「Googleドキュメントの文章が、いつの間にか変わっている……」
「誰が修正したのか確認したい……」
「前の文章に戻すことはできるの？」
Googleドキュメントを複数人で使っていると、文章が修正されたり、見出しが変わったり、以前の内容が消えていたりすることがあります。
議事録、社内マニュアル、案内文、原稿、共有メモなどを共同で編集していると、あとから「誰が直したのか」「いつ変更されたのか」を確認したくなる場面があります。
そんなときに確認したいのが、Googleドキュメントの編集履歴です。
Googleドキュメントの画面上では「変更履歴」と表示されますが、この記事では分かりやすく「編集履歴」として説明します。
この記事では、Googleドキュメントの編集履歴を見る方法と、誰が変更したか確認するときの注意点を、初心者向けに紹介します。
Googleドキュメントの共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドキュメントの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
Googleドキュメントの編集履歴で分かること
Googleドキュメントの編集履歴では、過去にどのような変更があったのかを確認できます。
たとえば、次のようなことを確認したいときに役立ちます。
- 誰が文章を変更したのか
- いつ変更されたのか
- 変更前はどんな文章だったのか
- どの部分が書き換えられたのか
- 以前の版に戻せるか
複数人で同じGoogleドキュメントを使っていると、誰かが文章を直したり、見出しを変更したり、説明文を削除したりすることがあります。
そのようなとき、編集履歴を確認すると、過去の状態をたどれる場合があります。
特に、議事録や社内マニュアル、案内文、申請書のたたき台など、あとから確認が必要になる文書では、編集履歴の見方を知っておくと役立ちます。
編集履歴を見る基本手順
Googleドキュメントの編集履歴は、次の手順で確認できます。
- Googleドキュメントを開く
- 画面上部の「ファイル」をクリックする
- 「変更履歴」を選ぶ
- 「変更履歴を表示」をクリックする
すると、画面右側に過去の変更履歴が表示されます。
日時ごとに履歴が並び、どの時点でどのような変更があったのかを確認できます。
表示された履歴をクリックすると、その時点のGoogleドキュメントの状態を確認できます。
「変更前の文章を見たい」「誰が直したか確認したい」というときは、まず変更履歴を開いて確認してみましょう。
誰が変更したか確認する方法
編集履歴では、変更したユーザー名が表示される場合があります。
たとえば、メールアドレスで共有されたGoogleアカウントで編集している場合、誰が変更したのか確認しやすくなります。
変更履歴の右側に表示される名前や日時を見ながら、どのタイミングで文書が変わったのかを確認します。
Google公式ヘルプでも、以前の版を選択すると、ファイルを更新したユーザーと変更内容を確認できると説明されています。
ただし、すべてのケースで必ず名前が分かるわけではありません。
リンク共有で開いている場合や、相手を個別にメールアドレスで招待していない場合は、編集者や閲覧者が分かりにくいことがあります。
また、相手が別のGoogleアカウントで開いている場合、想定していた名前と違う表示になることもあります。
誰が変更したかを分かりやすくしたい場合は、最初からメールアドレスで招待し、「制限付き」で共有しておくと管理しやすくなります。
変更前の文章を確認する方法
編集履歴を開くと、過去の状態を確認できます。
たとえば、社内マニュアルの説明文が変わっていた場合、以前の版を見ることで、変更前にどのような文章だったのかを確認できる場合があります。
確認するときは、右側に表示される日時を順番にクリックして、どの時点で文章が変わったのかを見ていきます。
変更前の文章を確認できれば、
- 消された文章を確認する
- 書き換え前の表現を見る
- 以前の見出しを確認する
- どの時点で内容が変わったかを見る
といった使い方ができます。
ただし、文章の修正が多い場合は、どの変更が目的の変更なのか探しにくいこともあります。
その場合は、日時や変更したユーザーを手がかりにしながら確認すると見つけやすくなります。
以前の版に戻すこともできる
Googleドキュメントでは、必要に応じて以前の版に戻すこともできます。
Google公式ヘルプでも、以前の版を選んで「この版を復元」できると説明されています。
たとえば、
- 重要な文章を消してしまった
- 修正前の文章に戻したい
- 誤って別の内容に書き換えてしまった
- 以前の案をもう一度使いたい
といった場合に役立ちます。
以前の版に戻すときは、変更履歴から戻したい時点を選び、内容を確認してから復元します。
ただし、以前の版に戻すと、ドキュメント全体がその時点の状態に戻る場合があります。
そのため、復元する前には、現在の内容を残しておく必要がないか確認しておくとよいでしょう。
