で使っている文書では、自分では消していない文章が変わっていることもあります。
そのようなときも、まず変更履歴を確認してみましょう。
変更履歴を開く手順
Googleドキュメントの変更履歴は、次の手順で開けます。
- Googleドキュメントを開く
- 画面上部の「ファイル」をクリックする
- 「変更履歴」を選ぶ
- 「変更履歴を表示」をクリックする
すると、画面右側に過去の履歴が表示されます。
日時ごとに履歴が並び、どの時点でどのような変更があったのかを確認できます。
戻したい文章がある場合は、右側の日時を順番にクリックして、削除される前の状態を探していきます。
削除前の文章を確認する
変更履歴を開いたら、まずは削除前の文章を探します。
たとえば、議事録の一部が消えていた場合は、右側の履歴をさかのぼりながら、その文章が残っている時点を確認します。
このとき、いきなり復元するのではなく、まずは内容を確認するだけにしておくとよいでしょう。
確認したいポイントは、次のようなものです。
- 削除された文章が残っているか
- いつごろ削除されたのか
- 誰が変更したのか
- 他の文章も変わっていないか
- 復元すると現在の内容に影響が出ないか
特に、複数人で使っている文書では、自分が戻したい文章以外にも修正が加わっていることがあります。
そのため、復元する前に、戻したい文章と現在の内容をよく確認しておきましょう。
以前の版を復元する方法
削除前の状態が見つかった場合は、以前の版を復元できる場合があります。
変更履歴で戻したい時点を選び、画面上部に表示される「この版を復元」をクリックします。
その版を復元すると、Googleドキュメント全体がその時点の状態に戻ります。
ここで注意したいのは、復元は「削除した文章だけを戻す」というより、基本的には「その時点の版に戻す」操作だということです。
そのため、復元すると、削除した文章だけでなく、その後に追加された文章や修正された内容にも影響が出る場合があります。
復元する前には、次の点を確認しておくとよいでしょう。
- その後に追加された文章がないか
- 他の人が修正した内容が消えないか
- 現在の状態を残しておく必要がないか
- 本当にその版に戻してよいか
不安な場合は、すぐに復元せず、削除された文章だけを確認して、必要な部分をコピーして戻す方法もあります。
削除した文章だけ戻したい場合
Googleドキュメント全体を以前の版に戻すと、現在の内容まで変わってしまう可能性があります。
そのため、削除した文章だけを戻したい場合は、以前の版を見ながら、必要な文章だけをコピーして戻す方法もあります。
たとえば、
- 消えた文章だけをコピーする
- 以前の見出しだけを確認して戻す
- 削除前の表現を見ながら入力し直す
- 必要な段落だけを現在の文書に戻す
といった使い方です。
議事録や社内マニュアル、案内文などでは、文書全体を復元するより、必要な文章だけを確認して戻した方が、あとから確認しやすい場合もあります。
特に、他の人がすでに新しい文章を追加している場合は、全体を復元する前に注意しましょう。
コメントや提案内容は別に確認する
Googleドキュメントでは、本文のほかにコメントや提案モードが使われていることがあります。
削除した文章を戻したい場合、本文だけでなく、コメントや提案内容も関係していることがあります。
コメントは、本文そのものではなく、確認事項や意見を残すためのものです。
提案モードは、本文を直接書き換えずに、修正案として表示する機能です。
そのため、文章が消えたように見えても、
- 提案として削除されている
- コメントで修正依頼が残っている
- 提案を承認・拒否した結果、文章が変わった
という場合もあります。
文書を共同で編集している場合は、変更履歴だけでなく、コメントや提案モードの状態も確認してみましょう。
他の人が削除した場合に確認したいこと
複数人でGoogleドキュメントを使っている場合、他の人が間違えて文章を削除してしまうこともあります。
その場合は、まず変更履歴で、いつ変更されたのかを確認します。
メールアドレスで招待されたGoogleアカウントで編集している場合は、変更したユーザー名が表示される場合があります。
ただし、リンク共有で開いている場合や、相手を個別にメールアドレスで招待していない場合は、編集者が分かりにくいことがあります。
また、相手が別のGoogleアカウントで開いている場合、想定していた名前と違う表示になることもあります。
