「Googleドキュメントを開いたら、匿名のような表示が出ている……」
「誰かが文章を直したようだけど、誰が修正したのか分からない……」
「共有している文書に、知らない人が入っているように見えて不安……」
そんな経験はありませんか。
Googleドキュメントを複数人で使っていると、編集者や閲覧者が匿名のように表示されることがあります。
特に、リンク共有で文書を開けるようにしている場合や、相手を個別にメールアドレスで招待していない場合は、誰が開いたのか、誰が修正したのかが分かりにくくなることがあります。
議事録、社内マニュアル、案内文、原稿、共有メモなどでは、「誰が文章を直したのか」を確認したい場面もあります。
この記事では、Googleドキュメントで編集者が匿名になる理由と、誰が修正したかを分かりやすく管理するための共有方法を、初心者向けに紹介します。
Googleドキュメントの基本的な共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドキュメントの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
Googleドキュメントで編集者が匿名になるとは
Googleドキュメントを共有していると、画面右上などに動物のアイコンが表示されることがあります。
これは、ファイルを開いている人が匿名のユーザーとして表示されている状態です。
たとえば、ファイルを開いている人の名前ではなく、匿名の動物アイコンのような形で表示されることがあります。
この表示を見ると、
- 誰か知らない人が見ているのではないか
- 誰が文章を直したのか分からない
- 外部の人に見られているのではないか
- 共有設定を間違えたのではないか
と不安になることがあります。
ただし、匿名表示が出たからといって、必ずしも不正アクセスや乗っ取りとは限りません。
多くの場合は、共有方法やログイン状態が関係しています。
なぜ編集者が匿名になるのか
Googleドキュメントで編集者や閲覧者が匿名のように表示される主な理由は、リンク共有やログイン状態にあります。
Google公式ヘルプでは、Googleアカウントにログインしていないユーザーがファイルを開くと、匿名の動物アイコンとして表示されることがあると説明されています。
つまり、文書を「リンクを知っている人」が開ける状態にしていたり、相手がGoogleアカウントでログインしていなかったりすると、名前が分かりにくくなる場合があります。
特に、メールアドレスで個別に招待せず、リンクだけを送って共有している場合は注意が必要です。
リンク共有で開いていると匿名になることがある
Googleドキュメントをリンク共有にしている場合、リンクを知っている人が文書を開ける状態になります。
このとき、相手を個別にメールアドレスで招待していないと、名前ではなく匿名表示になることがあります。
たとえば、次のような共有方法です。
- 「リンクを知っている人」にしてURLを送った
- チャットやLINEで共有リンクを送った
- グループ全体に共有リンクを貼った
- メールアドレスで招待せず、リンクだけで共有した
- 誰かが共有リンクを別の人に転送した
リンク共有は便利ですが、誰がその文書を開いたのかを管理しにくい面があります。
社内マニュアルや議事録、案内文など、誰が文章を修正したか確認したい文書では、リンク共有だけに頼ると後から困ることがあります。
Googleアカウントでログインしていない場合も分かりにくい
相手がGoogleアカウントでログインしていない状態で文書を開いている場合も、名前が分かりにくくなることがあります。
また、相手が複数のGoogleアカウントを使っている場合、想定していたアカウントとは違うアカウントで開いていることもあります。
たとえば、
- 仕事用アカウントに共有したつもりが、個人用アカウントで開いている
- Gmailではなく別のメールアドレスでGoogleアカウントを使っている
- ブラウザに複数のGoogleアカウントでログインしている
- 共有先とは違うアカウントで文書を開いている
といったケースです。
このような場合、共有した側が思っている相手と、実際に開いているアカウントがずれてしまうことがあります。
Googleアカウントを複数使っている場合は、画面右上のプロフィールアイコンを確認して、どのアカウントで開いているかを確認しましょう。
Googleアカウントの切り替え方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleアカウントの切り替え方法｜PC・スマホで迷わない簡単手順
誰が修正したか確認したいときに見る場所
Googleドキュメントで誰が文章を変更したかを確認したい場合は、まず編集履歴を確認します。
Googleドキュメントの画面上では「変更履歴」と表示されますが、この記事では分かりやすく「編集履歴」として説明します。
編集履歴を見ると、過去にどのような変更があったのかを確認できる場合があります。
確認したいときは、次の場所を見ます。
- Googleドキュメントを開く
- 画面上部の「ファイル」をクリックする
- 「変更履歴」を開く
- 「変更履歴を表示」を選ぶ
ここで、いつ変更されたのか、どのような文章に変わったのかを確認できます。
ただし、共有方法やログイン状態によっては、期待したように名前が分からない場合もあります。
編集履歴は便利ですが、あとから必ず誰でも特定できるというものではありません。