不安な場合は、いきなり復元せず、必要な文章だけをコピーして現在の文書に戻す方法もあります。
コメントや提案モードとの違い
Googleドキュメントには、編集履歴のほかに、コメントや提案モードもあります。
これらは似ているようで、役割が少し違います。
コメントは、文章に対して意見や確認事項を残すための機能です。
たとえば、
- ここは表現を変えた方がよいか
- この日付で合っているか
- この説明を追加した方がよいか
といった確認に使えます。
一方、提案モードは、本文を直接変更せずに、修正案として表示する機能です。
文章をいきなり書き換えずに、「この表現に直したらどうか」という形で提案できます。
編集履歴は、実際に文書がどのように変わったかをあとから確認するためのものです。
つまり、ざっくり分けると次のようになります。
- コメント：意見や確認事項を残す
- 提案モード：修正案を出す
- 編集履歴：過去の変更内容を確認する
共同で文章を作る場合は、この3つを使い分けると、あとから確認しやすくなります。
編集履歴を見ても分からないこと
編集履歴は便利ですが、すべてのことが分かるわけではありません。
たとえば、次のような場合は、期待したように分からないことがあります。
- 変更内容が細かくて探しにくい
- 誰が変更したか分かりにくい
- 相手が別のGoogleアカウントで開いている
- リンク共有で開いていて名前が分かりにくい
- どの変更が目的の変更なのか判断しにくい
また、Google公式ヘルプでは、ファイルの以前の版を参照するには編集権限が必要だと説明されています。
閲覧者として開いている場合は、変更履歴を確認できないことがあります。
「誰が変更したか」を確認したい文書では、編集履歴を見ることだけでなく、最初の共有方法を確認しておくことも大切です。
小さい会社やグループで使うときの考え方
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleドキュメントを使う場合、編集履歴はとても便利です。
議事録や案内文、社内マニュアル、原稿などを共同で作るとき、あとから変更内容を確認できるからです。
ただし、編集履歴があるからといって、すべてを後から簡単に解決できるわけではありません。
たとえば、次のような文書では注意が必要です。
- 議事録
- 社内マニュアル
- 案内文
- 規約やルール文
- 原稿
- 申請書のたたき台
これらの文書は、誰が修正したか、どの表現が正式なのかを確認したくなる場面が多いです。
そのため、最初から編集する人を決め、メールアドレスで招待して共有しておくと、あとから確認しやすくなります。
小さい組織で使う場合は、次のようなルールを決めておくと管理しやすくなります。
- 編集する人を決めておく
- 見るだけの人は閲覧者にする
- 意見だけもらう人はコメント可にする
- 修正案を出すときは提案モードを使う
- 大きく書き換える前に一言共有する
- 担当者が変わったら共有権限を見直す
すべてを細かく決める必要はありません。
ただ、あとから「誰が直したのか」「どの文章が正しいのか」で迷いやすい文書では、共有方法と編集ルールを最初に確認しておくと、後から見直しやすくなります。
まとめ
Googleドキュメントの編集履歴を見ると、過去にどのような変更があったのかを確認できます。
誰が変更したのか、いつ変更されたのか、以前はどのような文章だったのかを確認したいときに役立ちます。
編集履歴を見る基本手順は、次のとおりです。
- Googleドキュメントを開く
- 「ファイル」をクリックする
- 「変更履歴」を選ぶ
- 「変更履歴を表示」をクリックする
ただし、編集履歴を見れば必ずすべてが分かるわけではありません。
共有方法やログイン状態によっては、誰が変更したのか分かりにくい場合もあります。
また、以前の版に戻す場合は、現在の内容に影響が出ないか確認してから進めるとよいでしょう。
議事録、社内マニュアル、案内文、原稿などを共同で作る場合は、編集履歴だけでなく、共有設定やコメント、提案モードもあわせて使うと管理しやすくなります。
Googleドキュメントは共同作業に便利なツールですが、誰が編集できるのか、どのように修正するのかを最初に確認しておくと、あとから迷いにくくなります。
編集履歴を見ても誰が修正したか分からない場合は、共有設定やGoogleアカウントの状態も確認してみましょう。
関連記事：誰が編集したか分からないときに確認すること｜Googleドライブ共有のチェックリスト
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- ファイルの変更内容を確認する
https://support.google.com/docs/answer/190843?hl=ja - Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドで提案機能を使用する
https://support.google.com/docs/answer/6033474?hl=ja