そのため、あとから「誰が削除したのか」を確認したい文書では、最初からメールアドレスで招待して共有しておくと管理しやすくなります。
Googleドキュメントの共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドキュメントの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
復元できない・見つからない場合に考えられること
変更履歴を見ても、削除された文章が見つからない場合もあります。
たとえば、次のようなケースです。
- 削除前の状態を見つけられない
- 変更履歴を見ても目的の文章が分からない
- 別のGoogleドキュメントを見ている
- コピーした別ファイルを編集していた
- そもそもその文章が保存されていなかった
- 閲覧権限しかなく、変更履歴を確認できない
特に、同じような名前のGoogleドキュメントが複数ある場合は、別のファイルを見ていることもあります。
また、誰かがコピーを作って別ファイルで作業していた場合、今見ているファイルの変更履歴には残らないことがあります。
削除した文章が見つからないときは、ファイル名や保存場所、共有されているファイルが正しいかも確認してみましょう。
復元する前にコピーを作っておく方法もある
大事な文書を復元する場合は、作業前にコピーを作っておく方法もあります。
現在の状態を残しておきたい場合は、復元する前にファイルをコピーしておくと、あとから見比べやすくなります。
コピーを作るには、Googleドキュメントを開いて、
ファイル → コピーを作成
を選びます。
これで、現在の状態のコピーを残してから、変更履歴を確認したり、以前の版を復元したりできます。
不安な場合は、いきなり元のファイルで復元作業を進めず、コピーを残してから確認すると落ち着いて作業できます。
小さい会社やグループで再発を防ぐコツ
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleドキュメントを使う場合、誰かが間違えて文章を削除してしまうことがあります。
特に、全員を編集者にしている文書では、うっかり削除や上書きが起こりやすくなります。
再発を防ぐには、共有設定や運用ルールを見直すことも大切です。
たとえば、次のような工夫があります。
- 編集する人を必要な人だけにする
- 見るだけの人は閲覧者にする
- 意見だけもらう人はコメント可にする
- 直接書き換えずに提案モードを使う
- 大きく書き換える前に一言共有する
- 担当者が変わったら共有権限を見直す
すべてを細かく決める必要はありません。
ただ、議事録、社内マニュアル、案内文、規約やルール文など、消えると困る文章が入っている場合は、誰が編集できるかを最初に確認しておくと、あとから迷いにくくなります。
まとめ
Googleドキュメントで文章を削除してしまった場合、まずは「元に戻す」を試しましょう。
直前の操作であれば、元に戻せることがあります。
元に戻せない場合は、変更履歴を確認します。
基本の流れは、次のとおりです。
- まず「元に戻す」を試す
- Ctrl + Z、または Command + Z を試す
- 「ファイル」から「変更履歴」を開く
- 削除前の文章を探す
- 必要に応じて以前の版を復元する
- 不安な場合は、削除された文章だけ確認して戻す
以前の版を復元すると、Googleドキュメント全体がその時点の状態に戻る場合があります。
そのため、復元する前には、現在の内容に影響がないか確認しておくとよいでしょう。
複数人で使う文書では、誰が編集できるか、どのように修正するかを決めておくことも大切です。
Googleドキュメントは共同作業に便利なツールですが、消えると困る文章を扱う場合は、変更履歴や共有設定もあわせて確認しておくと、トラブルを減らしやすくなります。
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- ファイルの変更内容を確認する
https://support.google.com/docs/answer/190843?hl=ja - Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドで提案機能を使用する
https://support.google.com/docs/answer/6033474?hl=ja