誰が修正したかを分かりやすくしたい場合は、編集履歴を見ることだけでなく、最初の共有方法も大切です。
Googleドキュメントの編集履歴については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：Googleドキュメントの編集履歴を見る方法｜誰が変更したか確認する手順
匿名にしたくない場合の共有方法
誰が開いたのか、誰が修正したのかを分かりやすくしたい場合は、リンク共有だけで済ませず、相手のメールアドレスを指定して共有する方法が向いています。
Googleドライブでは、共有相手に対して「編集者」「コメント可」「閲覧者」などの権限を管理できます。
匿名にしたくない場合は、次のように設定すると管理しやすくなります。
- 「リンクを知っている人」ではなく「制限付き」にする
- 共有したい相手のメールアドレスを入力して招待する
- 相手に正しいGoogleアカウントで開いてもらう
- 文章を直す人だけを「編集者」にする
- 意見だけもらう人は「コメント可」にする
- 見るだけの人は「閲覧者」にする
特に、会社や団体で使う議事録、社内マニュアル、案内文、規約文などは、リンク共有で広く開くよりも、必要な人だけにメールアドレスで共有する方が管理しやすくなります。
Googleドライブの共有方法については、こちらの記事で紹介しています。
関連記事：Googleドライブの共有方法｜初心者でも迷わない設定手順と注意点
社内マニュアルや議事録で注意したいこと
Googleドキュメントは、文章を共同で作るときに便利です。
ただし、社内マニュアルや議事録のように、あとから内容を確認する文書では、共有方法に注意が必要です。
たとえば、次のような場面です。
- 議事録の文章がいつの間にか変わっていた
- 社内マニュアルの手順が書き換えられていた
- 案内文の表現が変更されていた
- 規約文の一部が削除されていた
- 誰が修正したのか確認したい
このようなとき、誰が文章を直したのかを確認したくなります。
しかし、リンク共有で広く開いていると、あとから誰が修正したのか分かりにくい場合があります。
最初は便利だからリンク共有にしていても、運用していくうちに「誰が直したか分からない」という問題が出てくることがあります。
社内マニュアルや議事録のように、変更内容を後から確認したい文書では、最初からメールアドレスで招待して共有しておくと確認しやすくなります。
小さい会社やグループで使うときの考え方
小さい会社、PTA、自治会、サークルなどでGoogleドキュメントを使う場合、リンク共有はとても便利です。
しかし、議事録や案内文、社内マニュアルのように、誰が修正したかを確認したい文書では注意が必要です。
たとえば、次のような文書です。
- 議事録
- 社内マニュアル
- 案内文
- 規約やルール文
- 原稿
- 申請書のたたき台
これらの文書は、あとから「どの文章が正式なのか」「誰が直したのか」を確認したくなることがあります。
そのため、小さい会社やグループで使う場合は、次のようなルールを決めておくと管理しやすくなります。
- 重要な文書は「制限付き」で共有する
- 編集する人はメールアドレスで招待する
- 見るだけの人は「閲覧者」にする
- 意見だけもらう人は「コメント可」にする
- 修正案は提案モードを使う
- 共有リンクを安易に転送しない
- 担当者が変わったら共有権限を見直す
すべてを細かく決める必要はありません。
ただ、あとから「誰が直したのか」「どの文章が正しいのか」で迷いやすい文書では、共有方法と編集ルールを最初に確認しておくと、後から見直しやすくなります。
まとめ
Googleドキュメントで編集者や閲覧者が匿名になる主な理由は、リンク共有やログイン状態にあります。
リンクを使って文書を共有したり、Googleアカウントにログインしていない状態で開いたりすると、名前ではなく匿名の動物アイコンのように表示されることがあります。
匿名表示が出たからといって、必ずしも不正アクセスとは限りません。
ただし、議事録、社内マニュアル、案内文、規約文など、誰が修正したかを確認したい文書では注意が必要です。
誰が修正したかを分かりやすくしたい場合は、次のように管理しましょう。
- リンク共有ではなく、メールアドレスで招待する
- 「制限付き」で共有する
- 相手に正しいGoogleアカウントで開いてもらう
- 文章を直す人だけを「編集者」にする
- 意見だけもらう人は「コメント可」にする
Googleドキュメントは便利な共有ツールですが、あとから誰が修正したかを確認したい場合は、最初の共有設定が大切です。
便利だからといって毎回リンク共有にするのではなく、管理したい文書では、必要な人だけに共有する方法も検討してみましょう。
誰が編集したか分からない場合は、編集履歴や共有設定を順番に確認すると整理しやすくなります。
関連記事：誰が編集したか分からないときに確認すること｜Googleドライブ共有のチェックリスト
変更履歴を見ても原因が分からない場合は、共有ルールを見直すことも大切です。
関連記事：変更履歴を見ても分からないときの考え方｜共有ルールを見直すポイント
参考情報
この記事では、Google公式ヘルプの情報を参考にしています。
- ファイルに表示される匿名ユーザーや自分の知らないユーザー
https://support.google.com/docs/answer/2494888?hl=ja - Googleドライブのファイル共有について
https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja
